Việc tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả đòi hỏi sự đầu tư về chi phí với nhiều hạng mục khác nhau. Bài viết này cung cấp cho bạn thông tin về báo giá trọn gói chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, bao gồm các loại chi phí cần có và mức giá tham khảo.
👉 Có thể bạn quan tâm:
- 15 Bước lập kế hoạch tổ chức Sự kiện ra mắt sản phẩm
- Quy trình & kịch bản tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm
Index
1. Sự kiện ra mắt sản phẩm mới là gì?
Sự kiện ra mắt sản phẩm mới (hay Product Launch Event) là một sự kiện được công ty hoặc tổ chức thực hiện nhằm giới thiệu sản phẩm mới đến với khách hàng, đối tác kinh doanh và các đơn vị truyền thông. Đây là dịp để doanh nghiệp tạo ấn tượng đầu tiên về sản phẩm, thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng và thúc đẩy doanh số bán hàng.
1.1 Ý nghĩa sự kiện ra mắt sản phẩm mới
Sự kiện ra mắt sản phẩm không chỉ là cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu tính năng, lợi ích và giá trị nổi bật của sản phẩm mới đến với công chúng và báo chí mà còn là dịp để doanh nghiệp tạo dấu ấn đối với khách hàng, từ đó tăng độ nhận diện thương hiệu.
Sự kiện ra mắt sản phẩm cũng tạo điều kiện để khách hàng được trải nghiệm sản phẩm, từ đó thúc đẩy nhu cầu mua sắm của khách hàng, giúp doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng tiềm năng và tăng doanh thu. Hơn thế nữa, việc ra mắt sản phẩm mới có tính cải tiến, khác biệt so với đối thủ còn tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, giúp nâng tầm vị thế doanh nghiệp trên thị trường.
1.2 Quy trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới
Để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới, doanh nghiệp cần thực hiện lần lượt theo các bước sau:
- Nghiên cứu sản phẩm và khách hàng mục tiêu.
- Xác định thời gian, địa điểm tổ chức.
- Lên ý tưởng, kịch bản cho sự kiện ra mắt sản phẩm.
- Lập kế hoạch truyền thông trước, trong và sau sự kiện.
- Tiến hành tổ chức sự kiện.
2. Các loại chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới
Chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới có thể thay đổi tùy theo quy mô, địa điểm, hình thức tổ chức và một số yếu tố khác. Tuy nhiên, nhìn chung, các loại chi phí chính để tổ chức sự kiện bao gồm:
2.1 Chi phí thuê địa điểm
Lựa chọn địa điểm là bước đầu tiên và là yếu tố góp phần quyết định cho sự thành công của sự kiện ra mắt sản phẩm. Việc tìm kiếm và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện vừa chuyên nghiệp vừa tiết kiệm chi phí tổ chức không phải là điều dễ dàng. Những chi phí cần bỏ ra để thuê địa điểm bao gồm:
- Chi phí đặt cọc địa điểm tổ chức sự kiện
- Chi phí bảo hiểm cho sự kiện (đảm bảo an toàn cho khách mời và ban tổ chức)
- Chi phí thuê bãi đỗ xe (với các sự kiện quy mô lớn)
Sự kiện ra mắt sản phẩm thường sẽ được tổ chức tại các trung tâm tổ chức sự kiện để thể hiện sự chuyên nghiệp và đẳng cấp, giúp công ty tiết kiệm thời gian và công sức chuẩn bị. Tuy nhiên, để giảm chi phí, nhiều doanh nghiệp cũng tận dụng không gian sẵn có của công ty để tổ chức sự kiện.
Địa điểm tổ chức sự kiện cần phù hợp với sản phẩm ra mắt của doanh nghiệp
2.2 Chi phí trang thiết bị tại sự kiện
Sau khi đã xác định được địa điểm tổ chức thì việc trang trí, setup bối cảnh sân khấu cho sản phẩm ra mắt cũng rất quan trọng. Một sân khấu chỉn chu, độc đáo và mới lạ sẽ tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách mời và đối tác. Bên cạnh đó, âm thanh và ánh sáng tại sự kiện cũng góp phần giúp sự kiện trở nên hấp dẫn và bùng nổ hơn.
Chi phí trang thiết bị tại sự kiện bao gồm việc thuê hoặc mua sắm âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn hình hiển thị, và các thiết bị hỗ trợ khác cần thiết cho sự kiện. Chi phí này chiếm ít nhất khoảng 20% tổng chi phí cho sự kiện.
2.3 Chi phí tiệc
Đây là chi phí cho việc tổ chức tiệc cùng thức ăn và đồ uống cho khách mời, bao gồm cả dịch vụ phục vụ theo yêu cầu. Tùy theo ngân sách, tính chất sự kiện và số lượng khách mời tham gia, bạn có thể lựa chọn các hình thức tiệc chiêu đãi tiệc phù hợp như: tiệc ngọt, tiệc buffet, tiệc tại nhà hàng, v.v.
Ngày nay, các hình thức tiệc như mini buffet hay tiệc trà chiều thường khá được ưa chuộng, tuy nhiên, chi phí cho tiệc tại sự kiện cũng không hề rẻ, vậy nên doanh nghiệp cần khảo sát và so sánh giá cả của nhiều nhà cung cấp dịch vụ trước khi đưa ra quyết định.
Tiệc là một phần không thể thiếu trong các sự kiện ra mắt sản phẩm
2.4 Chi phí cho các tiết mục giải trí
Một sự kiện ra mắt sản phẩm thu hút sự chú ý của công chúng thì không thể thiếu các tiết mục giải trí. Chi phí này bao gồm chi phí thuê nghệ sĩ, ban nhạc, DJ hoặc các hình thức giải trí khác để tạo không khí sôi động tại sự kiện.
2.5 Chi phí nhân sự tổ chức sự kiện
Để tiết kiệm chi phí, công ty có thể tận dụng đội ngũ nhân viên để tham gia hỗ trợ tại sự kiện. Trong trường hợp nhân viên không đáp ứng được yêu cầu cho các vị trí như MC hay quản lý sự kiện thì doanh nghiệp có thể thuê đội ngũ đó tại các nhà cung cấp dịch vụ uy tín và có kinh nghiệm tổ chức các sự kiện tương tự.
2.6 Chi phí truyền thông, quảng bá sự kiện
Chi phí truyền thông, quảng bá sự kiện là một khoản đầu tư quan trọng góp phần thu hút khách hàng, tạo dựng thương hiệu và đảm bảo thành công cho sự kiện ra mắt sản phẩm. Hạng mục này bao gồm các hoạt động marketing và quảng cáo đa dạng, cụ thể như: in ấn banner, standee, tờ rơi, thiệp mời; quảng cáo trực tuyến trên các nền tảng mạng xã hội; hợp tác với các đơn vị truyền thông, báo chí để đưa tin về sự kiện, v.v Một chiến lược truyền thông bài bản và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
2.7 Chi phí cho đơn vị tổ chức sự kiện
Nếu doanh nghiệp thuê một công ty sự kiện chuyên nghiệp, chi phí này sẽ bao gồm toàn bộ dịch vụ từ lên ý tưởng, kế hoạch, đến thực hiện và quản lý sự kiện. Việc thuê đơn vị tổ chức sự kiện uy tín sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, tăng khả năng thành công cho sự kiện và hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra. Chi phí cho đơn vị tổ chức sự kiện sẽ phụ thuộc vào quy mô sự kiện và yêu cầu của doanh nghiệp.
Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ mang đến sự chuyên nghiệp cho sự kiện
2.8 Chi phí quà tặng cho khách mời, đối tác
Việc cảm ơn và tặng quà tri ân thể hiện sự quan tâm và tôn trọng của doanh nghiệp đối với khách mời và đối tác. Điều này cũng giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài mà mang đến nhiều lợi ích kinh doanh. Chi phí quà tặng sẽ bao gồm chi phí mua sắm và đóng gói quà tặng.
2.9 Chi phí dự trù phát sinh tại sự kiện
Những biến cố bất ngờ là điều khó tránh khỏi tại các sự kiện. Vậy nên, khi phân chia ngân sách cho các hạng mục, doanh nghiệp cũng cần để ra khoảng 5-10% chi phí để dự trù cho các tình huống phát sinh. Đây là khoản dự phòng cho các chi phí không lường trước được như sửa chữa thiết bị hỏng, thay đổi thời tiết, hoặc các yêu cầu đột xuất khác.
3. Chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm cần bao nhiêu?
Tối ưu hoá chi phí là bài toán nan giải cho doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm. Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch tài chính, Newday cung cấp một bảng giá minh bạch và chi tiết, giúp khách hàng dễ dàng xác định các khoản chi phí cần thiết và so sánh giá cả các dịch vụ.
3.1 Giá trọn gói chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm
| STT | Category | Đơn giá (Chưa VAT) |
| 1 | Backdrop ra mắt sản phẩm | 120.000 vnđ/m² |
| 2 | Thảm đỏ sự kiện ( mới 100 %) | 40.000 vnđ/m² |
| 3 | Sân khấu | 150.000 vnđ/m2 |
| 4 | Âm thanh, ánh sáng | 1.800.000 vnđ/gói |
| 5 | Tiệc trà thư giãn | 60.000 vnđ/phần |
| 6 | MC chương trình | 1.500.000 vnđ/người |
| 7 | Ca sĩ/ nhóm nhạc biểu diễn | 2.000.000 vnđ |
3.2 Báo giá chi phí trang thiết bị tại sự kiện
| STT | Hạng mục trang thiết bị | Đơn giá (Chưa VAT) |
| 1 | Backdrop bạt hiflex, khung sắt | 110.000 – 150.000 vnđ/m² |
| 2 | Bục sân khấu (khung sắt, mặt gỗ, thảm đỏ mới 100%) | 150.000 – 180.000 vnđ/m² |
| 3 | Đèn pha backdrop ( 50W, ánh sáng trăng, vàng) | 140.000 vnđ/cái |
| 4 | Nhà bạt không gian ( vuông, tròn, khẩu độ 5m,6m) | 60.000 – 70.000 vnđ/m² |
| 5 | Bàn sự kiện (1.2m, 1.5m) | 90.000 – 120.000 vnđ/cái |
| 6 | Ghế sự kiện (áo ghế, nơ ghế) | 25.000 – 35.000 vnđ/cái |
| 7 | Âm thanh cơ bản | 1.500.000 – 2.000.000 vnđ |
| 8 | Trụ inox (mới 100%) | 30.000 – 35.000 vnđ/trụ |
| 9 | In ấn (bandroll, banner, backdrop, standee…) | 40.000 – 65.000 vnđ/m² |
| 10 | Bục phát biểu | 450.000 – 500.000 vnđ |
| 11 | Bàn bar sự kiện ( khăn phủ, nơ) | 100.000-120.000 vnđ/cái |
| 12 | Ghế bar sự kiện | 80.000-100.000 vnđ/cái |
| 13 | Cổng hơi sự kiện ( 6-8-10m) | 2,500 – 3,500.000 vnđ/cái |
| 14 | Dù che 1 trụ | 5,500.000 vnđ/trụ |
| 15 | Dù che bán nguyệt | 4,000.000 vnđ/trụ |
| 16 | Rối hơi sự kiện ( 1 chân, 2 chân) | 600 – 700.000 vnđ/con |
| 17 | Cổng bong bóng | 120.000 – 160.000 vnđ/m |
3.3 Báo giá chi phí nhân sự tại sự kiện
| STT | Hạng mục nhân sự | Đơn giá (Chưa VAT) |
| 1 | Quay phim | 2,500.000-3,500.000 vnđ/gói |
| 2 | Chụp ảnh | 1,500.000-1,800.000 vnđ/gói |
| 3 | MC dẫn chương trình | 1,500.000 vnđ/gói |
| 4 | PG sự kiện | 400.000 vnđ/người |
| 5 | Nhóm nhảy chuyên nghiệp ( 3-5 dance) | 2,000 – 5,000.000 vnđ/ bài |
*Lưu ý: Bảng giá chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm trên chỉ mang tính chất tham khảo. Chi phí thực tế cho sự kiện của bạn có thể thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu và yêu cầu cụ thể. Vậy nên để có thể tối ưu hoá chi phí cho sự kiện, bạn cần:
- Trao đổi kỹ lưỡng với đơn vị tổ chức sự kiện về yêu cầu của bạn để họ có thể đưa ra báo giá chính xác nhất.
- Đọc kỹ hợp đồng dịch vụ trước khi ký để tránh những phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
4. Newday – Đơn vị tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm chuyên nghiệp với giá cả hợp lý
Newday được biết đến là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, mang đến các giải pháp sáng tạo và hiệu quả cho việc ra mắt sản phẩm mới với chi phí hợp lý. Trong hơn 13 năm hoạt động, Newday đã tổ chức nhiều sự kiện nổi bật, từ các lễ hội văn hóa, lễ hội du lịch, festival nghệ thuật, cho đến các sự kiện doanh nghiệp như khai trương, khánh thành, mở bán và ra mắt sản phẩm mới. Có thể kể đến như:
- Sự kiện ra mắt chính thức phân khu Sapphire I – Dự án Vinhomes Ocean Park
- Sự kiện ra mắt dự án Hoang Huy Commerce dưới hình thức trực tuyến
- Sự kiện ra mắt Chiến dịch “Career Has No Gender” của Mạng lưới doanh nghiệp Việt Nam hỗ trợ phát triển quyền năng phụ nữ (VBCWE)
Các sự kiện do Newday tổ chức không chỉ được đánh giá cao về mức độ chuyên nghiệp mà còn về khả năng tạo ra những trải nghiệm độc đáo và ấn tượng, góp phần tăng cường hình ảnh thương hiệu và thúc đẩy doanh số bán hàng cho khách hàng.
Sự kiện ra mắt dự án Hoang Huy Commerce do Newday tổ chức
Hy vọng với những thông tin trong bài viết trên, bạn đã có được cái nhìn tổng quan về chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm và có thể đưa ra quyết định chi tiêu phù hợp cho sự kiện của mình.
Để được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ Tổ chức sự kiện quý đối tác/khách hàng vui lòng liên hệ với Newday Media theo số điện thoại: 0904.033.333/ 0962.577.770 hoặc để lại thông tin TẠI ĐÂY.
Block "button-tu-van" not found
Your comment