Tổ chức một sự kiện thành công đòi hỏi nhà tổ chức phải có kiến thức và kinh nghiệm để phối hợp hiệu quả rất nhiều các yếu tố, từ các bài trí, sắp xếp cho đến làm thế nào để tạo kết nối với người tham dự. Event canvas chính là giải pháp giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi lên một kế hoạch sự kiện.
Index
Event Canvas là gì?
Được phát triển bởi Roel Frissen, Dennis Luijer, và Ruud Janssen, và xuất bản lần đầu tiên vào năm 2016, “Event canvas” là một công cụ dùng để thiết kế và lập kế hoạch cho sự kiện một cách có chiến lược. Đây giống như một bản mẫu giúp các nhà tổ chức sự kiện hiểu rõ hơn về các yếu tố cần thiết để tổ chức một sự kiện thành công.
14 yếu tố trong Event Canvas tạo nên một sự kiện hiệu quả
Mặc dù có rất nhiều loại hình event, nhưng nhóm tác giả đã tổng hợp 14 yếu tố “bất di bất dịch”, luôn có mặt trong mọi sự kiện vào mô hình Event canvas, bao gồm:
1. Hành vi trước sự kiện (Entering Behaviour)
Đầu tiên, các nhà tổ chức cần tìm hiểu về những hành vi của đối tượng khách hàng trước sự kiện nhằm xác định được đúng ý tưởng chủ đề, bước đầu thu hút đúng nhóm đối tượng mục tiêu.
Trả lời những câu hỏi sau đây giúp bạn xây dựng nội dung cho yếu tố số một trong mô hình Event canvas:
- Trước sự kiện, hành vi của người tham dự có thể được mô tả như thế nào?
- Người tham dự có những kỹ năng, kiến thức, thái độ, mối quan hệ nào?
- Người tham dự hành xử như thế nào?
- Thái độ của người tham dự trước những người khác?
- Bạn sẽ mô tả vẻ ngoài của người tham dự như thế nào?
2. Vấn đề (Pains)
Trả lời những câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn giải quyết được những pain point của khách hàng, từ đó giúp bạn đưa ra những ý tưởng sâu sắc, chạm tới họ:
- Đâu là những lo lắng, trở ngại, rào cản mà người tham dự sẽ gặp phải?
- Họ sợ sẽ gặp phải những rủi ro gì? (thiếu tự tin vì không có kiến thức, kỹ năng cần thiết; cô đơn, lạc lõng vì không có nhiều mối quan hệ…)
Khai thác được những thông tin này, nhà tổ chức sẽ rất dễ dàng trong việc đi tìm ý tưởng.
3. Ngưỡng kỳ vọng (Expectation)
Ngưỡng kỳ vọng trong mô hình Event canvas là kỳ vọng của người tham dự khi tham gia sự kiện, được hình thành dựa trên những kinh nghiệm đã có, tin tức truyền miệng, mạng xã hội và các thông điệp truyền thông.
Ngưỡng kỳ vọng sẽ quyết định trải nghiệm của người tham dự. Nếu nhà tổ chức quảng bá sự kiện của họ hoành tráng hơn những gì họ có thể làm, người tham dự có thể cảm thấy thất vọng, dẫn đến những ấn tượng xấu và thương hiệu và doanh nghiệp.
Để đáp ứng được kỳ vọng của người tham dự, nhà tổ chức trước tiên phải hiểu rõ tệp khách hàng mục tiêu của họ, từ đó thiết kế những trải nghiệm và hoạt động phù hợp nhất. Các yếu tố dưới đây sẽ giúp nhà tổ chức thỏa mãn những kỳ vọng từ khách hàng:
- Trung thực trong các thông điệp: Không nên phóng đại hoặc thổi phồng những gì sự kiện sẽ mang lại.
- Cung cấp thông tin rõ ràng về sự kiện: Cho người tham dự biết họ sẽ được trải nghiệm những gì tại sự kiện.
- Tạo ra những kỳ vọng tích cực: Tập trung khai thác và truyền thông những điểm nổi bật của sự kiện và khiến người tham dự hào hứng tham gia.
4. Hành vi sau sự kiện (Exiting Behaviour)
Trả lời những câu hỏi sau đây giúp bạn xây dựng nội dung cho yếu tố số bốn trong mô hình Event canvas:
- Sau sự kiện, bạn muốn người tham dự sẽ có được kỹ năng, kiến thức, thái độ và các mối quan hệ mới nào?
- Thái độ của người tham dự trước những người khác?
- Vẻ ngoài của người tham dự so với trước khi tham dự sự kiện?
- Họ sẽ hành xử khác như thế nào so với trước khi tham dự sự kiện?
Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về những gì người tham dự có thể làm sau khi tham dự sự kiện:
- Đối với những sự kiện liên quan đến đào tạo, chia sẻ kinh nghiệm hay kiến thức, người tham gia sẽ mong muốn các thông tin mình nhận được áp dụng được vào thực tế, chẳng hạn như tự tin hơn khi thuyết trình trước đám đông.
- Đối với những sự kiện giải trí, truyền cảm hứng, người tham dự có thể sẽ trở nên lạc quan, cởi mở hơn, sẵn sàng cho đi hơn.
- Đối với những sự kiện về lịch sử, văn hóa, người tham dự mong muốn có thể hiểu hơn về những giá trị truyền thống của một đất nước.
Chương trình nghệ thuật khai mạc “Chuyến Tàu Huyền Thoại” – Lễ hội Sông nước thành phố Hồ Chí Minh 2024 kể về câu chuyện lịch sử cận đại diễn ra trên dòng sông Sài Gòn, với cách khai thác sống động và chân thực, đã khiến người trẻ quan tâm và yêu thích lịch sử văn hóa Việt Nam hơn.
5. Lợi ích (Gains)
Để trả lời câu hỏi người tham dự muốn, cần và mơ ước về điều gì, nhà tổ chức cần phải xác định rõ đối tượng tham dự và mục đích của sự kiện. Một số ví dụ tham khảo như:
- Kiến thức, kỹ năng: Cung cấp được những thông tin hữu ích và thực tế cho người tham dự
- Giải trí: Các hoạt động vui chơi thú vị, thư giãn để giải tỏa mệt mỏi, căng thẳng
- Trải nghiệm mới: Tham gia vào những hoạt động tương tác mới lạ giúp người tham dự mở rộng tầm nhìn và khám phá bản thân sâu hơn
Việc hiểu rõ những lợi ích mà người tham dự mong muốn sẽ giúp nhà tổ chức sự kiện có thể thiết kế sự kiện phù hợp và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho họ.
6. Mức độ hài lòng (Satisfaction)
Người tham dự sẽ nói gì về sự kiện với những người khác?
Người tham dự có thể nói về cảm nhận sau sự kiện với những người khác theo hướng tích cực hoặc tiêu cực tùy vào trải nghiệm thực thế của họ trong suốt quá trình tham gia. Họ sẵn sàng khuyến khích người khác tham gia nếu như sự kiện mang đến những thông tin giá trị, và cũng hoàn toàn có thể chê bai, thậm chí đánh giá tệ nếu như sự kiện không đáp ứng được kì vọng của họ.
Người tham dự sẽ đánh giá trải nghiệm so với ngưỡng kỳ vọng của họ như thế nào?
Nếu trải nghiệm của người tham dự vượt quá ngưỡng kỳ vọng của họ, họ sẽ đánh giá trải nghiệm đó là rất hài lòng. Họ sẽ cảm thấy hài lòng và mãn nguyện với những gì họ đã nhận được.
Ngược lại, nếu trải nghiệm của người tham dự không đáp ứng được kỳ vọng của họ, họ sẽ đánh giá trải nghiệm đó là không hài lòng. Họ có thể cảm thấy thất vọng hoặc thậm chí tức giận.
Nhìn chung, mức độ hài lòng của người tham dự sẽ phụ thuộc vào một số các yếu tố chính sau:
- Nội dung và mục đích của sự kiện
- Chất lượng của sự kiện
- Trải nghiệm của người tham dự
7. Mức độ cam kết (Commitment)
Người tham dự phải đánh đổi điều gì để tham gia sự kiện này (thời gian, chi phí cơ hội)?
Người tham dự phải đánh đổi thời gian và chi phí cơ hội để tham gia sự kiện.
- Thời gian: Để tham gia sự kiện, người tham dự phải dành thời gian từ công việc, học tập, hoặc các hoạt động khác.
- Chi phí cơ hội: Nếu người tham dự tham gia một sự kiện vào cuối tuần, họ sẽ không thể dành thời gian đó cho gia đình, bạn bè, hoặc các hoạt động khác.
Người tham dự chấp nhận bỏ qua điều gì để tham gia sự kiện này?
Để khiến sự kiện của bạn trở thành ưu tiên trong quỹ thời gian của người tham dự, nhà tổ chức cần đảm bảo sự kiện của mình có nội dung và giá trị đủ hấp dẫn, đồng thời được tổ chức ở các địa điểm thuận tiện, trong khoảng thời gian phù hợp với lịch trình của đa số khách hàng.
8. Giá trị nhận lại (Return)
Người tham dự sẽ “bỏ túi” được gì sau sự kiện & Họ mong đợi có được gì khi đánh đổi các yếu tố khác?
- Kiến thức, kỹ năng: Người tham dự sẽ học hỏi được những kiến thức, kỹ năng mới liên quan đến chủ đề của sự kiện. Những kiến thức, kỹ năng này có thể giúp họ phát triển bản thân hoặc trong công việc.
- Các mối quan hệ: Người tham dự sẽ có cơ hội kết nối với những người có cùng sở thích, mối quan tâm hoặc mục tiêu. Những mối quan hệ này có thể giúp họ trong công việc, học tập hoặc cuộc sống.
- Trải nghiệm mới: Người tham dự sẽ có những trải nghiệm mới, thú vị và bổ ích tại sự kiện. Những trải nghiệm này có thể giúp họ mở mang tầm nhìn và khám phá bản thân.
9. Chi phí (Cost)
Tổng hợp, liệt kê các chi phí, bao gồm cả chi phí cố định và biến phí của sự kiện, được chia làm hai loại như sau:
Chi phí cố định là những chi phí không thay đổi theo số lượng người tham dự, bao gồm:
- Chi phí thuê địa điểm: Chi phí thuê địa điểm là một trong những chi phí lớn nhất của một sự kiện. Chi phí này sẽ phụ thuộc vào vị trí, quy mô và tiện nghi của địa điểm.
- Chi phí thuê trang thiết bị: Chi phí thuê trang thiết bị bao gồm chi phí thuê âm thanh, ánh sáng, màn hình, sân khấu, v.v.
- Chi phí thuê nhân sự: Chi phí thuê nhân sự bao gồm chi phí thuê MC, diễn giả, nhân viên hậu cần, MC, v.v.
- Chi phí quảng cáo và truyền thông: Chi phí quảng cáo và truyền thông bao gồm chi phí thiết kế và in ấn tài liệu, chi phí chạy quảng cáo trên các phương tiện truyền thông, v.v.
Biến phí là những chi phí thay đổi theo số lượng người tham dự như:
- Chi phí ăn uống: Chi phí ăn uống sẽ phụ thuộc vào số lượng người tham dự và loại hình thức ăn được phục vụ.
- Chi phí quà tặng: Chi phí quà tặng sẽ phụ thuộc vào số lượng người tham dự và giá trị của quà tặng.
- Chi phí phát sinh khác: Chi phí phát sinh khác có thể bao gồm chi phí đi lại, ăn ở cho diễn giả, chi phí xử lý hậu cần, v.v.
10. Doanh thu (Revenue)
Sự kiện này sẽ tạo ra lợi nhuận như thế nào?
Lợi nhuận từ sự kiện có thể được tạo ra từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như vé tham dự, bán vật phẩm, khách hàng đăng kí…
Phí tham dự là bao nhiêu? Có áp dụng một mức phí cho tất cả người tham dự hay không?
Phí tham dự sẽ được xác định dựa trên các yếu tố như: nội dung và quy mô của sự kiện, thời gian và địa điểm tổ chức và chất lượng của sự kiện.
Về việc áp dụng một mức phí cho tất cả người tham dự hay không, nhà tổ chức sự kiện có thể cân nhắc các yếu tố sau:
- Nhóm đối tượng tham dự: Nếu sự kiện có nhiều nhóm đối tượng tham dự khác nhau, nhà tổ chức sự kiện có thể áp dụng mức phí khác nhau cho từng nhóm. Ví dụ, học sinh, sinh viên có thể áp dụng mức phí thấp hơn khi tham gia các hội thảo.
- Chính sách khuyến mãi: Nhà tổ chức sự kiện có thể áp dụng các chính sách khuyến mãi như giảm giá, tặng quà, v.v. để thu hút thêm người tham dự.
Tổng hợp, liệt kê các nguồn doanh thu từ sự kiện
Ngoài bán vé tham dự, sự kiện cũng có thể tạo ra doanh thu từ nhiều nguồn khác, chẳng hạn như: bán không gian quảng cáo, kêu gọi nhà tài trợ,…
11. Việc cần làm (Jobs to be done)
Nhà tổ chức cần hoạch định chính xác các công việc cần làm để quá trình triển khai về sau thuận tiện và dễ dàng hơn.
Người tham dự muốn đạt được điều gì?
Sau khi tham gia sự kiện, người tham dự sẽ muốn đạt được những giá trị thiết thực, nhà tổ chức sẽ dựa vào những nhu cầu và mong muốn cụ thể của khách hàng để đưa ra các hạng mục công việc phù hợp.
Chẳng hạn, với những sự kiện hội thảo chia sẻ kiến thức, người tham dự chắc chắn sẽ muốn học hỏi những kiến thức và kỹ năng mới, nhà tổ chức sẽ dựa vào đó để đặt ra các công việc cần làm như:
- Tạo ra những bài chia sẻ chuyên sâu từ các chuyên gia
- Các hoạt động tương tác cao giúp người tham dự ghi nhớ sâu về các kiến thức được chia sẻ và biết cách ứng dụng trong thực tế
To-Do-List của người tham dự bao gồm những mục nào?
- Học hỏi kiến thức và kỹ năng mới: Người tham dự có thể liệt kê những kiến thức và kỹ năng cụ thể mà họ muốn học hỏi tại sự kiện.
- Kết nối với những người có cùng sở thích, mối quan tâm hoặc mục tiêu: Người tham dự có thể liệt kê những người mà họ muốn kết nối tại sự kiện.
- Tham gia các hoạt động tại sự kiện: Người tham dự có thể liệt kê các hoạt động cụ thể mà họ muốn tham gia tại sự kiện.
12. Lời hứa dành cho khách hàng (Promise)
Sự kiện mang lại giá trị gì cho người tham dự và các bên liên quan?
Giá trị cho người tham dự:
- Học hỏi kiến thức và kỹ năng mới: Sự kiện cung cấp cho người tham dự cơ hội học hỏi những kiến thức và kỹ năng mới liên quan đến chủ đề của sự kiện. Những kiến thức và kỹ năng này có thể giúp họ phát triển bản thân hoặc trong công việc.
- Kết nối với những người có cùng sở thích, mối quan tâm hoặc mục tiêu: Sự kiện tạo cơ hội cho người tham dự kết nối với những người có cùng sở thích, mối quan tâm hoặc mục tiêu. Những mối quan hệ này có thể giúp họ trong công việc, học tập hoặc cuộc sống.
- Có những trải nghiệm mới, thú vị và bổ ích: Sự kiện mang đến cho người tham dự những trải nghiệm mới, thú vị và bổ ích. Những trải nghiệm này có thể giúp họ mở mang tầm nhìn và khám phá bản thân.
Giá trị cho các bên liên quan:
- Tăng cường nhận thức thương hiệu: Sự kiện có thể giúp các bên liên quan tăng cường nhận diện thương hiệu của họ.
- Thúc đẩy bán hàng và tiếp thị: Sự kiện có thể giúp các bên liên quan thúc đẩy bán hàng và tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ của họ.
- Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng: Sự kiện có thể giúp các bên liên quan tạo dựng mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tiềm năng.
Sự kiện có thể giúp người tham dự đạt được mục tiêu như thế nào?
Sự kiện có thể giúp người tham dự đạt được mục tiêu của họ bằng cách cung cấp cho họ những kiến thức, kỹ năng, mối quan hệ và trải nghiệm cần thiết.
Những giá trị trên có hứa hẹn làm giảm thiểu vấn đề và tạo ra lợi ích cho họ không?
Nhà tổ chức sự kiện cần xác định rõ lời hứa sự kiện trước khi bắt đầu thiết kế và triển khai. Lời hứa sẽ là kim chỉ nam đảm bảo rằng sự kiện đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của người tham dự và các bên liên quan.
13. Hành trình khách hàng (Customer Journey)
Trước, trong và sau sự kiện, người tham dự sẽ trải qua những điểm tiếp xúc nào?
Người tham dự sẽ trải qua những điểm tiếp xúc sau trước, trong và sau sự kiện:
Trước sự kiện
- Nhận thức: Người tham dự bắt đầu nhận thức về sự kiện thông qua các kênh truyền thông, quảng cáo, hoặc giới thiệu từ người khác.
- Cân nhắc: Người tham dự cân nhắc các lợi ích sẽ đạt được khi tham gia sự kiện
- Tham gia: Người tham dự quyết định tham gia sự kiện và đăng ký tham dự.
- Chuẩn bị: Người tham dự chuẩn bị cho sự kiện bằng cách tìm hiểu thông tin về sự kiện, chuẩn bị trang phục, và các vật dụng cần thiết.
Trong sự kiện
- Đến và nhận chỗ: Người tham dự đến địa điểm tổ chức sự kiện và nhận chỗ ngồi hoặc chỗ đứng.
- Tham gia các hoạt động: Người tham dự tham gia các hoạt động được tổ chức tại sự kiện, bao gồm các bài giảng, hội thảo, workshop, hoặc các hoạt động giải trí.
- Giao lưu và kết nối: Người tham dự giao lưu với những người cùng tham gia sự kiện, bao gồm những người tham dự khác, diễn giả, hoặc các nhà tổ chức sự kiện.
Sau sự kiện
- Trải nghiệm: Người tham dự trải nghiệm những gì họ đã học hỏi, kết nối, và trải nghiệm tại sự kiện.
- Phản hồi: Người tham dự phản hồi về sự kiện cho nhà tổ chức sự kiện.
Trải nghiệm từ sự kiện sẽ thay đổi hành vi của người tham dự như thế nào?
Trải nghiệm từ sự kiện có thể thay đổi hành vi của người tham dự theo những cách sau: cải thiện năng lực, kiến thức, mở rộng mối quan hệ,…
Những thời điểm nào bạn có thể đáp ứng vượt mức kỳ vọng của người tham dự?
Trong mỗi giai đoạn trước, trong và sau sự kiện, nhà tổ chức đều cần đưa ra những ý tưởng để tăng cường trải nghiệm cho khách hàng:
- Trước sự kiện: Quá trình check-in và các hoạt động pre-event là hai yếu tố chính để tạo những điểm chạm cảm xúc đầu tiên khi khách hàng đến tham gia sự kiện.
- Trong sự kiện: Các hoạt động, tiết mục có tính tương tác và cảm xúc cao sẽ dễ dàng để lại ấn tượng sâu sắc cho khách hàng.
- Sau sự kiện: Chương trình chăm sóc sau sự kiện là hoạt động quan trọng quyết định đến hành trình trải nghiệm của khách hàng có trọn vẹn hay không. Nhà tổ chức có thể sử dụng các hình thức như tặng quà, email marketing cảm ơn hay offer mã giảm giá…
Những thời điểm của sự kiện mang tính quyết định?
Những thời điểm của sự kiện mang tính quyết định là những thời điểm có thể ảnh hưởng đến quyết định của người tham dự về việc tham gia lại sự kiện trong tương lai. Để tối ưu tỉ lệ quay lại, nhà tổ chức hãy đảm bảo mọi thời điểm trong sự kiện đều mang tính quyết định, từ đó đưa ra những ý tưởng độc đáo cho một hành trình trải nghiệm trọn vẹn từng phút, từng giây.
14. Thiết kế tài liệu (Instructional Design)
Để thiết kế những tài liệu phù hợp với mục tiêu sự kiện, nhà tổ chức cần trả lời được các câu hỏi sau:
- Người tham dự cần học gì từ sự kiện?
- Những nội dung đó sẽ được truyền tải như thế nào?
- Kỹ năng và kiến thức nào cần được học?
- Người tham dự cần làm quen với ai?
- Quan điểm, thái độ nào cần được thay đổi?
Trên đây là toàn bộ các thông tin chi tiết về mô hình Event canvas, nhà tổ chức hay doanh nghiệp có thể dựa vào đây để đưa ra những ý tưởng và hoạt động phù hợp nhất cho sự kiện của mình.
Để được tổ chức các sự kiện chuyên nghiệp với những ý tưởng sáng tạo độc bản, chỉ dành riêng cho thương hiệu của Quý vị. Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Newday Media theo số điện thoại: 0904.033.333/ 0962.577.770 hoặc để lại thông tin TẠI ĐÂY.
Your comment