Top 5 bí quyết tối ưu hóa điểm chạm tại sự kiện 

Điểm chạm là gì và tại sao đây lại là yếu tố quan trọng?

Trong marketing, điểm chạm (touchpoint) là mọi khoảnh khắc mà khách hàng tương tác với thương hiệu. Trong sự kiện, điểm chạm có thể bắt đầu từ thư mời, quảng cáo, landing page đăng ký, quá trình check-in, hoạt động tương tác tại chỗ đến email cảm ơn hay khảo sát sau chương trình. Mỗi điểm chạm là cơ hội để thương hiệu truyền tải thông điệp, thể hiện sự chuyên nghiệp và xây dựng kết nối cảm xúc với khách hàng.

Việc tối ưu hoá các điểm chạm không chỉ giúp hành trình tham dự mượt mà mà còn tăng khả năng ghi nhớ và lan toả thương hiệu. Trải nghiệm tốt khiến khách mời sẵn sàng chia sẻ trên mạng xã hội, trong khi các công cụ như mini game, QR hay khảo sát giúp thu thập dữ liệu, phục vụ cho các chiến dịch remarketing hiệu quả về sau.

5 bí quyết sau được Newday Media tổng kết giúp bạn gia tăng trải nghiệm cho khách hàng và để mỗi sự kiện trở thành một dấu ấn riêng biệt của thương hiệu.

1. Đồng bộ hoá hình ảnh và thông điệp từ trước sự kiện

Giai đoạn trước sự kiện chính là lúc thương hiệu “gieo mầm” cho ấn tượng ban đầu. Tất cả các kênh truyền thông như landing page, email mời, bài đăng mạng xã hội, video teaser cần được thống nhất về mặt hình ảnh, màu sắc, tone of voice và thông điệp chủ đạo. Sự đồng bộ này không chỉ giúp định vị thương hiệu một cách rõ ràng mà còn xây dựng sự kỳ vọng nơi người tham dự.

Ví dụ, buổi họp báo Festival Ninh Bình 2024 do Newday Media tổ chức đã để lại dấu ấn mạnh mẽ khi sử dụng trang phục truyền thống và không gian đậm chất văn hoá Cố đô Hoa Lư, thể hiện tinh thần mà sự kiện muốn truyền tải ngay từ những hoạt động truyền thông đầu tiên. Đây là minh chứng cho việc một điểm chạm ban đầu – nếu được đầu tư đúng – có thể mở ra cảm xúc và sự tin tưởng sâu sắc.

2. Cá nhân hoá lời mời và phân tầng khách mời hợp lý

Thay vì gửi một mẫu thư mời chung cho tất cả, thương hiệu nên chia nhóm đối tượng khách mời (khách VIP, báo chí, đối tác tiềm năng, khách hàng trung thành…) để soạn nội dung phù hợp với kỳ vọng và mối quan hệ với từng nhóm. Cá nhân hoá có thể đến từ cách xưng hô, nội dung thư, quà mời riêng hoặc cả giao diện email mang màu sắc cá nhân hoá theo thương hiệu của khách.

Điểm chạm đầu tiên cần truyền cảm hứng và cảm giác “mình được trân trọng”. Một lời mời được thiết kế tinh tế, nội dung rõ ràng, CTA nổi bật và dễ chia sẻ sẽ tạo tiền đề tốt cho sự tương tác tiếp theo, đồng thời khiến người nhận cảm thấy hào hứng tham gia thay vì bỏ qua.

3. Nâng cao trải nghiệm check-in bằng công nghệ và thiết kế thông minh

Check-in là “cửa ngõ” đầu tiên của sự kiện – nơi khách mời bắt đầu định hình cảm xúc và kỳ vọng về chất lượng chương trình. Để tối ưu điểm chạm này, thương hiệu có thể ứng dụng các công nghệ như mã QR, NFC, cổng tự động, app check-in, giúp tiết kiệm thời gian và tạo cảm giác hiện đại, chuyên nghiệp.

Không gian check-in cũng cần được thiết kế trực quan, hợp lý, có hướng dẫn rõ ràng và nhân sự hỗ trợ chu đáo. Các yếu tố hình ảnh như backdrops, khu vực chụp ảnh hay booth thương hiệu nên được bố trí sao cho vừa thuận tiện vừa truyền tải được tinh thần của sự kiện. Một trải nghiệm đầu vào suôn sẻ sẽ giúp khách mời bước vào không gian chính với tâm thế tích cực và cởi mở hơn.

4. Tạo động lực chia sẻ và lan tỏa ngay trong sự kiện

Một trong những cách mở rộng độ phủ thương hiệu hiệu quả chính là biến khách mời thành người tạo nội dung. Thương hiệu cần thiết kế các điểm chạm mang tính thị giác và tương tác cao như photobooth, khu trải nghiệm trực tiếp, minigame có phần thưởng, hay khoảnh khắc giao lưu cùng KOL/MC.

Tại sự kiện Kỷ niệm 25 năm thành lập Xuân Cầu Holdings do Newday Media tổ chức cùng chủ đề “Seeding the Future”, một mô hình cây cổ thụ đã được dựng trên sân khấu. Không chỉ là đại diện cho 25 năm phát triển bền bỉ và sự phát triển thịnh vượng trong tương lai của công ty, mô hình cây còn là điểm chạm tương tác đầy ấn tượng tại sự kiện. Tại đây, cán bộ nhân viên cùng Ban lãnh đạo công ty đã tự tay treo những câu chúc và những cảm xúc của bản thân tại sự kiện ý nghĩa này.

Khi những trải nghiệm này thú vị và độc đáo, người tham dự sẽ chủ động ghi lại, chia sẻ lên mạng xã hội và kéo theo hiệu ứng lan tỏa. Quan trọng là các điểm chạm này cần được lồng ghép khéo léo trong tổng thể chương trình, tránh cảm giác “gượng ép”, để khách mời thấy rằng việc chia sẻ là tự nhiên và hấp dẫn chứ không mang tính bắt buộc.

5. Kéo dài kết nối sau sự kiện bằng cá nhân hoá và khai thác dữ liệu

Sự kiện không kết thúc khi khách rời đi, mà tiếp tục qua các hoạt động hậu kỳ. Việc gửi email cảm ơn cá nhân hoá trong vòng 24 giờ sau sự kiện, kèm video recap hoặc ảnh nổi bật, giúp duy trì cảm xúc tích cực và ghi dấu trong tâm trí người tham dự. Đồng thời, thương hiệu nên gửi khảo sát ngắn gọn kèm phần quà nhỏ để khuyến khích phản hồi, từ đó cải thiện các chương trình sau.

Quan trọng hơn, nếu trong sự kiện có tích hợp các công cụ thu thập dữ liệu (mã QR, đăng ký mini game, app theo dõi hành vi…), thương hiệu có thể tận dụng nguồn data này để triển khai chiến dịch remarketing cá nhân hoá, nhắc nhớ trải nghiệm vừa qua và gợi ý hành động tiếp theo như đăng ký dịch vụ, mua sản phẩm, hoặc mời tham dự sự kiện tiếp theo.

Sự kiện không chỉ là điểm đến – mà là chuỗi điểm chạm

Một sự kiện không đơn thuần là nơi tập trung đông người để nghe giới thiệu sản phẩm hay thưởng thức chương trình giải trí, mà là một chuỗi hành trình với nhiều điểm chạm cảm xúc. Khi thương hiệu biết cách thiết kế, đầu tư và tối ưu từng điểm chạm một cách chiến lược, sự kiện sẽ trở thành công cụ marketing mạnh mẽ, giúp xây dựng mối quan hệ dài lâu với khách hàng, đồng thời tạo ra giá trị vượt ngoài khuôn khổ một buổi gặp gỡ ngắn hạn.

Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác có kinh nghiệm để xây dựng chiến lược truyền thông sự kiện chỉn chu và tạo nên hành trình trải nghiệm khách mời ấn tượng, hãy để Newday Media đồng hành cùng bạn. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để biến mỗi ý tưởng thành dấu ấn khó quên trong lòng công chúng.