Triển lãm là một sự kiện quan trọng giúp doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu và kết nối với khách hàng tiềm năng. Để tổ chức triển lãm thành công, cần thực hiện nhiều bước chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới bài viết này, Newday Media sẽ hướng dẫn bạn các bước cơ bản tổ chức triển lãm chuyên nghiệp. Hãy cùng tham khảo ngay để triển khai triển lãm một cách hiệu quả và thành công nhé.

👉 Bạn nên đọc: 07 Bước lập kế hoạch tổ chức Sự kiện triển lãm Ấn Tượng

Xác định mục tiêu triển lãm

Mục tiêu triển lãm là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của sự kiện. Việc xác định mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn lên kế hoạch và thực hiện các bước tiếp theo một cách hiệu quả. Dưới đây là một số bước để xác định mục tiêu triển lãm:

Xác định mục đích chính của triển lãm

Khi triển khai bất kì triển lãm nào, bạn cũng cần xác định rõ mục đích chính và chủ yếu triển lãm của mình như thế nào. Một vài mục đích chính thường thấy của triển lãm như:

• Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới: Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới đến khách hàng tiềm năng và thu hút sự quan tâm của họ.
• Tăng doanh thu, doanh số bán hàng: Tăng lượng khách hàng tiềm năng, khuyến khích khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ trực tiếp tại triển lãm hoặc sau triển lãm và thúc đẩy doanh số bán hàng.
• Xây dựng thương hiệu: Nâng cao nhận thức về thương hiệu và tạo dựng uy tín trên thị trường.
• Mở rộng thị trường: Tìm kiếm khách hàng mới và mở rộng thị trường mục tiêu.
• Tìm kiếm đối tác: Tìm kiếm các đối tác tiềm năng, mở rộng mạng lưới để hợp tác kinh doanh, tìm kiếm nhà phân phối, đại lý…
• Quảng bá, tăng cường nhận thức về thương hiệu: Giới thiệu thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ mới đến khách hàng tiềm năng; Nâng cao vị thế thương hiệu, tạo dựng uy tín và niềm tin với khách hàng.
• Thu thập thông tin thị trường: Nghiên cứu thị hiếu khách hàng, đối thủ cạnh tranh, xu hướng thị trường.

Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

• Độ tuổi: Nhóm khách hàng tiềm năng quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ của bạn.
• Nghề nghiệp: Xác định nhóm khách hàng có khả năng mua sản phẩm, dịch vụ.
• Income: Nhóm khách hàng có khả năng chi trả cho sản phẩm, dịch vụ.
• Nhu cầu: Hiểu rõ nhu cầu, mong muốn của khách hàng để đáp ứng tốt nhất.
• Lựa chọn thông điệp và hình ảnh phù hợp để thu hút khách hàng mục tiêu.

Xác định kết quả mong muốn

• Số lượng khách hàng tham dự: Bao nhiêu khách hàng bạn muốn thu hút đến triển lãm?
• Số lượng khách hàng tiềm năng: Bao nhiêu khách hàng tiềm năng bạn muốn thu thập thông tin?
• Doanh thu bán hàng: Bạn muốn đạt được doanh thu bao nhiêu từ triển lãm?
• Mức độ nhận thức về thương hiệu: Bạn muốn nâng cao mức độ nhận thức về thương hiệu lên bao nhiêu?

Đặt mục tiêu SMART

Mục tiêu SMART là nguyên tắc để xây dựng mục tiêu, dựa trên 5 thành phần: Specific (Tính cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Khả năng thực hiện), Realistic (Tính thực tế), Time-bound (Khung thời gian).

SMART là tên viết tắt của 5 thành phần là Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound. Mỗi nguyên tắc đặt mục tiêu trên đều có ý nghĩa riêng của nó. Vậy trong việc tổ chức triển lãm, mục tiêu SMART như sau:

• S – Specific (Cụ thể): Mục tiêu phải cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu.
• M – Measurable (Đo lường được): Mục tiêu phải có thể đo lường được bằng các chỉ số cụ thể.
• A – Attainable (Có thể đạt được): Mục tiêu phải có thể đạt được trong khả năng của doanh nghiệp.
• R – Relevant (Liên quan): Mục tiêu phải phù hợp với mục đích và chiến lược chung của doanh nghiệp.
• T – Time-bound (Có thời hạn): Mục tiêu phải có thời hạn cụ thể để thực hiện.

Ví dụ: Bạn muốn tổ chức một buổi triển lãm nhằm quảng bá và tăng cường nhận thức về thương hiệu. Vậy mục tiêu SMART của triển lãm này như sau: “Tăng lượng khách hàng tiềm năng lên 200 người trong vòng 2 ngày triển lãm”.

Việc xác định mục tiêu triển lãm là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình tổ chức triển lãm. Xác định mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn lên kế hoạch và thực hiện triển lãm hiệu quả, đạt được kết quả mong muốn, định hướng được nội dung, hình thức và cách thức tổ chức triển lãm sao cho phù hợp.

Lập kế hoạch chi tiết

Xác định ngân sách

Lập danh sách các hạng mục chi phí:

• Chi phí thuê gian hàng: Bao gồm diện tích gian hàng, vị trí gian hàng, thời gian thuê…
• Chi phí thiết kế và thi công gian hàng: Bao gồm thiết kế backdrop, standee, booth, bảng hiệu…
• Chi phí vận chuyển và lưu kho: Bao gồm chi phí vận chuyển vật tư, sản phẩm đến gian hàng và chi phí lưu kho sau triển lãm.
• Chi phí nhân sự: Bao gồm chi phí lương cho nhân viên bán hàng, nhân viên tư vấn…
• Chi phí marketing và quảng bá: Bao gồm chi phí quảng cáo trên website, mạng xã hội, báo chí…
• Chi phí in ấn và phát tài liệu: Bao gồm in brochure, catalogue, tờ rơi…
• Chi phí ăn uống và tiếp khách: Bao gồm chi phí phục vụ ăn uống cho khách hàng và đối tác.
• Chi phí phát sinh: Bao gồm chi phí điện nước, internet, bảo vệ…

Dự trù chi phí cho từng hạng mục:

• Tham khảo giá cả thị trường và dự trù chi phí cho từng hạng mục một cách cẩn thận.
• Nên dự trù thêm một khoản chi phí dự phòng cho các tình huống phát sinh.

Việc xác định ngân sách triển lãm một cách cẩn thận sẽ giúp bạn sử dụng nguồn vốn hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra. Hãy dành thời gian để lập kế hoạch ngân sách chi tiết trước khi bắt đầu quá trình tổ chức triển lãm.

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Xác định thời gian

Cân nhắc các yếu tố:

• Mùa: Tránh tổ chức vào mùa cao điểm du lịch hoặc mùa mưa bão.
• Ngày trong tuần: Nên tổ chức vào cuối tuần hoặc ngày lễ để thu hút nhiều khách tham dự hơn.
• Khoảng thời gian trong ngày: Nên tổ chức vào khung giờ có nhiều người rảnh rỗi như buổi sáng hoặc buổi chiều.
• Tham khảo lịch tổ chức các sự kiện khác: Tránh tổ chức cùng thời điểm với các sự kiện lớn khác để thu hút được sự chú ý của khách hàng.

Lựa chọn địa điểm phù hợp

Cân nhắc các yếu tố:

• Vị trí: Nên chọn địa điểm dễ dàng di chuyển, thuận tiện cho khách tham dự.
• Diện tích: Diện tích gian hàng cần phù hợp với quy mô triển lãm và số lượng khách tham dự dự kiến.
• Cơ sở vật chất: Địa điểm cần có đầy đủ cơ sở vật chất như hệ thống điện nước, internet, khu vực vệ sinh…
• Chi phí: Chi phí thuê địa điểm cần phù hợp với ngân sách triển lãm.
• Tham khảo ý kiến của các bên liên quan: Tham khảo ý kiến của ban tổ chức, nhà tài trợ, khách hàng tiềm năng… để có lựa chọn phù hợp nhất.
• Đặt trước địa điểm và thời gian: Sau khi đã lựa chọn được địa điểm và thời gian phù hợp, cần đặt trước để đảm bảo không bị trùng lịch với các sự kiện khác.

Việc xác định thời gian và địa điểm tổ chức triển lãm cần được thực hiện một cách cẩn thận và chu đáo. Hãy dành thời gian để nghiên cứu và lựa chọn những phương án phù hợp nhất với mục tiêu và ngân sách của bạn.

Thiết kế gian hàng

Các yếu tố cơ bản ảnh hưởng tới thiết kế gian hàng triển lãm của bạn:

• Vị trí gian hàng: Thiết kế cần phù hợp với vị trí bạn lựa chọn để đặt gian hàng.

Ví dụ: Nếu gian hàng của bạn nằm ở góc, cần thiết kế nổi bật từ nhiều hướng.

• Diện tích gian hàng:

• • Sử dụng diện tích hiệu quả, bố trí hợp lý các khu vực chức năng.
  • Gian hàng nhỏ cần thiết kế đơn giản, gọn gàng, tạo cảm giác rộng rãi.

• Các yếu tố thiết kế:

• • Phong cách thiết kế: Hiện đại, tối giản, cổ điển…
  • Màu sắc: Phù hợp với thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ, tạo cảm giác thu hút.
  • Ánh sáng: Sử dụng ánh sáng hiệu quả để làm nổi bật sản phẩm/dịch vụ, tạo bầu không khí phù hợp.
  • Nội thất: Lựa chọn nội thất phù hợp với phong cách thiết kế, chức năng sử dụng.
  • Hình ảnh, đồ họa: Sử dụng hình ảnh chất lượng cao, đồ họa bắt mắt để thu hút sự chú ý.
  • Thông tin: Cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng về sản phẩm/dịch vụ, thương hiệu.

• Các hoạt động trong gian hàng:

• • Tổ chức các hoạt động thu hút khách hàng như trò chơi, thử sản phẩm…
  • Cung cấp quà tặng, khuyến mãi để tăng hiệu quả thu hút khách hàng tiềm năng.

Bạn cần lưu ý rằng, gian hàng của bạn cần thu hút sự chú ý và thể hiện được đặc tính thương hiệu riêng của doanh nghiệp.

Lập kế hoạch truyền thông, quảng bá

• Việc tiếp cận khách hàng mục tiêu của triển lãm cần sử dụng đa dạng các kênh truyền thông như website, mạng xã hội, email marketing, báo chí…
• Tạo nội dung hấp dẫn để thu hút khách hàng tham dự.

Chuẩn bị nhân sự & vật tư

• Nhân sự:

• Xác định số lượng nhân viên cần thiết cho các vị trí:

• • Nhân viên tư vấn: Nắm rõ thông tin sản phẩm/dịch vụ, có khả năng giao tiếp tốt.
  • Nhân viên bán hàng: Kỹ năng chốt sale tốt, tạo ấn tượng với khách hàng.
  • Nhân viên hỗ trợ kỹ thuật: Giải đáp thắc mắc kỹ thuật về sản phẩm/dịch vụ.
  • Nhân viên hậu cần: Sắp xếp, vận chuyển vật tư, hỗ trợ các hoạt động trong gian hàng.

• Tuyển dụng và đào tạo nhân viên:

• • Đưa ra yêu cầu tuyển dụng cụ thể cho từng vị trí.
  • Đào tạo nhân viên về kiến thức sản phẩm/dịch vụ, kỹ năng giao tiếp, bán hàng…

• Lên lịch làm việc cho nhân viên:

• • Đảm bảo có đủ nhân viên cho các ca làm việc.
  • Phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên.

• Vật tư:
• Danh sách vật tư cần thiết:
  • Bảng tên, logo công ty.
  • Hệ thống ánh sáng.
  • Nội thất: bàn, ghế, kệ trưng bày.
  • Tài liệu giới thiệu sản phẩm/dịch vụ.
  • Quà tặng, khuyến mãi.

• Lên kế hoạch mua sắm và chuẩn bị vật tư:

• • Xác định số lượng, kích thước, màu sắc của từng loại vật tư.
  • Tìm kiếm nhà cung cấp uy tín, giá cả hợp lý.
  • Đặt hàng và giao nhận vật tư đúng thời hạn.

• Kiểm tra và sắp xếp vật tư trước triển lãm:

• • Đảm bảo tất cả vật tư đầy đủ, chất lượng tốt.
  • Sắp xếp vật tư gọn gàng, khoa học, dễ dàng sử dụng.

Ngoài ra, bạn cần lưu ý:

• Chuẩn bị trang phục lịch sự, chuyên nghiệp cho nhân viên.
• Chuẩn bị các phương án dự phòng cho các tình huống phát sinh.
• Dọn dẹp và thu dọn gian hàng sau triển lãm.

Xây dựng nội dung chương trình

Nội dung chương trình là yếu tố quyết định sự thành công của triển lãm. Nội dung chương trình cần hấp dẫn, phù hợp với mục tiêu, đối tượng tham dự và thời gian tổ chức.

Bạn có thể xây dựng nội dung chương trình theo các hình thức sau:

• Hội chợ triển lãm
• Buổi biểu diễn nghệ thuật
• Các hoạt động giao lưu, gặp gỡ…

Develop a program script.

Kịch bản chương trình là bản kế hoạch chi tiết về tiến trình diễn ra của triển lãm. Kịch bản chương trình cần được xây dựng kỹ lưỡng, đảm bảo sự chính xác, khoa học và hợp lý.

Dưới đây là các phần cơ bản của một kịch bản triển lãm, các bạn có thể tham khảo để xây dựng kịch bản triển lãm của mình một cách hiệu quả.

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ

Nếu bạn không có kinh nghiệm tổ chức triển lãm, bạn có thể lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ để hỗ trợ. Khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ, bạn cần tìm hiểu kỹ về uy tín, kinh nghiệm và khả năng đáp ứng nhu cầu của họ.

Newday Media với kinh nghiệm gần 15 năm trong ngành Truyền thông & sự kiện. Với kinh nghiệm dày dặn, Newday Media đã triển khai thành công nhiều sự kiện nói chung và các triển lãm nói riêng.

Nhân dịp kỉ niệm 60 thành lập tỉnh Quảng Ninh, Newday Media vinh dự trở thành đơn vị lên kế hoạch và triển khai “Triển lãm Thành tựu của tỉnh Quảng Ninh qua 60 năm hình thành và phát triển” diễn ra từ 25.10.2023 tới hết 20.11.2023 tại Tầng 2 – Khối A, Cung Quy hoạch, Hội chợ và Triển lãm tỉnh Quảng Ninh, đường Trần Quốc Nghiễn, phường Hồng Hải, Thành phố Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh. Triển lãm đã thu hút hàng nghìn lượt khách tới tham quan và tìm hiểu ở mọi lứa tuổi. Dưới đây là một vài hình ảnh nổi bật tại Triển lãm 60 năm thành lập tỉnh Quảng Ninh.

Một số lưu ý khi tổ chức triển lãm

• Luôn có phương án dự phòng: Mọi sự cố đều có thể xảy ra, vì vậy bạn cần có phương án dự phòng cho những tình huống phát sinh. Ví dụ, bạn có thể dự trù kinh phí dự phòng hoặc có kế hoạch xử lý khi xảy ra tình trạng mất điện, hỏng thiết bị,…
• Luôn có sự hỗ trợ của đội ngũ nhân viên: Tổ chức triển lãm cần có sự hỗ trợ của đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Đội ngũ nhân viên sẽ giúp bạn thực hiện các công việc như: setup, vận hành, hướng dẫn khách tham quan,…
• Theo dõi và đánh giá kết quả triển lãm: Sau khi triển lãm kết thúc, bạn cần theo dõi và đánh giá kết quả triển lãm. Điều này sẽ giúp bạn rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức triển lãm tiếp theo.

Trên đây là những gợi ý của Newday Media về các bước cơ bản để tổ chức triển lãm. Nếu bạn đang gặp vấn đề về ý tưởng hay cách triển khai nào và thông tin chi tiết có thể liên hệ với Newday. Newday Media sẽ giúp các bạn hoàn thành ý tưởng một cách hoàn hảo.

Với gần 15 năm kinh nghiệm trong ngành Truyền thông & Sự kiện, Newday Media từng hợp tác, triển khai bộ nhận diện thương hiệu cho nhiều đơn vị lớn như GELEXIMCO, C.P, VBCWE,… dựa trên tinh thần sáng tạo và tính cách đặc trưng của doanh nghiệp.

Để được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ Tổ chức sự kiện quý đối tác/khách hàng vui lòng liên hệ với Newday Media theo số điện thoại: 0904.033.333/ 0962.577.770 hoặc để lại thông tin TẠI ĐÂY!