Cách tối ưu chi phí tổ chức hội nghị khách hàng Hiệu Quả

Quay số trúng thưởng dành cho khách hàng tham dự
Rate this post

Mách bạn mức chi phí cần có cho hạng mục của hội nghị khách hàng một cách khoa học để giảm tải đáng kể ngân sách cho sự kiện này.

Chi phí tổ chức sự kiện loại hình hội thảo, hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp rơi vào tối thiểu 100 triệu chưa bao gồm chi phí địa điểm và ăn tiệc, tổng thể chi phí chi tiết cho các hạng mục sự kiện cần đầu tư sẽ được Newday Media gợi ý bên dưới:

CÁC LOẠI CHI PHÍ KHI TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG

CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ THIẾT BỊ

Hạng mục chi phí này được chia làm 2 phần chính: chi phí sản xuất các hạng mục và chi phí các thiết bị phục vụ. Tùy theo quy mô từng hội nghị/hội thảo mà mỗi doanh nghiệp đầu tư ở mức chi phí lớn hay nhỏ.

Hội nghị khách hàng C.P Feed do Newday Media tổ chức
Hội nghị khách hàng C.P Feed do Newday Media tổ chức

Các hạng mục nằm trong chi phí sản xuất:

HẠNG MỤC CHI TIẾT GỢI Ý CỦA NEWDAY
Photo Booth Phục vụ check in truyền thông cho khách mời khi tham dự Nên làm 1 photobooth tập thể kích thước khoảng 5mx2m8.
Standee Standee giới thiệu về sự kiện Nên làm tối thiểu 02 chiếc đặt tại cửa ra vào khi checkin. Kích thước 2mx0.8m
Banner Banner giới thiệu hội thảo Tùy chọn sử dụng
Photo Booth  cá nhân Photo Booth dành cho cá nhân chụp hình Tùy chọn sử dụng

Trong hạng mục này, doanh nghiệp tối thiểu nên đầu tư vào 2 hạng mục: Photo Booth và Standee.

Các hạng mục nằm trong chi phí thiết bị:

HẠNG MỤC CHI TIẾT GỢI Ý CỦA NEWDAY
Sân khấu Sân khấu trong sự kiện Nên sử dụng của địa điểm tối ưu chi phí trong trường hợp quy mô lớn cần đặt sản xuất và mang vào
Hệ thống âm thanh ánh sáng Hệ thống âm thanh ánh sáng phục vụ hội thảo Nên sử dụng của địa điểm tối ưu chi phí trong trường hợp quy mô lớn cần đặt sản xuất và mang vào
Màn LED Màn LED phục vụ trình chiếu nội dung Nên sử dụng tại địa điểm

Với hạng mục thiết bị lắp đặt, nếu doanh nghiệp tổ chức hội thảo quy mô nhỏ có thể sử dụng hệ thống thiết bị cơ bản tại địa điểm còn không sẽ sử dụng thuê ngoài nhưng cần thống nhất mức chi phí mang thiết bị vào của địa điểm.

CHI PHÍ NHÂN SỰ

Chi phí nhân sự bao gồm những hạng mục: MC dẫn chương trình, ca sĩ khuấy động, PG đón tiếp, band nhạc, vũ công nhảy chuyên nghiệp…

Tiết mục âm nhạc sôi động tại Hội nghị khách hàng do Newday Media tổ chức
Tiết mục âm nhạc sôi động tại Hội nghị khách hàng do Newday Media tổ chức
HẠNG MỤC CHI TIẾT GỢI Ý CỦA NEWDAY
MC MC dẫn dắt toàn bộ chương trình, ngoại hình ưa nhìn Nên sử dụng MC chuyên nghiệp khoảng mức chi phí tối ưu 15tr đổ xuống. Tiết kiệm hơn doanh nghiệp có thể sử dụng MC nội bộ.
Ca sĩ Ca sĩ khuấy động chương trình: opening performance, chuyển tiếp các phần Nên booking ca sĩ chuyên nghiệp đảm bảo cảm xúc của người xem
PG PG tiếp đón khách mời, được điều phối theo kịch bản sự kiện Nên sử dụng người nội bộ để hiểu về chương trình, khách mời. Trong trường hợp quy mô lớn, cần booking nhân sự PG đón tiếp.
Band nhạc Band nhạc chơi trong suốt ăn tiệc Cần book khi hội thảo có ăn tiệc

Với hạng mục nhân sự, doanh nghiệp nên đầu tư vào phần MC và ca sĩ trong chương trình khi quy mô nằm ở mức vừa và nhỏ. Khi quy mô lớn hơn, doanh nghiệp cần đầu tư ngân sách lớn cho hạng mục nhân sự này nhằm tạo cảm xúc cũng như trải nghiệm tốt xuyên suốt hội thảo.

CHI PHÍ ĐỊA ĐIỂM & TIỆC

Về địa điểm, doanh nghiệp nên chọn phòng hội thảo đáp ứng đủ được số lượng khách mời theo layout bàn lớp học hoặc bàn tiệc 10 nếu có ăn uống. Khi lựa chọn phòng cần phải lựa những nơi không vướng cột trong không gian đảm bảo tầm nhìn của khách mời, không nên có quá nhiều đèn chùm thả xuống. Chi phí địa điểm bao gồm: chi phí booking phòng hội thảo, teabreak nếu có, chi phí mang âm thanh ánh sáng vào…

Địa điểm tổ chức phụ thuộc vào quy mô khách mời
Địa điểm tổ chức phụ thuộc vào quy mô khách mời

Về phần tiệc, tùy vào lượng thực phẩm cho từng người mà lựa chọn set menu hợp lý thường sẽ rơi vào 4.000.000 VNĐ – 5.000.000 VNĐ 1 mâm 10 người. Doanh nghiệp có thể tăng giảm tùy mức đầu tư.

CHI PHÍ HẬU CẦN

Chi phí hậu cần là hạng mục cũng rất quan trọng nhằm đảm bảo sự chỉn chu chuyên nghiệp cho toàn sự kiện.

Quay số trúng thưởng dành cho khách hàng tham dự
Quay số trúng thưởng dành cho khách hàng tham dự
HẠNG MỤC CHI TIẾT GỢI Ý CỦA NEWDAY
Quà vinh danh Quà tặng vinh danh nhân viên, khách hàng xuất sắc Gợi ý: Cup và bó hoa
Quà tặng ra về Quà tặng tất cả khách hàng tham dự Gợi ý nên sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp tiết kiệm chi phí
Chi phí nhân công tháo rỡ Chi phí nhân công lắp đặt và tháo dỡ thiết bị và hạng mục sản xuất Tùy chọn khi khối lượng thiết bị mang vào lớn

GỢI Ý CÁCH TỐI ƯU CHI PHÍ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG

  • Lựa chọn địa điểm tổ chức: địa điểm ở ngoại thành thường sẽ tối ưu chi phí thuê địa điểm hơn nội thành nhưng sẽ gia tăng chi phí di chuyển của khách mời tham dự. Chi phí tại trung tâm tổ chức sự kiện sẽ thấp hơn tại các khách sạn lớn.
  • Tổ chức hội nghị vào dịp thấp điểm: thường vào thời điểm giữa năm sẽ là khoảng thời gian các hội nghị/hội thảo có mức tổ chức giãn hơn các thời điểm khác. Doanh nghiệp nên tổ chức vào thời điểm này để tránh chi phí tăng cao cũng như thoải mái trong booking địa điểm.
  • Văn nghệ nội bộ: để tránh booking thêm ca sĩ hay vũ đoàn hay MC, doanh nghiệp có thể tối ưu sử dụng các tiết mục văn nghệ nội bộ từ những nhân viên tài năng. Đây sẽ là cơ hội để mọi người được thể hiện tài lẻ cất giấu.
  • Hệ thống âm thanh ánh sáng: nếu sự kiện ở mức quy mô vừa & nhỏ nên sử dụng hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, LED tại địa điểm tổ chức để tiết kiệm chi phí tổng thể.

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHI PHÍ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG

Quy mô hội nghị phụ thuộc lớn vào lượng khách mời tham dự
Quy mô hội nghị phụ thuộc lớn vào lượng khách mời tham dự

Chi phí tổ chức cao hay thấp phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố khác nhau:

  • Quy mô hội nghị: quy mô khách mời của hội nghị càng nhiều dẫn đến chi phí tổng thể của toàn sự kiện sẽ cao. Chi phí cho 1000 khách sẽ khác hoàn toàn so với 500 khách bởi các chi phí liên quan đến: không gian tổ chức, tea break, tiệc ăn uống, quà tặng…
  • Địa điểm tổ chức: lựa chọn các địa điểm trong nội thành, chất lượng dịch vụ cao cấp (khách sạn 4* 5*) sẽ cao hơn so với địa điểm ngoại thành.
  • Thời gian tổ chức: ưu tiên lựa chọn vào dịp thấp điểm vừa tiết kiệm chi phí vừa dễ dàng booking địa điểm tổ chức

Newday Media là đối tác chiến lược của nhiều tập đoàn, tổ chức lớn nhỏ trong ngoài nước, chúng tôi thành công tổ chức rất nhiều sự kiện hội thảo, hội nghị cho các khách hàng mang đến một trải nghiệm sự kiện khác biệt và đầy thú vị. Liên hệ chúng tôi ngay hôm nay qua hotline 0904 033 333 để được tư vấn kế hoạch tổ chức hội thảo khách hàng chuyên nghiệp và xứng tầm.