Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp từ A-Z

Hội nghị khách hàng và tổng kết hoạt động kinh doanh 2023 của Vietlott do Newday Media thực hiện
Rate this post

Chương trình hội nghị là một sự kiện quan trọng, được tổ chức nhằm mục đích thảo luận, trao đổi thông tin, kiến thức, kinh nghiệm trong một lĩnh vực cụ thể. Để tổ chức một hội nghị thành công, cần có một quy trình chuẩn, khoa học và được thực hiện một cách bài bản.

Trong bài viết này, Newday sẽ cùng tìm hiểu về quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp từ A đến Z. Từ đó, bạn có thể tự tin tổ chức một hội nghị thành công, mang lại hiệu quả cao. Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây.

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ LÀ GÌ?

Quy trình tổ chức sự kiện là quá trình doanh nghiệp lên kế hoạch các bước cơ bản nhằm đạt được mục tiêu đề ra dựa trên khoảng thời gian cho phép. Thông thường quy trình này sẽ bao gồm 8 bước cơ bản từ hoạch định mục tiêu cho đến tổng kết báo cáo sau khi sự kiện kết thúc.

Hội nghị khách hàng và tổng kết hoạt động kinh doanh 2023 của Vietlott do Newday Media thực hiện
Hội nghị khách hàng và tổng kết hoạt động kinh doanh 2023 của Vietlott do Newday Media thực hiện

VÌ SAO CẦN CÓ MỘT QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ BÀI BẢN?

Tổ chức có tổ chức:

  • Hiệu suất cao: Một quy trình chặt chẽ giúp đảm bảo mọi bước đều được thực hiện một cách hợp lý, tránh thiếu sót và sai sót.
  • Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Quy trình giúp tổ chức sự kiện nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Đảm bảo chất lượng:

  • Chuẩn bị tốt hơn: Quy trình giúp chuẩn bị kỹ lưỡng hơn, từ việc chọn địa điểm, đặt lịch, đến quản lý hạng mục và chăm sóc khách hàng.
  • Kiểm soát chất lượng: Tổ chức theo quy trình giúp kiểm soát chất lượng của từng khía cạnh, từ nội dung đến dịch vụ và trải nghiệm khách hàng.

Quản lý rủi ro:

  • Phản ứng nhanh chóng: Có một quy trình giúp tổ chức phản ứng nhanh chóng đối với các vấn đề và rủi ro có thể xảy ra trong suốt quá trình hội nghị.
  • Dự đoán rủi ro: Quy trình giúp xác định và dự đoán rủi ro có thể phát sinh, từ đó áp đặt các biện pháp ngăn chặn và giảm thiểu tác động tiêu cực.

Tạo ấn tượng tích cực:

  • Chuyên nghiệp hóa sự kiện: Một quy trình chuyên nghiệp giúp tạo ra sự chuyên nghiệp và đẳng cấp cho sự kiện, góp phần làm tăng uy tín của tổ chức.
  • Trải nghiệm khách hàng tốt: Sự tổ chức đồng bộ và chăm sóc chi tiết giúp tạo ra một trải nghiệm tích cực cho người tham gia hội nghị.

Thuận tiện cho người tham gia:

  • Thông tin rõ ràng: Một quy trình tốt giúp đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến hội nghị được truyền đạt một cách rõ ràng và đầy đủ.
  • Sự thuận tiện: Tổ chức theo quy trình giúp tối ưu hóa trải nghiệm của người tham gia, từ quá trình đăng ký đến tham gia các phiên làm việc.

Tổ chức hội nghị chuyên nghiệp đòi hỏi sự kỹ lưỡng và chặt chẽ để đảm bảo sự thành công và tạo ra ấn tượng tích cực đối với khách mời tham gia.

8 BƯỚC CƠ BẢN ĐỂ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG THÀNH CÔNG

Quy trình tổ chức hội nghị là một hệ thống các bước, thủ tục được thực hiện một cách tuần tự, logic nhằm đảm bảo cho một hội nghị diễn ra thành công. Quy trình này bao gồm các bước sau:

Xác định mục đích, mục tiêu của hội nghị

Khi tổ chức hội nghị khách hàng, việc xác định mục tiêu là quan trọng để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của sự kiện. Dưới đây là một số mục tiêu mà bạn có thể xác định khi tổ chức hội nghị khách hàng:

Gia tăng liên kết giữa doanh nghiệp và khách mời tại hội nghị khách hàng
Gia tăng liên kết giữa doanh nghiệp và khách mời tại hội nghị khách hàng

Tăng tương tác và giao tiếp:

  • Mục tiêu: Tạo cơ hội cho khách mời để tương tác với đội ngũ quản lý và nhân viên, cũng như với nhau.
  • Lợi ích: Giao tiếp tốt hơn giữa khách mời và doanh nghiệp, làm tăng sự liên kết và sự hiểu biết.

Nâng cao hiểu biết về sản phẩm/dịch vụ:

  • Mục tiêu: Cung cấp thông tin chi tiết và chia sẻ kiến thức về sản phẩm hoặc dịch vụ.
  • Lợi ích: Khách hàng sẽ có cái nhìn rõ ràng và sâu sắc hơn về cách sử dụng và lợi ích của sản phẩm/dịch vụ.

Xây dựng mối quan hệ khách hàng lâu dài:

  • Mục tiêu: Tạo cơ hội để xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách mời.
  • Lợi ích: Sự gặp gỡ và trò chuyện trực tiếp giúp củng cố mối quan hệ và tạo nền tảng cho tương lai.

Thu thập phản hồi và đánh giá:

  • Mục tiêu: Thu thập ý kiến, góp ý và đánh giá từ khách mời về sản phẩm, dịch vụ, và sự kiện.
  • Lợi ích: Cung cấp thông tin quý báu để cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ và tổ chức hội nghị trong tương lai.

Quảng bá thương hiệu:

  • Mục tiêu: Tăng cường nhận thức và uy tín thương hiệu trong tâm trí của khách mời.
  • Lợi ích: Sự kiện là cơ hội để thể hiện giá trị thương hiệu và tạo ấn tượng tích cực.

Tăng doanh số bán hàng:

  • Mục tiêu: Tạo điều kiện thuận lợi để tăng doanh số bán hàng hoặc ký kết các hợp đồng mới.
  • Lợi ích: Đối với nhiều doanh nghiệp, mục tiêu chính là chuyển đổi sự quan tâm từ khách hàng thành doanh số bán hàng.

Tạo trải nghiệm tích cực cho khách hàng:

  • Mục tiêu: Đảm bảo khách mời có một trải nghiệm tích cực và đáng nhớ.
  • Lợi ích: Sự kiện không chỉ là cơ hội để truyền đạt thông tin mà còn để tạo ra ấn tượng tích cực và niềm vui cho khách hàng.

Mỗi mục tiêu cụ thể của bạn nên phản ánh mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và nhu cầu cụ thể của khách hàng. Đồng thời, lưu ý đo lường và đánh giá kết quả để đảm bảo sự hiệu quả của hội nghị.

Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị

Kế hoạch tổ chức hội nghị là bước quan trọng nhất trong các bước, cùng Newday Media điểm nhanh tiến trình để lên được kế hoạch chi tiết này:

Lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chỉn chu và chuyên nghiệp
Lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chỉn chu và chuyên nghiệp
  • Tên hội nghị: tên hội nghị bao gồm tên tổng quát của doanh nghiệp (ví dụ: HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG <TÊN CÔNG TY> NĂM 2024) tiếp đến là chủ đề của hội nghị <ví dụ: VỮNG BƯỚC VƯƠN XA)
  • Mục đích, mục tiêu của hội nghị: như tại bước 1 trong quy trình tổ chức, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu chính và phụ của sự kiện: tương tác giao tiếp với khách mời, giới thiệu sản phẩm, doanh số bán hàng…
  • Địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị: xác định địa điểm tổ chức hội nghị tại văn phòng công ty hay tại khách sạn/trung tâm tổ chức sự kiện. Thường các doanh nghiệp sẽ lựa chọn tổ chức tại các khách sạn và trung tâm để đảm bảo tính chuyên nghiệp trong dịch vụ đón tiếp và ăn uống. Trong trường hợp, công ty có văn phòng đẹp, to rộng cũng có thể tổ chức tại văn phòng để có cơ hội giới thiệu thêm về quy mô của doanh nghiệp.
  • Nội dung chương trình hội nghị: doanh nghiệp cần lên được agenda chương trình dự kiến với các mốc thời gian và nội dung đi kèm thời gian đó, đảm bảo tính xuyên suốt và logic trong toàn chương trình.
  • Số lượng khách mời: xác định đối tượng khách mời hướng đến là ai, đang công tác trong ngành nghề hay lĩnh vực nào là vô cùng quan trọng để doanh nghiệp xác định được phong cách tổ chức sao cho phù hợp từ đó thống nhất được quy mô về số lượng khách mời.
  • Kinh phí tổ chức hội nghị: xác định ngân sách dự kiến phục vụ cho các hạng mục tổ chức: hạng mục sản xuất (backdrop, photo booth, sân khấu, hệ thống âm thanh ánh sáng…), hạng mục nhân sự (MC, ca sĩ, PG…), hạng mục hậu cần (quà tặng, đồ ăn, nước uống, đãi tiệc…)….

Một kế hoạch tổ chức hội nghị bài bản, chuẩn chỉ sẽ là căn cứ để thực hiện các công việc tiếp theo trong quy trình tổ chức hội nghị.

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng đóng vai trò quan trọng trong thành công của sự kiện. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi bạn đang xem xét và chọn địa điểm:

Lựa chọn địa điểm tổ chức hôi nghị phù hợp với quy mô khách mời
Lựa chọn địa điểm tổ chức hôi nghị phù hợp với quy mô khách mời

Vị Trí:

  • Tiện ích di chuyển: Đảm bảo rằng địa điểm có tiện ích di chuyển thuận lợi cho khách hàng, bao gồm cả sân bay, ga tàu, và cơ sở hạ tầng giao thông công cộng.
  • Trung tâm thành phố: Nếu có thể, chọn vị trí gần trung tâm thành phố để thuận tiện cho việc đi lại và thăm thú thành phố.

Sức Chứa:

  • Phù hợp với số lượng người tham gia: Chọn địa điểm có sức chứa phù hợp với kích thước của sự kiện của bạn. Điều này đảm bảo không gian không quá chật chội hoặc quá rộng lớn.
  • Phòng họp phụ: Kiểm tra xem có đủ phòng họp phụ để tổ chức các phiên làm việc và hội thảo đồng thời.

Cơ Sở Vật Chất và Thiết Bị:

  • Âm thanh và ánh sáng: Đảm bảo rằng có hệ thống âm thanh và ánh sáng chất lượng để hỗ trợ buổi diễn thuyết và các hoạt động giao tiếp.
  • Trang thiết bị hội nghị: Kiểm tra xem địa điểm có sẵn trang thiết bị hội nghị như máy chiếu, màn chiếu, bảng trắng, hay không.

Dịch Vụ Hỗ Trợ:

  • Đội ngũ hỗ trợ: Xác định liệu có đội ngũ nhân viên hỗ trợ từ địa điểm hay không. Họ có thể giúp giải quyết vấn đề nếu có sự cố kỹ thuật hoặc yêu cầu khách hàng.
  • Dịch vụ ăn uống: Kiểm tra các tùy chọn ăn uống và dịch vụ phục vụ tại địa điểm, đảm bảo đáp ứng đúng yêu cầu và mong muốn của bạn.

Chi Phí và Ngân Sách:

  • Phí sử dụng địa điểm: Xác định rõ chi phí sử dụng địa điểm và xem xét nếu có các chi phí ẩn khác.
  • Đàm phán giá: Nếu có thể, đàm phán giá và các ưu đãi để đảm bảo rằng nó phản ánh ngân sách của bạn.

Lưu ý rằng việc lựa chọn địa điểm không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng mà còn đến hình ảnh thương hiệu của bạn. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng và khảo sát thực tế địa điểm trước khi đưa ra quyết định chính thức.

Xây dựng nội dung chương trình hội nghị

Nội dung chương trình hội nghị cần được xây dựng một cách khoa học, logic, phù hợp với mục đích, mục tiêu của hội nghị. Nội dung chương trình hội nghị thường bao gồm các phần như:

Xây dựng nội dung chương trình hấp dẫn và thu hút
Xây dựng nội dung chương trình hấp dẫn và thu hút
  • Đón tiếp khách mời: lãnh đạo doanh nghiệp cùng đội ngũ tiếp đón cần sẵn sàng tại sảnh hội nghị. Mời khách mời check-in ghi tên tại bàn, mời chụp ảnh kỷ niệm tại photo booth cùng doanh nghiệp. Nếu được hãy chia sẻ với khách mời rằng họ sẽ được gửi ảnh ngay sau khi sự kiện diễn ra.
  • Văn nghệ mở màn: ca sĩ cùng vũ đoàn mở màn hội nghị khuấy động không khí mở màn thật sôi động và vui vẻ.
  • Giới thiệu khách mời: MC dẫn chương trình giới thiệu đại biểu tham gia về phía lãnh đạo doanh nghiệp và về phía khách mời tham dự.
  • Phát biểu mở màn: đại diện lãnh đạo doanh nghiệp lên sân khấu phát biểu mở màn chính thức chào đón tất cả khách mời đã có mặt trong hội nghị ngày hôm nay.
  • Nội dung chính của hội nghị: chuỗi các nội dung chính trong sự kiện: giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, tọa đàm giải quyết các vấn đề…
  • Vinh danh: doanh nghiệp vinh danh/tôn vinh những khách mời có thành tích xuất sắc đồng hành trong 1 năm qua.
  • Bế mạc: đại diện lãnh đạo phát biểu kết thúc chương trình cảm ơn sự có mặt tham gia cả tất cả khách mời.

Phát hành thư mời

Thư mời là một văn bản quan trọng, thể hiện sự tôn trọng đối với khách mời. Thư mời cần được gửi đến khách mời trước thời hạn quy định để đảm bảo khách mời có thể sắp xếp thời gian tham dự hội nghị.

Thư mời có thể gửi online hoặc offline đến tận tay khách mời. Với online, doanh nghiệp có thể sử dụng bản thư mời động hoặc tĩnh để thêm phần hấp dẫn, tại đây cũng có thể thêm tên + ảnh của khách mời tạo sư trân trọng. Với offline, doanh nghiệp cần thiết kể cả thiệp mời và phong bì thư chuyên nghiệp để gửi tận tay khách.

Chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị

Cơ sở vật chất, trang thiết bị cần được chuẩn bị đầy đủ và chu đáo để đảm bảo cho hội nghị diễn ra thuận lợi. Các yếu tố cần quan tâm khi chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị bao gồm:

Photo booth chụp hình tại Hội nghị khách hàng Vietlott
Photo booth chụp hình tại Hội nghị khách hàng Vietlott
  • Âm thanh, ánh sáng: thường đối với các hội nghị không quá nặng về trình diễn âm nhạc, hệ thống âm thanh, ánh sáng chỉ cần nằm ở mức cơ bản phục vụ phát biểu và tọa đàm cũng như tiết mục biểu diễn. Doanh nghiệp có thể sử dụng luôn của địa điểm tổ chức tránh phát sinh chi phí thuê ngoài.
  • Bàn ghế, sân khấu: Với sân khấu, đảm bảo sân khấu đủ diện tích sức chứa cho biểu diễn, phát biểu, tọa đàm trong quá trình diễn ra sự kiện. Với bàn ghế, trong trường hợp doanh nghiệp đãi tiệc trưa có thể set-up bàn tiệc 10 cho khách, trong trường hợp doanh nghiệp không có tiệc trưa nên set-up bàn dạng lớp học để khách tham gia hội nghị.
  • Trang trí: đối với một hội nghị các hạng mục trang trí cũng sẽ nằm ở mức cơ bản: photo booth chụp ảnh, standee đặt tại hội nghị…
  • Thiết bị kỹ thuật: bàn mix trộn âm thanh, điều phối kỹ thuật cả chương trình.

Tổ chức hội nghị

Tổ chức hội nghị là bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức hội nghị. Các công việc cần thực hiện trong bước này bao gồm:

Đảm bảo điều phối chương trình theo đúng kịch bản đạt ra
Đảm bảo điều phối chương trình theo đúng kịch bản đạt ra
  • Đón tiếp khách mời: lên danh sách nhân sự tiếp đón các khách mời đảm bảo khách mời nào khi đến sảnh cũng nhận được sự chào đón nồng hậu nhất.
  • Điều phối chương trình: lập ra riêng một ekip phụ trách triển khai điều phối sự kiện trong suốt chương trình: 1 trưởng dự án bao quát chung, 1 đội tại 2 cánh gà sân khấu giải quyết điều phối out in tại sân khấu, 1 đội nhỏ tại bàn kỹ thuật điều phối âm thanh, hình ảnh, visual trình chiếu, 1 đội tại khu vực khách mời giải quyết các vấn đề phát sinh nếu có.
  • Xử lý các tình huống phát sinh: luôn sẵn sàng các phương án phát sinh trong suốt sự kiện cần được giải quyết luôn và ngay: thiếu ghế bàn, thiếu tiệc, khách mời quan trọng chưa đến kịp, thay đổi hình ảnh trình chiếu, cập nhật danh sách khách mời…

Tổng kết, đánh giá hội nghị

Việc tổng kết, đánh giá hội nghị là cần thiết để rút kinh nghiệm cho các hội nghị tiếp theo. Các nội dung cần được đánh giá bao gồm:

  • Mục đích, mục tiêu của hội nghị đạt được đến mức độ nào: cần xem xét lại mục tiêu ban đầu đạt ra và so sánh với thực tế mục tiêu đó đã đạt được hay chưa nếu chưa thì cần hoàn thiện thêm ở đâu.
  • Nội dung chương trình có phù hợp với mục đích, mục tiêu của hội nghị không: rà soát lại các hạng mục trong nội dung chương trình, xem xét đánh giá điểm phù hợp dựa trên mục tiêu đề ra, những hạng mục này có hỗ trợ để xây đắp lên mục tiêu chính hay không.
  • Khách mời có hài lòng với hội nghị không: doanh nghiệp nên hỏi khéo khách hàng về mức độ hài lòng của họ đối với sự kiện đã tham gia có cần góp ý chỉnh sửa hạng mục này hay không.
  • Các công việc tổ chức hội nghị có được thực hiện một cách hiệu quả không: đánh giá quá trình điều phối sự kiện chung có diễn ra suôn sẻ và hợp lý hay không còn khúc mắc chỗ nào cần đưa hướng giải quyết hoặc khen ngợi khi đội ngũ đã làm tốt.

MỘT SỐ LƯU Ý KHI TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

  • Cần chuẩn bị kế hoạch tổ chức hội nghị một cách chi tiết, cụ thể nên xây dựng kế hoạch tổ chức ít nhất trước 2 tháng khi sự kiện diễn ra nhằm đảm bảo mọi công tác đi sau đó không bị gấp gáp và có thời gian để các đội nhóm chuẩn bị thật chu đáo.
  • Cần kiểm tra, giám sát chặt chẽ các công việc tổ chức hội nghị để đảm bảo hội nghị diễn ra thành công: liên tục kiểm tra, điều phối, họp đội nhóm để đảm bảo các công việc vẫn đang được diễn ra đúng tiến độ và đúng chất lượng.
  • Cần có phương án dự phòng cho các tình huống phát sinh: luôn xác định trước các vấn đề phát sinh đưa ra giải pháp sớm để luôn chủ động trong mọi tình huống. Tương tự, cũng cần lập một danh sách chi phí dự phòng phát sinh.
  • Cần tổng kết, đánh giá hội nghị một cách nghiêm túc để rút kinh nghiệm cho các hội nghị tiếp theo.

Với hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Event Management, Newday Media là đối tác chiến lược của nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn trong và ngoài nước. Chúng tôi thành công tổ chức nhiều hội nghị khách hàng được đo may riêng cho từng thương hiệu: C.P Group, Vietlott, CNC… Liên hệ chúng tôi ngay hôm nay qua hotline: 090.403.3333 để đội ngũ chuyên gia tại Newday tư vấn cho doanh nghiệp bạn một hội nghị khách hàng thật khác biệt, gắn kết và độc đáo.