Quy trình tổ chức sinh nhật tập đoàn bài bản & chuyên nghiệp

Sinh nhật Tập đoàn, đặc biệt là dấu mốc kỷ niệm thành lập lớn (5 năm, 10 năm…) luôn được các doanh nghiệp chú trọng quan tâm và đầu tư để có thể tổ chức một chương trình chỉn chu, chuyên nghiệp và bài bản nhất. Trong bài viết này cùng Newday tìm hiểu chi tiết cách thức xây dựng một quy trình tổ chức sinh nhật Tập đoàn khoa học đảm bảo các yếu tố: Hiệu quả trong triển khai – Tối ưu trong ngân sách đầu tư – Ấn tượng trong trải nghiệm từng khách hàng.

TỔNG QUAN Ý NGHĨA VÀ MỤC TIÊU

Ý NGHĨA

Sinh nhật hay Lễ kỷ niệm thành lập Tập đoàn là dịp để tất cả CBCNV cùng đối tác khách hàng cùng nhau nhìn lại một hành trình phát triển đã đi qua hướng đến một hành trình mới rực rỡ và thành công. Đây cũng là cơ hội để củng cố tinh thần đồng đội, đội nhóm, thúc đẩy sức sáng tạo, xây dựng hình ảnh tích cực ra đến công chúng và tôn vinh những đóng góp quan trọng của nhân sự.

MỤC TIÊU

Xác định mục tiêu của sự kiện sẽ là nền tảng vững chắc để định hướng cho toàn bộ concept và kịch bản chung. Cùng điểm qua những mục tiêu chính của một chương trình sinh nhật Tập đoàn:

• Tổng kết hoạt động: nhìn lại cả một hành trình thành lập và phát triển đã đi qua, xác định những dấu mốc, thành tựu quan trọng của toàn Tập đoàn để cùng nhau tự hào và trân quý.
• Vinh danh: tôn vinh những cá nhân/tập thể xuất sắc, có những thành tích ấn tượng trong hành trình đã đi qua, có những đóng góp mang tính cải tiến trong công việc, tạo ra những đột phá trên hành trình phát triển. Bên cạnh đó, sự kiện cũng là cơ hội để cảm ơn sự gắn bó của những nhân viên có thâm niên dài với Tập đoàn.
• Định hướng phát triển: là dịp để Ban lãnh đạo Tập đoàn đưa ra định hướng, chiến lược phát triển tiếp theo cho doanh nghiệp để toàn bộ CBCNV thấu hiểu, tin tưởng và tiếp tục đồng hành cùng doanh nghiệp.
• Tri ân: tri ân những thế hệ đi trước đã có công gầy dựng và xây đắp nền tảng vững chắc cho Tập đoàn phát triển mạnh mẽ như ngày hôm nay.

CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ SỰ KIỆN

CHUẨN BỊ TRƯỚC SỰ KIỆN

Chuỗi hạng mục công việc cụ thể cần chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra:

• Xác định thời gian: thường đối với các sinh nhật được tổ chức thường niên thì doanh nghiệp đã nắm được sẵn thời gian chuẩn xác do đó cần chuẩn bị booking địa điểm ít nhất 2 tháng trước khi diễn ra sự kiện. Nhưng trong trường hợp, Tập đoàn chuẩn bị bước vào những năm kỷ niệm thành lập quan trọng như 5 năm, 10 năm.. thì kế hoạch tổ chức lại cần chuẩn bị ít nhất là 6 tháng vì quy mô của loại hình sự kiện này thường lớn hơn các sự kiện sinh nhật hàng năm.
• Xác định địa điểm: sau khi xác định được thời gian tổ chức sự kiện, doanh nghiệp ngay lập tức triển khai khảo sát và booking địa điểm tổ chức phù hợp với yêu cầu, tính chất và quy mô khách mời tham dự. Thường các Tập đoàn sẽ lựa chọn tại các khách sạn cao cấp bởi khả năng đáp ứng không gian hội trường, chất lượng phục vụ tiệc trà, đồ ăn, hệ thống âm thanh ánh sáng…
• Thiết lập Ban tổ chức sự kiện: xây dựng BTC sự kiện chính là các nhân viên từng phòng ban để cùng nhau lên kế hoạch tổ chức phù hợp.

LẬP KẾ HOẠCH CHI TIẾT

• Phân công nhiệm vụ theo ban phụ trách: từ Ban tổ chức của sự kiện phân tách ra làm các nhóm: nhóm nội dung (xây dựng kế hoạch sự kiện, lên kịch bản MC, chi tiết, lên yêu cầu thiết kế với từng hạng mục), nhóm thiết kế (sáng tạo thiết kế từng hạng mục đảm bảo theo định hướng nội dung được đưa ra), nhóm hậu cần (chuẩn bị các hạng mục tiệc chiêu đãi, chuẩn bị hạng mục giải thưởng, hoa trang trí, mời khách mời…), nhóm sản xuất (chịu trách nhiệm sản xuất các hạng mục như backdrop, sân khấu, hệ thống ATAS…).
• Xác định ngân sách: sau khi các nhóm làm việc lên được kế hoạch của mỗi nhóm cần lên được ngân sách triển khai đi kèm từ đó sẽ lên được ngân sách tổng toàn sự kiện. Đây sẽ là dự toán khung để ban tổ chức lấy cơ sở để tạm ứng/thanh toán triển khai các công việc.
• Chuẩn bị danh sách khách mời: đối với những khách mời quan trọng cần gửi thư mời sớm ít nhất 1 tháng để vào lịch chuẩn bị vì thường họ sẽ rất bận với lịch trình làm việc, công tác dày đặc.

CONCEPT SỰ KIỆN

• Chủ đề và trang trí: chủ đề sự kiện cần bám sát với hành trình phát triển trong quá khứ và định hướng tương lai của toàn tập đoàn. Trong Lễ kỷ niệm 30 năm thành lập Tập đoàn GELEXIMCO do Newday Media thực hiện. Newday lựa chọn chủ đề cho toàn sự kiện mang tên “TỰ HÀO VƯƠN XA” nhằm tái hiện lại một lịch sử phát triển đầy hào hùng cả một trong những tập đoàn kinh tế tư nhân đa ngành hàng đầu Việt Nam với tổng tài sản lên tới 80.000 tỷ đồng và hơn 10.000 nhân sự.
• Âm nhạc và giải trí: nội dung âm nhạc và giải trí cần bám sát chủ đề, concept của toàn sự kiện đã được thống nhất. Tiếp tục ví dụ như lễ kỷ niệm của GELEXIMCO, Newday ưu tiên lựa chọn những bài ca hào hùng mang thêm yếu tố của lịch sử vì hành trình 30 năm của Tập đoàn và BLĐ nơi đây gắn liền với hành trình đổi thay của cả đất nước.
• Lựa chọn tiệc chiêu đãi: với số lượng khách mời đã xác định cần đặt ngay với số bàn tiệc tương ứng, thống nhất với khách sạn thời gian Tập đoàn cần xác định chính xác số bàn tiệc sẽ đặt để chuẩn bị. Mỗi địa điểm sẽ có nhiều menu tiệc khác nhau cần lựa chọn, việc của bạn cần so sánh điểm hạn chế, điểm mạnh của từng menu, nếu các menu có sẵn chưa đáp ứng được nhu cầu của bạn hãy thử mix các món với nhau và nhờ địa điểm báo lại chi phí.
• Thiết kế chương trình: một thiết kế đẹp sẽ toát lên toàn bộ concept của sự kiện, do vậy đầu tiên việc lên được key visual là vô cùng quan trọng. Đây sẽ là khung thiết kế để làm ra tất cả các hạng mục thiết kế khác cho sự kiện. Đối với thiết kế màn LED, sân khấu, photobooth cần đo đạc kích thước chuẩn xác trước khi thực hiện.

TRIỂN KHAI SỰ KIỆN

• Kiểm tra tất cả hạng mục: trước khi sự kiện chính thức diễn ra, Ban tổ chức cần họp checklist rà lại tất cả các hạng mục đã hoàn thành hay chưa, chất lượng từng hạng mục nằm mức nào, hạng mục nào chưa xong cần bổ sung gấp.
• Quản lý chương trình: phân bổ nhân sự từng vị trí trong chương trình đảm bảo chịu trách nhiệm thực hiện tốt từng nhiệm vụ. Song song với đó, những vị trí quan trọng như bàn điều khiển hay sân khấu cần có quản lý riêng để điều phối toàn sự kiện.
• Đảm bảo an ninh và an toàn: đối với những sự kiện có sự tham gia của lãnh đạo nhà nước có các yếu tố trao tặng huân chương, giải thưởng, việc đảm bảo an ninh là vô cùng cần thiết. Ban tổ chức cần xây dựng hệ thống an ninh ngoài sảnh, trong khán phòng và lúc khách mời ra về. Đảm bảo được yếu tố này khách mời sẽ đánh giá cao sự chuẩn bị chỉn chu của BTC.

QUẢNG BÁ SỰ KIỆN

Sự kiện kỷ niệm thành lập Tập đoàn cũng là cơ hội để truyền thông và quảng bá thành tựu, sự phát triển của doanh nghiệp đến công chúng mục tiêu thông qua các kênh truyền thông sở hữu của Tập đoàn, qua hệ thống báo chí uy tín để từ đó tăng uy tín của thương hiệu ra bên ngoài.

NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI TỔ CHỨC

Một số lưu ý quan trọng khi xây dựng kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập Tập đoàn:

• Booking địa điểm: cần booking địa điểm tổ chức sớm để tránh tình trạng hết phòng, bị động khi gần đến ngày triển khai. Đặc biệt vào các dịp cuối tuần các địa điểm thường hết phòng rất sớm.
• Khách mời: cần mời khách mời tham dự sớm trước ít nhất 1 tháng để họ có thời gian sắp xếp, sẵn sàng chuẩn bị chu đáo nhất tham dự sự kiện.
• Dự trù chi phí: cần lên ngân sách tổng tất cả các hạng mục để BLĐ nắm được, từ đó dễ dàng duyệt toàn bộ kế hoạch. Bên cạnh đó đừng quên có một khoản chi phí dự phòng để xử lý các hạng mục phát sinh.

Để được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ Tổ chức sự kiện quý đối tác/khách hàng vui lòng liên hệ với Newday Media theo số điện thoại: 0904.033.333/ 0962.577.770 hoặc để lại thông tin TẠI ĐÂY!