[NEW] NEWDAY MEDIA TUYỂN DỤNG TRỢ LÝ TỔNG GIÁM ĐỐC – HẠN 31/12/2026

[Working time]

• Sắp xếp lịch làm việc: Chủ động lập kế hoạch, sắp xếp và kiểm soát lịch công tác, tiếp khách và làm việc hàng ngày của TGĐ; linh hoạt xử lý khi có xung đột lịch.

• Chuẩn bị và setup phòng họp:

• Đặt phòng, chuẩn bị cơ sở vật chất, thiết bị trình chiếu, tài liệu in ấn hoặc slide trình chiếu trước giờ họp.

• Phục vụ nước/trà bánh chu đáo và trang trọng.

• Điều phối các loại hình cuộc họp:

• Họp Giao ban Ban Lãnh đạo: Chuẩn bị tài liệu, ghi nhận nội dung trọng tâm.

• Họp dự án nội bộ: Phối hợp các phòng ban chuẩn bị tài liệu báo cáo trước cuộc họp.

• Họp khách hàng & Nhà cung cấp (NCC): Đón tiếp đối tác chuyên nghiệp, chuẩn bị hồ sơ/năng lực/ tài liệu dự án.

• Quản lý hành động sau cuộc họp (Next steps):

• Tổng hợp biên bản cuộc họp, ghi chép kết luận và chỉ đạo của TGĐ.

• Phân công nhiệm vụ cụ thể, gửi email/tin nhắn xác nhận đến các bên liên quan và bám sát hạn hoàn thành (deadline).

2. Theo dõi Tiến độ Công việc & Quản lý Dự án

• Cập nhật & Báo cáo tiến độ:

• Theo dõi, tổng hợp thông tin tiến độ liên tục từ các phòng ban.

• Chủ động nắm thông tin nhanh từ các nhân sự phụ trách dự án để nhắn tin cập nhật tóm tắt cho TGĐ khi đi công tác xa hoặc vắng mặt tại văn phòng.

• Kiểm soát luồng phê duyệt (Check tin nhắn đầu & cuối ngày):

• Đầu ngày và cuối ngày, rà soát toàn bộ các nhóm chat/kênh trao đổi công việc nội bộ để kịp thời phát hiện những đề xuất, tờ trình, nội dung các team đang chờ TGĐ duyệt, tránh tắc nghẽn tiến độ.

• Phối hợp duyệt chi phí/chứng từ hành chính:

• Đồng hành cùng TGĐ và Phòng Kế toán kiểm tra, rà soát hồ sơ/chứng từ trên phần mềm quản trị (Base.vn) trước khi trình duyệt hoặc nhắc TGĐ duyệt đúng kỳ hạn.

3. Trợ lý Sự kiện cho Tổng Đạo diễn

• Không gian làm việc tại hiện trường: Setup khu vực làm việc (Backstage/Control Desk/Phòng VIP) cho Tổng Đạo diễn tại các địa điểm sự kiện đảm bảo gọn gàng, thuận tiện quan sát và yên tĩnh.

• Bộ công cụ tác nghiệp: Chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ làm việc của Tổng Đạo diễn: kịch bản in sẵn, bút dạ quang, sổ tay, bộ đàm, tai nghe, sạc dự phòng, nước uống, thuốc cá nhân…

• Chăm sóc sức khỏe & Hậu cần : Đảm bảo chuẩn bị các bữa ăn đúng giờ, hợp khẩu vị, vệ sinh và đầy đủ cho TGĐ trong các ngày chạy sự kiện/on-site

4. Quản trị Logistics & Hỗ trợ Cá nhân

• Logistics & Di chuyển:

• Đặt vé máy bay, làm thủ tục check-in.

• Đặt phòng khách sạn đạt chuẩn, kiểm tra tiện ích trước khi nhận phòng.

• Điều phối xe đưa đón công vụ chu đáo, đúng giờ.

• Hỗ trợ công việc cá nhân & Gia đình:

• Khảo sát, lên lịch trình, đặt dịch vụ cho các kỳ nghỉ dưỡng, du lịch của gia đình Lãnh đạo.

• Mua sắm sách, tài liệu nghiên cứu, …… theo yêu cầu của Lãnh đạo.

• Quản lý, theo dõi và thanh toán đúng hạn các khoản chi phí cá nhân hàng tháng của TGĐ.

• Quan hệ Đối ngoại: Theo dõi danh sách ngày lễ, sinh nhật của đối tác/khách hàng chiến lược; chủ động tư vấn, chọn quà và điều phối gửi quà/hoa tặng đại diện cho Lãnh đạo một cách trang trọng, tinh tế.

[Cán bộ quản lý trực tiếp]

• Tổng Giám Đốc

• Tối thiểu 1 – 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký, Trợ lý Ban Giám đốc (ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong ngành Tổ chức sự kiện / Truyền thông).

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành: Quản trị Nhân lực, Hành chính, Kinh tế, Kế toán hoặc các ngành liên quan.

• Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc đa nhiệm (multitasking).

• Khả năng bao quát, theo dõi tiến độ công việc và phản hồi thông tin nhanh nhạy, chuẩn xác.

• Giao tiếp, ứng xử khéo léo; phong thái tự tin, chuyên nghiệp và chỉn chu.

• Thành thạo tin học văn phòng, các ứng dụng quản lý công việc và nền tảng điều hành (như Base.vn, Teams,,…).

(Desired Skills)

• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp công việc tốt.

• Kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc và xử lý tình huống linh hoạt.

• Thành thạo Word, Excel.

• Chủ động, cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm cao.

• Bảo mật tuyệt đối: Có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết giữ kín toàn bộ thông tin công việc và đời tư của Lãnh đạo.

• Tận tâm & Chu đáo: Tinh tế, chú ý đến từng chi tiết nhỏ trong công việc và đời sống phục vụ Lãnh đạo.

• Sẵn sàng linh hoạt: Chịu được áp lực cao, có khả năng đi công tác hoặc làm việc ngoài giờ theo tiến độ các dự án/sự kiện lớn.

[Salary]

• Lương cứng: 15-18 triệu

• Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, thời gian làm việc flexible.

• Review tăng lương hàng năm (Từ 5 – 20%) theo mức độ phát triển năng lực qua đánh giá Performance Review

• Đóng Bảo hiểm theo Luật Lao động và tham gia gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cá nhân khi gắn bó lâu dài.

• Nghỉ phép, các ngày lễ, tết theo quy định của Luật

• Tham gia các hoạt động du lịch, nghỉ mát theo chính sách của công ty.

• Cơ hội được tham gia đào tạo thường xuyên theo nguyện vọng của cá nhân và lộ trình đặt ra.

• Tham gia các hoạt động social activities của công ty gồm: company trips, tiệc liên hoan, tiệc mừng doanh số, tiệc đạt mốc thành tựu mới và hàng loạt các buổi liên hoan, sinh nhật và hoạt động giao lưu giải trí với các bộ phận khác.