7 Bước tổ chức Chương trình Gala Dinner Chuyên Nghiệp & Ấn Tượng

Sự kiện GALA DINNER Đảo Hạnh Phúc
Rate this post

Gala dinner là một sự kiện quan trọng, thường được tổ chức nhằm mục đích tri ân khách hàng, đối tác, nhân viên, hoặc các sự kiện đặc biệt khác. Một chương trình gala dinner thành công sẽ mang đến những trải nghiệm đáng nhớ và ấn tượng cho khách mời, góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.

Vậy làm thế nào để tổ chức một chương trình gala dinner thành công? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn những kinh nghiệm cần thiết để tổ chức một chương trình gala dinner chuyên nghiệp và ấn tượng.

7 BƯỚC TỔ CHỨC 1 CHƯƠNG TRÌNH GALA DINNER CHUYÊN NGHIỆP & ÂN TƯỢNG:

Bước 1: Xác định mục đích và đối tượng tham dự

Xác định mục đích

Xác định mục tiêu 
Xác định mục tiêu

Trước khi bắt đầu tổ chức, bạn cần xác định rõ mục đích của chương trình gala dinner như thế nào. Bạn tổ chức chương trình này nhằm mục đích gì? Tri ân khách hàng? Kỷ niệm thành lập doanh nghiệp? Hay là một sự kiện đặc biệt khác? Tùy theo mục đích của chương trình mà bạn có định hướng giúp lựa chọn địa điểm, thời gian, thực đơn, chương trình… phù hợp nhất.

Đối tượng tham dự

Bạn cũng cần xác định rõ đối tượng tham dự chương trình gala dinner của mình. Họ là ai? Độ tuổi? Sở thích?… Từ đó, bạn có thể lựa chọn chủ đề, phong cách trang trí, và các hoạt động phù hợp để thu hút và tạo ấn tượng với khách mời.

Bước 2: Dự trù chi phí

Dự trù chi phí cho sự kiện 
Dự trù chi phí cho sự kiện

Dự trù ngân sách cho chương trình là việc ưu tiên trong quy trình xây dựng và tổ chức bất kỳ sự kiện nào. Và đối với chương trình gala dinner cũng vậy. Các bạn cần xác định số tiền dự kiến sẽ chi tiêu cho sự kiện, từ đó lên kế hoạch chuẩn bị mọi thứ từ việc thuê địa điểm, xác định quy mô chương trình, thực đơn, trang trí, thiết kế…

Hãy đảm bảo các hạng mục chi tiết phân bổ chi phí cân đối, tránh tối đa các khoản phát sinh và tối ưu ngân sách. Sau khi hoàn thành, hãy triển khai công việc của nhân sự liên quan để mọi người chuẩn bị tốt trước khi chương trình gala dinner diễn ra. Lưu ý, để bữa tiệc được suôn sẻ, bạn cần tổng kiểm tra lại một lần nữa trước một ngày để tránh thiếu sót các vật dụng cần thiết cho bữa tiệc.

Bước 3: Lên ý tưởng, concept thiết kế, trang trí cho chương trình

Xây dựng ý tưởng, concept cho chương trình
Xây dựng ý tưởng, concept cho chương trình

Bên cạnh việc chuẩn bị tốt các hạng mục công việc tổ chức chương trình thì việc lên ý tưởng, concept cho toàn bộ chương trình cũng chiếm phần quan trọng trong chương trình Gala Dinner.

Bất kỳ ý tưởng nào hay không nhất thiết cần quá cầu kỳ, phức tạp, nhưng cần mang tính chỉn chu và hoàn chỉnh.

Trước khi bắt tay xây dựng ý tưởng cho đêm tiệc, bạn hãy nhớ và lưu ý một vài điều sau đây:

  • Ý tưởng Gala Dinner cần phù hợp với thực tế và chi phí: Điều này sẽ giúp đêm tiệc Gala Dinner của bạn trở nên thành công, tạo được sự ấn tượng đáng nhớ đối với khách mời, giúp chương trình của bạn ghi dấu ấn với khách mời.
  • Mỗi ý tưởng Gala Dinner sẽ mang đến những màu sắc khác nhau: Để lựa chọn một ý tưởng Gala Dinner vừa đảm bảo thể hiện được mục đích của chương trình, vừa mang đến những nét mới lạ, hấp dẫn là điều không dễ dàng. Bạn cần khảo sát xu hướng, sở thích hiện nay của đối tượng mục tiêu để đưa ra những quyết định và hướng đi đúng đắn cho đêm tiệc của mình.

Và khi đã xác định được chủ đề rõ ràng thì mọi vấn đề liên quan đến sự kiện (banner, backdrop, hoa trang trí…), kịch bản, hoạt động chương trình sẽ rõ ràng và có định hướng hơn.

Bước 4: Chọn địa điểm, thời gian, thực đơn

Lên kế hoạch tổ chức cho đêm tiệc Gala Dinner
Lên kế hoạch tổ chức cho đêm tiệc Gala Dinner

Sau khi đã xác định rõ mục đích, đối tượng tham dự, và dự trù kinh phí, bạn có thể bắt đầu lên kế hoạch cụ thể cho chương trình gala dinner của mình. Các hạng mục cần lên kế hoạch bao gồm:

Lựa chọn địa điểm

Tùy theo ý tưởng, số lượng khách tham dự tại đêm tiệc sẽ quyết định tới lựa chọn địa điểm của bạn. Địa điểm tổ chức gala dinner cần có không gian rộng rãi, thoáng đãng, và có đầy đủ các tiện nghi cần thiết. Có một vài yếu tố bắt buộc cần được xem xét khi đưa ra lựa chọn địa điểm tổ chức Gala Dinner, bao gồm:

  • Kích thước và quy mô sự kiện: Địa điểm cần đủ rộng để chứa tất cả khách mời và các hoạt động của sự kiện Gala Dinner.
  • Thiết kế và phong cách: Mỗi địa điểm đều có thiết kế và phong cách riêng, vậy nên trước khi lựa chọn, bạn cần đi khảo sát để đảm bảo rằng địa điểm đó phù hợp với ý tưởng đêm tiệc.
  • Vị trí: Địa điểm cần thuận tiện cho việc di chuyển, an ninh trong việc trông giữ xe của khách mời.
  • Dịch vụ và tiện nghi: Địa điểm cần cung cấp các dịch vụ và tiện nghi cần thiết cho sự kiện, chẳng hạn như âm thanh, ánh sáng, trang trí, ẩm thực…
  • Chi phí: Chi phí tổ chức sự kiện tại địa điểm cần phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

Dựa trên các yếu tố trên, bạn có thể lựa chọn các loại địa điểm tổ chức gala dinner như sau:

  • Trung tâm hội nghị: Trung tâm hội nghị là địa điểm tổ chức gala dinner phổ biến nhất. Các trung tâm hội nghị thường có diện tích rộng, chứa được một lượng lớn khách hàng, thiết kế hiện đại, cung cấp đầy đủ các dịch vụ và tiện nghi cần thiết dành cho một
  • Nhà hàng: Nhà hàng cũng là một lựa chọn phổ biến phù hợp cho việc tổ chức gala dinner. Các nhà hàng thường có không gian ấm cúng, sang trọng, và cung cấp ẩm thực đa dạng.
  • Khách sạn: Khách sạn thường có nhiều không gian khác nhau, linh hoạt theo độ chứa khách tham dự, tùy thuộc vào có thể sử dụng để tổ chức gala dinner, chẳng hạn như sảnh tiệc, phòng họp, sân vườn…
  • Khu nghỉ dưỡng: Khu nghỉ dưỡng cũng là một trong những lựa chọn lý tưởng dành cho việc tổ chức gala dinner. Các khu nghỉ dưỡng thường có không gian rộng rãi, thoáng mát, và cung cấp các dịch vụ giải trí đa dạng. Tại đây, không chỉ tổ chức đêm tiệc Gala Dinner mà bạn có thể kết hợp với chuyến nghỉ dưỡng lý tưởng.
  • Không gian ngoài trời: Không gian ngoài trời là một lựa chọn độc đáo và ấn tượng cho việc tổ chức gala dinner. Các không gian ngoài trời thường có bầu không khí thoáng mát, dễ chịu, và phù hợp với các sự kiện có quy mô lớn.

Lựa chọn thời gian tổ chức

Thời gian tổ chức gala dinner cũng là yếu tố quan trọng cho đêm tiệc của bạn. Việc sắp xếp hợp lý sẽ giúp chương trình của bạn đạt lượng tham dự đông đảo nhất. Bạn có thể lựa chọn khoảng thời gian nghỉ cuối tuần, cuối năm để tổ chức chương trình của mình.

Lựa chọn thực đơn

Hiện nay, thực đơn dành cho tiệc Gala Dinner khá đa dạng, bạn hoàn toàn có thể chọn thực đơn có sẵn hay tạo dựng 1 thực đơn mới phụ thuộc vào sở thích của đại đa số khách mời tham dự chương trình.

Dưới đây là gợi ý thực đơn của Newday Media:

  • Thực đơn 1: Buffet tự chọn: Tiệc buffet là loại tiệc phổ biến được ưa chuộng và lựa chọn trong hầu hết các bữa tiệc. Tiệc buffet khá đa dạng như tiệc buffet hải sản, tiệc đồ âu, tiệc đồ á…
  • Thực đơn 2: Thực đơn theo món: Nếu như chương trình gala dinner của bạn hướng tới sự chi tiết, thì có thể lựa chọn thực đơn này. Đối với thực đơn này, các bạn có thể lựa chọn từng món sẽ có trong chương trình.
  • Thực đơn 3: Các món ăn và đồ uống nhẹ: Thay vì những thực đơn dành cho bữa chính, bạn có thể chuẩn bị tiệc ngọt dành cho khách mời tham dự. Tiệc ngọt sẽ dễ dàng phù hợp với đa số khách mời.

Lựa chọn Đội ngũ tổ chức/đơn vị cung cấp:

Chương trình Gala Dinner sẽ bao gồm rất nhiều hạng mục, việc lựa chọn đội ngũ tổ chức uy tín cùng những nhà cung cấp lâu năm cũng là bước quan trọng của chương trình. Hãy đảm bảo rằng Đội ngũ tổ chức bạn lựa chọn đã có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức Gala Dinner nhé!

Bước 5: Lên kịch bản chi tiết cho chương trình

Hãy tham khảo mẫu kịch bản chương trình Gala Dinner dưới đây:

Thời gian Phần chương trình Mô tả
10 phút Phần đón khách – PG điều phối đứng đón khách tại bàn check in bên ngoài
10 phút Phần khai mạc chương trình – MC khai mạc chương trình

– Phát biểu khai mạc của ban lãnh đạo/người nắm giữ chức vụ cao

5-10 phút Phần công bố và trao thưởng – MC dẫn nối và điều phối công bố từng hạng mục trao giải.

– Các đại biểu lên trao giải

5 phút Khai tiệc Ban lãnh đạo trực tiếp lên phát biểu và khai tiệc sau phần lễ để tiến đến phần hội của chương trình
60 phút Bữa tiệc và trò chơi tương tác – Triển khai ăn tiệc

– Các tiết mục văn nghệ sẽ được trình diễn lần lượt trong thời gian khách mời dùng tiệc

– Mini game 1

– Các tiết mục văn nghệ sẽ được trình diễn lần lượt sau mini game 1

– Mini game 2

– Các tiết mục văn nghệ sẽ được trình diễn lần lượt sau mini game 2

– Trao giải mini game 1 và mini game 2

10 phút Phần kết thúc – MC cảm ơn mọi người đã tham gia chương trình.

– Kết thúc chương trình bằng một tiết mục biểu diễn cuối cùng để tạo sự vui tươi và kết thúc chương trình một cách trọn vẹn.

Bước 6: Triển khai chương trình

Ảnh sưu tầm
Ảnh sưu tầm

Mỗi chương trình đều có các hạng mục công việc trước – trong – sau khi được đưa ra tổ chức. Chương trình Gala Dinner cũng không ngoại lệ. Hãy cùng tham khảo một vài công việc cần hoàn thành theo từng giai đoạn được Newday Media liệt kê dưới đây:

Trước chương trình Gala Dinner

  • Lên danh sách chi tiết nội dung trong chương trình: tiết mục văn nghệ, kịch bản MC, bố cục chương trình…
  • Thiết kế và thi công sân khấu tổ chức: Triển khai các bản thiết kế và thuê thi công theo concept, ý tưởng được lựa chọn của chương trình.
  • Trang trí hội trường, khu vực tổ chức phù hợp với quy mô chương trình gala dinner: Sau khi lựa chọn được địa điểm thực hiện chương trình, các bạn cần bắt tay ngay vào việc trang trí hội trường.
  • Lựa chọn nhân sự MC, ca sĩ, nhóm nhảy biểu diễn trong chương trình: Lựa chọn các nhân sự xuất hiện tại chương trình phù hợp với yêu cầu, concept của chương trình bạn đã lên kế hoạch.
  • Lắp đặt thiết bị âm thanh, ánh sáng sử dụng cho sự kiện: Để sự kiện trở nên lung linh và hoành tráng hơn, dù quy mô nhỏ tổ chức tại văn phòng công ty hay thuê hội trường lớn, các bạn nên chuẩn bị các thiết bị âm thanh, ánh sáng chất lượng để đảm bảo rằng chất lượng sẽ tốt nhất cho chương trình của bạn đang thực hiện.
  • Tổng duyệt chương trình: Trước khi diễn ra bất kỳ sự kiện dù lớn hay nhỏ nào, việc tổng duyệt chương trình là điều vô cùng cần thiết để đảm bảo rằng chương trình của bạn sẽ giảm thiểu được tình trạng xảy ra những vấn đề phát sinh không muốn có cũng như tất cả các nhân sự, BTC sẽ đảm nhiệm vị trí của mình một cách chỉn chu nhất. Nhằm giúp cho sự kiện của bạn được suôn sẻ.
  • Chuẩn bị thực đơn, tiệc: Lựa chọn thực đơn phù hợp với giá cả, những món ăn mang đậm không khí Giáng sinh.

Trong chương trình Gala Dinner

  • Giám sát chương trình, đảm bảo các hạng mục tiết mục diễn ra đúng kế hoạch: Triển khai và quản lý chương trình theo lịch trình bạn đã đặt ra
  • Hỗ trợ khách mời trong quá trình diễn ra buổi lễ: Phân bổ nhân sự nhằm hỗ trợ những phát sinh không đáng có trong buổi lễ sự kiện
  • Vận hành chỉn chu các đầu hạng mục đã liệt kê trong phần kế hoạch: Triển khai và thực hiện đầy đủ các hạng mục được liệt kê trước đó nhằm không bỏ lỡ công việc để đảm bảo rằng sự kiện của bạn đạt được hiệu quả tốt nhất.

Sau chương trình Gala Dinner

Phía sau chương trình Gala dinner
Phía sau chương trình Gala dinner
  • Dọn dẹp lại địa điểm tổ chức sự kiện: Bạn có thể lựa chọn hình thức tự dọn dẹp hoặc thuê dịch vụ dọn dẹp sau sự kiện để đảm bảo sạch sẽ và trả lại tình trạng nguyên vẹn cho địa điểm tổ chức sự kiện.
  • Đảm bảo hoàn toàn tất cả các thiết bị kỹ thuật đều được trả lại đúng vị trí cũ và không có gì xảy ra hư hỏng: Kiểm tra hoàn toàn tất cả thiết bị kỹ thuật thuê trước sự kiện để đảm bảo không có phát sinh thêm.
  • Kiểm tra xem tất cả các hóa đơn đã được hạch toán và thanh toán chưa: Xử lý các khoản thu chi, hóa đơn được chi tiêu trong quá trình trước – trong – sau sự kiện

Bước 7: Hậu cần

Sau khi chương trình gala dinner kết thúc, khách mời ra về, bạn cần thực hiện các công việc hậu cần như dọn dẹp, thu dọn…

Thu dọn, tháo gỡ sân khấu sau sự kiện
Thu dọn, tháo gỡ sân khấu sau sự kiện

LƯU Ý KHI TRIỂN KHAI CHƯƠNG TRÌNH GALA DINNER

Một số lưu ý khi tổ chức chương trình gala dinner

  • Lựa chọn MC chuyên nghiệp: Người quan trọng nhất của một chương trình đó là MC dẫn dắt. Vậy nên khi MC bạn lựa chọn chuyên nghiệp đồng nghĩa với việc chương trình của bạn sẽ giảm bớt những sai sót nhỏ không đáng có. Hãy chắc chắn rằng bạn đã trao đổi với MC cẩn thận, rõ ràng để MC nắm rõ những gì chương trình gala dinner của bạn muốn truyền tải, đảm bảo chương trình đi đúng hướng với thông điệp và ý nghĩa của buổi tiệc.
  • Lên checklist cần thiết cho từng hạng mục công việc nhằm không bỏ quên bất kì công việc lớn nhỏ nào trong việc chuẩn bị chương trình gala dinner
  • Chuẩn bị chu đáo: Để tổ chức một chương trình gala dinner thành công, bạn cần chuẩn bị chu đáo từ khâu lên kế hoạch, triển khai đến hậu cần.
  • Nội dung chương trình: Để chương trình của bạn không bị hòa lẫn với muôn vàn chương trình gala dinner khác, bạn cần có một kịch bản chương trình thu hút khách mời tham dự, việc chú trọng vào tạo điểm nhấn đặc biệt cho chương trình là điều thiết yếu. Để tránh cho đêm gala dinner của bạn không có điểm nhấn, bạn nên lên kế hoạch trước về điểm nhấn đó sẽ diễn ra thế nào tại gala. Điểm nhấn có thể đến từ ý tưởng chủ đề, đến từ các tiết mục văn nghệ, hay những thước phim…
  • Thường xuyên kiểm tra, giám sát: Trong quá trình triển khai chương trình, bạn cần thường xuyên kiểm tra, giám sát để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và thành công.
  • Lựa chọn đơn vị tổ chức uy tín: Nếu không có kinh nghiệm tổ chức sự kiện, bạn nên lựa chọn đơn vị tổ chức uy tín để đảm bảo chương trình diễn ra thành công. Bên cạnh đó, bạn cần lựa chọn đội ngũ nhân sự

Trên đây là những gợi ý của Newday Media cung cấp về cách triển khai và một vài lưu ý cần thiết khi thực hiện chương trình Gala Dinner. Nếu bạn đang gặp vấn đề về ý tưởng hay cách triển khai nào và thông tin chi tiết có thể liên hệ với Newday. Newday Media sẽ giúp các bạn hoàn thành ý tưởng một cách hoàn hảo.

Với gần 15 năm kinh nghiệm trong ngành Truyền thông & Sự kiện, Newday Media từng hợp tác, triển khai bộ nhận diện thương hiệu cho nhiều đơn vị lớn như GELEXIMCO, C.P, VBCWE,… dựa trên tinh thần sáng tạo và tính cách đặc trưng của doanh nghiệp.

Để được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ tổ chức sự kiện, quý đối tác/khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại: 0904.033.333/ 0962.577.770 hoặc để lại thông tin Tại đây.