11 Bước xây dựng kế hoạch tổ chức Hội chợ Ấn Tượng

Kế hoạch tổ chức thông minh giúp định rõ cách thức tiếp cận và tương tác với khách hàng mục tiêu 
Rate this post

TẠI SAO CẦN LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM?

Trước khi bắt đầu triển khai bất kỳ chương trình hội chợ, triển lãm nào, khâu chuẩn bị là vô cùng quan trọng. Lập kế hoạch tổ chức không chỉ đảm bảo sự thành công của sự kiện, thu hút đối tượng khách hàng mục tiêu mà còn tạo ra những cơ hội hợp tác đầu tư tiềm năng trong tương lai. Cụ thể, lập kế hoạch mang lại những lợi ích sau:

  • Tăng tương tác và giao tiếp: Hội chợ là cơ hội tốt để tương tác trực tiếp với khách hàng, đối tác và những người quan tâm. Kế hoạch tổ chức tốt sẽ giúp đảm bảo yếu tố về gian hàng ấn tượng và có các hoạt động tương tác để thu hút sự chú ý.
  • Quảng bá thương hiệu: Hội chợ hay triển lãm là một nơi thích hợp để quảng bá thương hiệu với một lượng lớn người tham gia. Một kế hoạch tổ chức thông minh có thể giúp định rõ cách thức tiếp cận và tương tác với khách hàng mục tiêu.
  • Tạo cơ hội kinh doanh: Hội chợ có thể tạo ra cơ hội kinh doanh mới thông qua việc thiết lập mối quan hệ với các đối tác, nhà cung cấp, hoặc khách hàng tiềm năng. Kế hoạch tổ chức cần xác định rõ mục tiêu và chiến lược để tận dụng những cơ hội này.
  • Nâng cao hình ảnh công ty: Một hội chợ triển lãm được tổ chức chặt chẽ và chuyên nghiệp có thể giúp nâng cao hình ảnh của công ty trong mắt khách hàng và đối tác. Các chi tiết như bố trí gian hàng, trang trí, và các hoạt động sự kiện đều cần được xem xét kỹ lưỡng.
  • Đánh giá và cải thiện: Kế hoạch tổ chức không chỉ đảm bảo sự thành công của sự kiện mà còn cung cấp cơ hội để đánh giá và cải thiện. Việc thu thập phản hồi từ cả khách hàng và những người tham gia sự kiện sẽ giúp xác định những điểm mạnh và yếu của hội chợ, từ đó cải thiện trong tương lai.
  • Quản lý tài chính: Một kế hoạch tổ chức rõ ràng giúp quản lý ngân sách hiệu quả. Điều này bao gồm việc xác định các chi phí, phân bổ nguồn lực, và đảm bảo rằng các chi tiêu đều được kiểm soát.
  • Tuân thủ các quy định và luật lệ: Hội chợ hay triển lãm thường phải tuân thủ các quy định và luật lệ ở địa phương và quốc tế. Kế hoạch tổ chức cần đảm bảo rằng mọi hoạt động sẽ tuân thủ những quy định này để tránh vấn đề pháp lý.
Kế hoạch tổ chức thông minh giúp định rõ cách thức tiếp cận và tương tác với khách hàng mục tiêu 
Kế hoạch tổ chức thông minh giúp định rõ cách thức tiếp cận và tương tác với khách hàng mục tiêu

11 BƯỚC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM

Xác định mục đích và mục tiêu

Xác định rõ mục đích và mục tiêu của sự kiện giúp định hình toàn bộ kế hoạch và quy trình tổ chức, đồng thời đảm bảo sự hợp nhất và hiệu quả của sự kiện.

Khi xác định mục đích, doanh nghiệp cần phải trả lời được các câu hỏi như: Mục đích chính của hội chợ triển lãm là gì? Công ty muốn đạt được điều gì thông qua hội chợ này? Ví dụ mục đích có thể là giới thiệu sản phẩm mới, thúc đẩy doanh số, hoặc xây dựng thương hiệu…

Từ mục đích đó sẽ đặt ra được những mục tiêu tương ứng: doanh số bán hàng trong thời gian diễn ra hội chợ là bao nhiêu? hội chợ tiếp cận được bao nhiêu khách hàng? hiệu quả đem lại như thế nào?… Mục tiêu càng cụ thể, doanh nghiệp sẽ càng dễ dàng đạt được những kết quả mong muốn.

Việc xác định mục đích và mục tiêu cũng sẽ hỗ trợ quá trình lựa chọn gian hàng, thiết kế không gian trưng bày và các hoạt động kèm theo.

Xác định đối tượng khách hàng hướng đến

Bước quan trọng tiếp theo trong quá trình tổ chức hội chợ hoặc triển lãm là xác định đối tượng khách hàng mục tiêu. Việc này đóng vai trò quyết định trong việc kế hoạch quảng bá, truyền thông, và tất cả các chiến lược tương tác khác để đảm bảo sự kiện thu hút đúng đối tượng, tránh việc truyền thông sai đối tượng, dẫn đến lãng phí ngân sách và nguồn lực.

Khi xác định đối tượng khách hàng, tổ chức cần phải nắm rõ thông tin về sở thích, nhu cầu, và đặc điểm đặc biệt của nhóm này. Điều này giúp xác định kênh truyền thông phù hợp, nội dung quảng cáo, và cách tiếp cận khách hàng hiệu quả.

Triển lãm 60 năm tỉnh Quảng Ninh hướng đến toàn bộ người dân và du khách tại tỉnh 
Triển lãm 60 năm tỉnh Quảng Ninh hướng đến toàn bộ người dân và du khách tại tỉnh

Việc chọn đúng đối tượng khách hàng cũng ảnh hưởng đến việc lựa chọn đối tác và nhà tài trợ, vì những đối tác này cần phải liên quan đến đối tượng mục tiêu của sự kiện. Ngoài ra, việc tạo ra nội dung và trải nghiệm sự kiện phù hợp với đối tượng sẽ giúp tăng cường sự tương tác và kết nối.

Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu không chỉ giúp tối ưu hóa chiến lược quảng bá mà còn là chìa khóa để đạt được sự hiệu quả cao nhất từ sự kiện, vì nó tập trung vào nhóm người có khả năng quan tâm và tương tác tích cực nhất.

Chọn địa điểm và thời gian tổ chức

Khi chọn địa điểm, tổ chức cần xem xét nhiều yếu tố như tiện ích, diện tích, vị trí địa lý, và sức chứa của địa điểm. Địa điểm phải thuận lợi cho việc tiếp cận đối tượng khách hàng mục tiêu và đồng thời đảm bảo rằng các hoạt động sự kiện có không gian và cơ sở vật chất cần thiết, đây là quyết định quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện.

Thời gian tổ chức cần phải thuận lợi cho đối tượng khách hàng và không bị cạnh tranh với các sự kiện quan trọng khác trong cùng khu vực. Thời gian cũng ảnh hưởng đến sự tham gia của đối tác, nhà tài trợ và khách hàng, do đó, cần phải được lựa chọn một cách chiến lược.

Gian hàng ấn tượng tại Lễ hội chào xuân Vinhomes Smart City do Newday Media tổ chức 
Gian hàng ấn tượng tại Lễ hội chào xuân Vinhomes Smart City do Newday Media tổ chức

Lập kế hoạch ngân sách

Kế hoạch ngân sách hội chợ đòi hỏi sự chi tiết, tỉ mỉ và sự cân nhắc kỹ lưỡng đối với các yếu tố như chi phí đăng ký, chi phí gian hàng, trang thiết bị sự kiện, chi phí quảng cáo, chi phí nhân sự. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán được tổng chi phí và đảm bảo rằng nguồn lực được phân bổ đúng đắn.

Kế hoạch ngân sách cũng nên bao gồm những chi phí không dự kiến để đề phòng cho những biến động có thể xảy ra. Quản lý ngân sách một cách có hiệu quả là chìa khóa để tránh các vấn đề tài chính không mong muốn, đảm bảo mọi chi phí được quản lý hiệu quả và đáp ứng đúng mục tiêu của sự kiện.

Lên ý tưởng chủ đề và concept thiết kế

Ý tưởng chủ đề và concept thiết kế là một phần quan trọng để tạo ra một không gian trưng bày ấn tượng và thu hút sự tương tác với đối tượng khách hàng mục tiêu.

Ý tưởng chủ đề cần phản ánh được giá trị của sự kiện và mang bản sắc riêng của doanh nghiệp, đồng thời cần dễ nhớ để khắc ghi trong tâm trí khách hàng. Nó cũng cần phải liên quan chặt chẽ đến lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm/dịch vụ cụ thể mà hội chợ triển lãm muốn quảng bá.

Concept thiết kế bao gồm việc xác định cách bố trí không gian, màu sắc, ánh sáng của gian hàng và các yếu tố trực quan khác. Concept cần phải tương thích với ý tưởng chủ đề và đồng bộ với thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền đạt. Việc bày trí, trang trí gian hàng cũng cần có tính thẩm mỹ và sáng tạo cao.

Quá trình này đòi hỏi sự sáng tạo và hiểu biết về thị trường cũng như đối tượng khách hàng. Một ý tưởng độc đáo và concept thiết kế sáng tạo sẽ tạo ra không gian triển lãm không chỉ thuận lợi cho trưng bày sản phẩm/dịch vụ mà còn tạo nên những trải nghiệm độc đáo và gây ấn tượng mạnh mẽ trong tâm trí khách tham gia.

Concept thiết kế và ý tưởng chủ đạo sẽ giúp các không gian trưng bày có sự đồng bộ với nhau 

Concept thiết kế và ý tưởng chủ đạo sẽ giúp các không gian trưng bày có sự đồng bộ với nhau 
Concept thiết kế và ý tưởng chủ đạo sẽ giúp các không gian trưng bày có sự đồng bộ với nhau

Xin giấy phép tổ chức hội chợ

Xin giấy phép không chỉ là một bước quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp xây dựng uy tín cho sự kiện. Các cơ quan chính quyền thường kiểm tra các điều kiện an toàn và tiêu chuẩn của sự kiện để đảm bảo rằng nó không gây nguy hiểm cho người tham gia và cộng đồng xung quanh.

Trong quá trình xin giấy phép, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến các yếu tố như vị trí tổ chức, sự an toàn, quy mô sự kiện, và các quy định về môi trường. Bằng cách làm đúng quy trình xin giấy phép, doanh nghiệp có thể tránh được những vấn đề pháp lý không mong muốn và đồng thời tăng cường sự chuyên nghiệp và uy tín trong mắt cộng đồng và đối tác.

Giấy phép tổ chức hội chợ, triển lãm là thủ tục cần xin càng sớm càng tốt 
Giấy phép tổ chức hội chợ, triển lãm là thủ tục cần xin càng sớm càng tốt

Truyền thông trước và sau sự kiện

Việc lập kế hoạch và triển khai chiến lược truyền thông trước – trong – sau sự kiện sẽ giúp tạo được thu hút của người dùng đối với hội chợ, triển lãm.

Trước sự kiện, chiến lược truyền thông tập trung vào tạo sự háo hức và thu hút sự chú ý của đối tượng khách hàng. Các kênh truyền thông như mạng xã hội, email, và truyền hình có thể được sử dụng để thông báo về sự kiện, giới thiệu các điểm nổi bật và kêu gọi sự tham gia.

Sau sự kiện, truyền thông tiếp tục đóng vai trò duy trì sức nóng và sự liên kết với cộng đồng. Việc chia sẻ hình ảnh, video highlight và tổng hợp phản hồi từ sự kiện trên các nền tảng truyền thông giúp tạo ra một ấn tượng tích cực và duy trì sự quan tâm của khách hàng, đối tác sau sự kiện.

Chuẩn bị các công tác hậu cần

Công tác hậu cần là một phần không thể thiếu để đảm bảo rằng sự kiện diễn ra suôn sẻ và có hiệu suất cao.

Công tác hậu cần bao gồm việc kiểm tra lại mọi chi tiết về gian hàng, trang thiết bị hạ tầng, âm thanh, ánh sáng, kết nối internet cho đến việc thu dọn sau sự kiện để tái sử dụng và giữ gìn cơ sở vật chất. Ngoài ra, đội hậu cần cũng cần thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng để đánh giá hiệu suất sự kiện và cung cấp dữ liệu để cải thiện trong tương lai.

Chuẩn bị kỹ lưỡng cho công tác hậu cần không chỉ đảm bảo sự kiện diễn ra thành công mà còn là cơ sở để phát triển và hoàn thiện trong những sự kiện sắp tới.

Triển khai hội chợ triển lãm

Khi các kế hoạch và sự chuẩn bị trước đó đều đã sẵn sàng, việc triển khai hội chợ, triển lãm sẽ dễ dàng và trơn tru hơn. Triển khai hội chợ đòi hỏi sự chú ý đặc biệt đến mọi chi tiết để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.

Trong giai đoạn này, việc quản lý thời gian và nguồn lực là quan trọng. Đội ngũ tổ chức cần quản lý chặt chẽ mọi khía cạnh của chương trình từ tiếp đón khách, giới thiệu mặt hàng, kiểm soát đối tượng tham gia đến việc theo dõi an toàn và an ninh để đảm bảo người tham gia sự kiện có được trải nghiệm tích cực và thú vị.

Tuần Lễ Văn Hoá Ẩm Thực BBQ Thế Giới tại Vinhomes Smart City do Newday Media tổ chức
Tuần Lễ Văn Hoá Ẩm Thực BBQ Thế Giới tại Vinhomes Smart City do Newday Media tổ chức

Chăm sóc khách hàng sau sự kiện

Sau khi kết thúc một chương trình hội chợ hay triển lãm, bước quan trọng không kém đó là chăm sóc khách hàng. Điều này không chỉ giúp duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại mà còn tạo ra cơ hội để phát triển thêm doanh số bán hàng trong tương lai. Việc chăm sóc khách hàng sau sự kiện này đòi hỏi sự chuyên nghiệp và tận tâm từ đội ngũ nhân viên kinh doanh.

Trong bước này, doanh nghiệp có thể tổ chức gửi email cảm ơn, cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm hay dịch vụ, và hỏi ý kiến phản hồi từ khách hàng. Việc này không chỉ tăng cường ấn tượng tích cực về thương hiệu mà còn giúp xác định những điểm cần cải thiện. Hơn nữa, việc tạo ra các ưu đãi đặc biệt hay khuyến mãi sau sự kiện cũng là một cách hiệu quả để khích lệ khách hàng tiếp tục hợp tác và đặt hàng.

Chăm sóc khách hàng sau sự kiện là bước nhiều doanh nghiệp bỏ qua
Chăm sóc khách hàng sau sự kiện là bước nhiều doanh nghiệp bỏ qua

Đánh giá và đo lường kết quả

Bước cuối cùng không thể thiếu trong quy trình tổ chức chương trình hội chợ hoặc triển lãm là đánh giá và đo lường kết quả.

Trước hết, đánh giá các mục tiêu đặt ra trước sự kiện là cần thiết, bao gồm việc xem xét liệu các mục tiêu về doanh số bán hàng, tăng cường thương hiệu, hay thu hút đối tác có đạt được không. Các chỉ số khác như số lượng khách tham dự, tương tác trực tuyến, hay lượt chia sẻ trên mạng xã hội cũng là những yếu tố quan trọng để đo lường thành công của sự kiện. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược tổ chức sự kiện trong tương lai để ngày càng làm tăng giá trị và hiệu suất của mình.

Những ưu điểm, nhược điểm khi lập kế hoạch tổ chức hội chợ

Ưu điểm:

  • Giúp đảm bảo hội chợ diễn ra suôn sẻ, thành công: Khi mọi công tác chuẩn bị cho sự kiện đã được chuẩn bị từ trước, đội ngũ tổ chức sẽ dễ dàng kiểm soát và có cách giải quyết tối ưu nhất cho mọi tình huống diễn ra. Lên kế hoạch cẩn thận cũng giúp nhận biết và giải quyết sớm các vấn đề có thể phát sinh, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự kiện diễn ra mượt mà.
  • Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình hội chợ diễn ra: Kế hoạch chi tiết giúp xác định rõ ràng các công đoạn cần thực hiện, từ việc đặt địa điểm, xây dựng gian hàng, đến quảng bá và tiếp thị. Bằng cách này, nhà tổ chức có thể kiểm soát mọi hoạt động được thực hiện theo kịp thời gian và giảm bớt áp lực tài chính, tạo ra một sự kiện hội chợ hiệu quả và thành công.

  • Giảm thiểu rủi ro và phát sinh: Bằng cách xác định trước các yếu tố tiềm ẩn có thể gây nguy hiểm hoặc ảnh hưởng đến kế hoạch, nhà tổ chức có thể đề xuất những biện pháp phòng tránh và giải pháp dự phòng.
  • Lên kế hoạch cẩn thận giúp nhận biết và đối mặt với các vấn đề trước khi chúng trở thành thách thức lớn, từ việc quản lý đám đông đến xử lý sự cố kỹ thuật. Đồng thời, việc có kế hoạch dự phòng cho những tình huống khẩn cấp giúp đảm bảo sự kiện vẫn diễn ra suôn sẻ ngay cả khi có xảy ra vấn đề.

Nhược điểm:

  • Tốn thời gian và công sức để chuẩn bị: Kế hoạch tổ chức hội chợ, triển lãm bao gồm rất nhiều kế hoạch nhỏ yêu cầu độ chi tiết, tỉ mỉ và chính xác cao như kế hoạch chương trình, kế hoạch hậu cần, kế hoạch truyền thông… Do đó các công đoạn này đòi hỏi các nhà tổ chức phải đầu tư thời gian và công sức chuẩn bị để đảm bảo hội chợ được diễn ra thành công.
  • Khó khăn trong việc dự trù chi phí: Một số yếu tố có thể khó để ước lượng chính xác từ trước như chi phí quảng cáo, chi phí vận chuyển hay chi phí nhân sự. Điều này làm tăng rủi ro cho việc đặt ra một kế hoạch chi tiêu hợp lý từ đầu.
  • Kế hoạch có thể không được thực hiện đúng như dự kiến: Trong ngành tổ chức sự kiện, mọi chuyện đều có thể thay đổi đến phút cuối, do đó cũng có khả năng kế hoạch không được thực hiện đúng như dự kiến. Nhà tổ chức luôn phải giữ một tâm thế bình tĩnh và sẵn sàng cho mọi tình huống phát sinh.

Việc lập kế hoạch tổ chức hội chợ, triển lãm mang lại nhiều cơ hội và thách thức. Quan trọng nhất là phải có một chiến lược cẩn thận và thực hiện kế hoạch một cách có tổ chức để tối đa hóa các ưu điểm và giảm thiểu nhược điểm.

Newday Media đồng hành cùng khách hàng lập kế hoạch tổ chức hội chợ triển lãm ấn tượng

Đã từng đồng hành với nhiều khách hàng, đối tác trong các dự án tổ chức hội chợ, triển lãm lớn, Newday Media có nhiều kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch và tạo ra những ý tưởng sáng tạo, độc bản. Nếu muốn biết thêm những cách thức lập kế hoạch tổ chức hội chợ, hoặc tìm kiếm các đơn vị tổ chức hội chợ, triển lãm chuyên nghiệp, liên hệ ngay Newday để được tư vấn thêm.

Bên cạnh đó, chúng tôi đi đầu trong việc ứng dụng những giải pháp công nghệ sự kiện tiên tiến và hiện đại nhất, hướng tới mục tiêu nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hiệu quả sự kiện của doanh nghiệp. Nổi bật nhất có thể kể đến “Triển lãm Thành tựu của tỉnh Quảng Ninh qua 60 năm hình thành và phát triển” do Newday Media lên ý tưởng và thực hiện.

Tại triển lãm, công chúng, đặc biệt là giới trẻ đã được tiếp cận gần hơn, được “chạm đến”, được tự do khám phá lịch sử, chính trị, xã hội, văn hóa và cả chiến tranh bằng những góc nhìn thú vị, mới mẻ và trực quan thông qua các hình thức trình chiếu hiện đại: vách trượt tương tác (lần đầu tiên áp dụng trong một triển lãm về lịch sử), màn chiếu kỹ thuật số, màn hình cảm ứng, màn chiếu 3D mapping khổng lồ, hệ thống màn hình LED, LCD quy mô lớn… để đến gần hơn với thông tin và có cảm xúc hơn với lịch sử.

Triển lãm 60 năm tỉnh Quảng Ninh thu hút đông đảo người dân trong tỉnh 

Triển lãm 60 năm tỉnh Quảng Ninh thu hút đông đảo người dân trong tỉnh 
Triển lãm 60 năm tỉnh Quảng Ninh thu hút đông đảo người dân trong tỉnh

Với gần 15 năm kinh nghiệm trong ngành Truyền thông & Sự kiện, Newday Media vinh dự là agency đầu tiên tại Việt Nam hai lần đạt giải thưởng quốc tế danh giá Stevie Awards tại Mỹ và là đại diện Việt Nam duy nhất giành giải vàng của Event Marketing Awards 2023 tại Hong Kong, đánh dấu những sự kiện chuyên nghiệp, đẳng cấp, đạt chuẩn tiêu chuẩn quốc tế.

Triển lãm lớn ứng dụng những công nghệ hiện đại và có không gian trưng bày sáng tạo bậc nhất

Triển lãm lớn ứng dụng những công nghệ hiện đại và có không gian trưng bày sáng tạo bậc nhất
Triển lãm lớn ứng dụng những công nghệ hiện đại và có không gian trưng bày sáng tạo bậc nhất

Nhờ những nỗ lực không ngừng nghỉ cùng đội ngũ chuyên gia tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm, hiện Newday Media đang là đối tác chiến lược của nhiều doanh nghiệp/tập đoàn lớn: TRAPHACO, Deloitte Vietnam, PVI, Tập đoàn Hoa Sen, C.P Group,… Để được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ Tổ chức sự kiện quý đối tác/khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại: 0904.033.333/ 0962.577.770 hoặc để lại thông tin tại đây.

Trên đây là 11 bước xây dựng kế hoạch tổ chức hội chợ phù hợp cho nhiều mục đích kinh doanh khác nhau của doanh nghiệp. Mong rằng bài viết này sẽ cung cấp thêm thông tin hữu ích đối với các nhà tổ chức sự kiện, trưng bày, triển lãm.