Cách viết thư & Mẫu thư cảm ơn sau Sự kiện

Thư cảm ơn sau sự kiện
4.9/5 - (7 bình chọn)

Thư cảm ơn sau tham dự sự kiện là một hình thức thể hiện sự tôn trọng, tri ân đối với các khách mời, đối tác, cộng tác viên đã tham dự sự kiện. Một bức thư cảm ơn được viết cẩn thận và chân thành sẽ giúp bạn thể hiện được sự chuyên nghiệp và tinh tế của doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, đây cũng là bước cuối cùng trong việc tổ chức sự kiện. Thư cảm ơn chính là cầu nối giữa người tổ chức và quý khách hàng tham dự, giúp mối quan hệ vững vàng và xây dựng những kết nối thân thiết. Thêm vào đó, nó còn thể hiện được sự quý trọng với khách tham dự, tính chuyên nghiệp của đơn vị thực hiện tổ chức sự kiện. Trong bài viết này, Newday Media sẽ hướng dẫn bạn cách viết và mẫu thư cảm ơn sau sự kiện hiệu quả và trang trọng.

Giới thiệu chung

Thư cảm ơn sau sự kiện là gì? Tại sao cần viết thư cảm ơn sau sự kiện?

Thư cảm ơn sau sự kiện là một văn bản được gửi đến những người tham dự hoặc những người hỗ trợ một sự kiện nào đó để thể hiện lòng biết ơn và trân trọng của người tổ chức đối với những đóng góp của họ đã dành cho sự kiện. Thư cảm ơn sau sự kiện có thể được gửi bằng email, thư điện tử hoặc gửi thư tay trực tiếp tới người tham dự.

Việc triển khai viết thư cảm ơn sau sự kiện là cách để người tổ chức thể hiện sự tôn trọng, lòng biết ơn từ người tổ chức tới các khách hàng, đối tác, người hỗ trợ góp mặt tại sự kiện. Vậy nên, việc viết thư cảm ơn là một văn bản rất quan trọng, cần được triển khai ngay sau sự kiện diễn ra.

Mẫu thư cảm ơn sau sự kiện (Ảnh sưu tầm)
Mẫu thư cảm ơn sau sự kiện (Ảnh sưu tầm)

Vai trò của thư cảm ơn sau sự kiện

Thư cảm ơn sau sự kiện đóng vai trò quan trọng, nắm giữ một vài mục đích cơ bản như sau:

  • Thư cảm ơn sau sự kiện thể hiện lòng biết ơn và trân trọng: Đây là mục đích cơ bản nhất của thư cảm ơn. Bằng cách viết thư, người tổ chức sự kiện thể hiện sự tôn trọng và ấn tượng đối với những người đã tham gia và hỗ trợ sự kiện của họ.
  • Thư cảm ơn cũng giúp giữ mối quan hệ: Thư cảm ơn là một cách tuyệt vời để giữ mối quan hệ với những người tham dự sự kiện. Nó thể hiện cho người tham dự thấy rằng người tổ chức sự kiện coi trọng sự hiện diện và đóng góp của họ như thế nào. Điều này có thể giúp bạn xây dựng và gắn kết mối quan hệ tốt đẹp với họ.
  • Nâng cao hình ảnh của tổ chức: Thư cảm ơn sau sự kiện cũng là một cách để nâng cao hình ảnh, thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo của tổ chức. Nó cho thấy rằng tổ chức là một nơi chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng hoặc đối tác của mình, đặc biệt là những khách hàng tiềm năng.
  • Thu thập phản hồi: Thư cảm ơn sau sự kiện cũng có thể được sử dụng để thu thập phản hồi từ những người tham dự. Điều này giúp tổ chức hiểu rõ hơn về những điểm mạnh và điểm yếu của sự kiện, từ đó cải thiện chất lượng sự kiện trong tương lai.

Những tiêu chí của một thư cảm ơn sau sự kiện hiệu quả

Đối với một sự cảm ơn sau sự kiện hiệu quả và đạt tiêu chuẩn, cần đảm bảo các tiêu chí cơ bản như sau:

  • Thư cảm ơn cần đảm bảo yếu tố chân thành và chu đáo: Thư cảm ơn nên được viết một cách chân thành và chu đáo, thể hiện sự biết ơn và trân trọng của người tổ chức sự kiện đối với những người tham dự hoặc hỗ trợ sự kiện.
  • Thể hiện được các yếu tố người tổ chức đưa ra một cách cụ thể: Thư cảm ơn nên cụ thể hóa những điều mà bạn biết ơn, chẳng hạn như sự hiện diện của họ, sự đóng góp của họ… Điều này sẽ giúp thư cảm ơn trở nên chân thành và ý nghĩa hơn.
  • Thời gian gửi thư cảm ơn cần được triển khai gửi sớm: Thư cảm ơn nên được gửi sớm, trong vòng 1-2 tuần sau khi sự kiện kết thúc. Điều này sẽ giúp người nhận cảm thấy được trân trọng và đánh giá cao sự tham gia của họ.
  • Thể hiện tính chuyên nghiệp: Thư cảm ơn cần được viết một cách chuyên nghiệp, không mắc lỗi chính tả, ngữ pháp, thuần phong mỹ tục.
  • Sự sáng tạo: Bạn có thể thêm một số yếu tố sáng tạo vào thư cảm ơn của mình để làm cho thư trở nên thú vị và đáng nhớ hơn. Ví dụ, bạn có thể thêm một câu chuyện ngắn, một câu thơ, câu văn hoặc một bức ảnh vào thư.

Bên cạnh đó, có một vài tiêu chí giúp thư cảm ơn của bạn sẽ trở nên hiệu quả:

  • Tìm hiểu về người nhận: Trước khi viết thư, hãy dành thời gian tìm hiểu về người nhận. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về họ và viết thư một cách phù hợp.
  • Tập trung vào những điều tích cực: Hãy tập trung vào những điều tích cực mà bạn muốn bày tỏ lòng biết ơn. Điều này sẽ giúp thư cảm ơn của bạn trở nên lạc quan và tích cực hơn.
  • Đừng ngại thể hiện cảm xúc của mình: Hãy thể hiện cảm xúc của bạn một cách chân thành trong thư. Điều này sẽ giúp thư cảm ơn của bạn trở nên chân thành và ý nghĩa hơn.
Mẫu thư cảm ơn sau sự kiện (Ảnh sưu tầm)
Mẫu thư cảm ơn sau sự kiện (Ảnh sưu tầm)

Cách viết thư cảm ơn sau sự kiện

Nghiên cứu kỹ về sự kiện

Bước đầu tiên khi triển khai viết thư cảm ơn, bạn cần nghiên cứu kỹ về sự kiện của mình. Sự kiện đã mang lại lợi ích gì, giá trị gì, thành công như thế nào nhờ sự góp mặt của các khách mời… bạn cần thể hiện rõ, cụ thể tất cả điều đó trong thư mời. Như vậy, các khách hàng, đối tác, người tham dự sẽ hiểu được lòng biết ơn, sự trân trọng của bạn dành cho họ sau sự kiện.

Xác định đối tượng khách mời

Sau khi nghiên cứu kỹ về sự kiện của bạn, bước tiếp theo là xác định đối tượng bạn muốn gửi thư cảm ơn. Đối tượng gửi thư có thể là khách hàng, đối tác, cộng tác viên, hoặc bất kỳ ai có liên quan đến sự kiện của bạn.

Xác định được đối tượng gửi thư, bạn cần tìm hiểu một số thông tin cơ bản về họ, chẳng hạn như tên, chức vụ, lĩnh vực hoạt động… Điều này sẽ giúp bạn viết được một bức thư cảm ơn phù hợp và mang tính cá nhân hóa hơn.

Lên kế hoạch nội dung, lên bố cục, lựa chọn ngôn ngữ phù hợp với thư cảm ơn

  • Nội dung: Gửi lời cảm ơn tới các quý đối tác, khách hàng
  • Bố cục:
    • Lời chào: Bạn có thể bắt đầu thư bằng lời chào thân thiện, chẳng hạn như “Kính gửi Quý khách hàng”, “Kính thưa các đối tác”, “Kính thưa các bạn học sinh”…
    • Lời cảm ơn: Đây là phần chính của thư, trong đó bạn thể hiện lòng biết ơn đối với những người tham dự hoặc hỗ trợ sự kiện. Bạn có thể cụ thể hóa những điều mà bạn biết ơn, chẳng hạn như sự hiện diện của họ, sự đóng góp của họ,…
    • Kết thúc: Bạn có thể kết thúc thư bằng lời chúc tốt đẹp hoặc lời mời tham dự các sự kiện trong tương lai.
  • Ngôn ngữ sử dụng: Trang trọng, lịch sự

Viết thư mời

Lời chào, lời mở đầu thư cảm ơn

Mở đầu bất kỳ thư cảm ơn nói riêng hay các văn bản thư nói chung, bạn cần chú trọng tới lời chào, lời mở đầu của thư.

“Kính gửi quý khách hàng, quý đối tác, quý cộng tác viên,

Lời đầu tiên, [tên doanh nghiệp] xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả quý vị đã tham gia sự kiện [tên sự kiện] diễn ra vào ngày [ngày] tại [địa điểm].”

Lời cảm ơn

  • Nhấn mạnh sự thành công của sự kiện: Mở bài có thể nhấn mạnh sự thành công của sự kiện, chẳng hạn như:
  • “Sự kiện [tên sự kiện] đã diễn ra thành công rực rỡ, thu hút đông đảo khách mời tham dự.”
  • “Sự kiện [tên sự kiện] đã đạt được những thành công vượt mong đợi, góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín của [tên doanh nghiệp].”
  • Thể hiện lời cảm ơn chân thành đến các khách mời, đối tác, cộng tác viên: Mở bài có thể thể hiện lời cảm ơn chân thành đến các khách mời, đối tác, cộng tác viên đã tham gia sự kiện, chẳng hạn như:

“Chúng tôi rất biết ơn sự có mặt của quý khách hàng, quý đối tác, quý cộng tác viên tại sự kiện [tên sự kiện]. Sự góp mặt của quý vị đã góp phần tạo nên thành công rực rỡ của sự kiện.”

  • Nêu bật những điểm nhấn của sự kiện: Mở bài có thể nêu bật những điểm nhấn của sự kiện, chẳng hạn như:
  • “Sự kiện [tên sự kiện] đã mang đến cho quý khách hàng, quý đối tác, quý cộng tác viên những trải nghiệm thú vị và ý nghĩa, với nhiều hoạt động hấp dẫn như: [liệt kê các hoạt động chính của sự kiện].”
  • “Sự kiện [tên sự kiện] đã thu hút sự quan tâm của đông đảo khách mời, với những nội dung chuyên sâu và thiết thực như: [liệt kê các nội dung chính của sự kiện].”
  • Kết thúc: Kết thúc thư cảm ơn nên thể hiện mong muốn được tiếp tục hợp tác với các khách mời, đối tác, cộng tác viên trong tương lai.
  • “Chúng tôi hy vọng sẽ tiếp tục nhận được sự ủng hộ và hợp tác của quý khách hàng, quý đối tác, quý cộng tác viên trong tương lai.”

Mẫu chi tiết thư cảm ơn sau sự kiện

Kính gửi Quý khách hàng,

Công ty [tên công ty] xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Quý khách hàng đã tham dự buổi hội nghị khách hàng [tên hội nghị] vào ngày [ngày, tháng] tại [địa điểm].

Sự hiện diện và ủng hộ của Quý khách hàng là nguồn động viên lớn lao đối với chúng tôi. Chúng tôi rất vui mừng khi thấy Quý khách hàng đã có những trải nghiệm thú vị và bổ ích tại buổi hội nghị.

Chúng tôi xin hứa sẽ tiếp tục nỗ lực để mang đến những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, đáp ứng nhu cầu và mong đợi của Quý khách hàng.

Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn Quý khách hàng.

Trân trọng,

[Tên công ty]

Lưu ý khi viết thư cảm ơn

Khi viết thư cảm ơn sau sự kiện, bạn cần lưu ý những điều sau đây:

  • Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng
  • Tránh sử dụng ngôn từ chung chung, sáo rỗng.
  • Thể hiện sự chân thành
  • Đề xuất hợp tác, cộng tác trong tương lai
  • Gửi thư đúng thời hạn, gửi càng sớm càng tốt.

Trên đây là những gợi ý của Newday Media cung cấp về cách triển khai và một vài lưu ý cần thiết khi viết thư cảm ơn sau sự kiện. Nếu bạn đang gặp vấn đề về ý tưởng hay cách triển khai nào và thông tin chi tiết có thể liên hệ với Newday. Newday Media sẽ giúp các bạn hoàn thành ý tưởng một cách hoàn hảo.

Với gần 15 năm kinh nghiệm trong ngành Truyền thông & Sự kiện, Newday Media từng hợp tác, triển khai bộ nhận diện thương hiệu cho nhiều đơn vị lớn như GELEXIMCO, C.P, VBCWE,… dựa trên tinh thần sáng tạo và tính cách đặc trưng của doanh nghiệp.

Để được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ tổ chức sự kiện, quý đối tác/khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại: 0904.033.333/ 0962.577.770 hoặc để lại thông tin Tại đây.