Đối với một sự kiện thành công, ấn tượng ban đầu rất quan trọng. Dù doanh nghiệp tổ chức một hội nghị quy mô lớn hay chỉ là một sự kiện nhỏ, quy trình check-in hiệu quả là yếu tố yếu tố đầu tiên để tạo thiện cảm với người tham dự.

Cùng Newday Media tìm hiểu các ứng dụng check-in cho sự kiện, bao gồm cả miễn phí và trả phí, giúp các nhà tổ chức và doanh nghiệp quản lý sự kiện một cách toàn diện.

Tạm biệt xếp hàng dài với ứng dụng quản lý sự kiện

Việc check-in thuận lợi và nhanh chóng là yếu tố quan trọng để sự kiện của doanh nghiệp thành công. Các ứng dụng check-in giúp khách mời dễ dàng đăng ký, điểm danh mà không phải chờ đợi lâu, tránh tạo ấn tượng xấu cho sự kiện và thương hiệu của doanh nghiệp. Nhờ số hoá quy trình, những ứng dụng này sẽ thay thế hoàn toàn phương pháp thủ công, mang lại sự tiện lợi và hiệu quả vượt trội. Đó cũng là lý do 78% nhà tổ chức sự kiện (theo Cvent – Công ty công nghệ chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý sự kiện) đã chuyển sang sử dụng ứng dụng check-in và ghi nhận được những tác động tích cực đến lợi tức đầu tư (ROI).

Các ứng dụng check-in giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý sự kiện

Trước đây, các nhà tổ chức thường check-in bằng cách đánh dấu tên khách mời từ danh sách giấy. Tuy nhiên, phương pháp này dễ xảy ra sai sót, tốn thời gian và không thân thiện với môi trường. Sự ra đời của ứng dụng check-in sự kiện mang đến nhiều lợi ích vượt trội như:

• Đăng ký nhanh chóng: Tự động hóa quy trình giúp giảm thời gian chờ đợi và hạn chế sai sót
• Cập nhật tức thì: Doanh nghiệp có thể cập nhật được số lượng người tham dự và những sự kiện được yêu thích nhất
• Tăng cường bảo mật: Hầu hết các ứng dụng đều có tính năng bảo mật dữ liệu như mã hoá, bảo vệ thông tin thanh toán và người dùng.
• In thẻ tên theo yêu cầu: Việc in thẻ tại sự kiện giúp tránh các lỗi thường gặp khi in trước
• Tiết kiệm chi phí: Do sử dụng nền tảng số, các ứng dụng check-in giúp giảm thiểu chi phí nhân sự, in ấn và thiết bị

Ứng dụng check-in giúp việc quản lý sự kiện dễ dàng và tạo trải nghiệm tốt cho khách hàng

Tiêu chí lựa chọn ứng dụng check-in quản lý sự kiện hiệu quả nhất?

Trước khi lựa chọn các ứng dụng check in, thương hiệu cần cân nhắc ứng dụng nào phù hợp nhất với sự kiện của mình. Dưới đây là một vài điểm cần lưu ý để lựa chọn ứng dụng check-in phù hợp:

• Xác định ngân sách: Doanh nghiệp cần xem xét ngân sách có thể dành ra cho việc sử dụng ứng dụng từ tổng chi phí của sự kiện. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp chọn được ứng dụng phù hợp với khả năng tài chính. Chúng tôi cũng cung cấp danh sách các ứng dụng trả phí và miễn phí để doanh nghiệp tham khảo
• Quy mô sự kiện: Các sự kiện lớn thường cần sử dụng các ứng dụng có khả năng tự động hoá các quy trình như đăng ký, onboard nhà tài trợ, và bán vé. Với lượng khách đông, các tính năng như gamification, thông báo qua ứng dụng và sử dụng thông báo pop up sẽ giúp tăng sự tham gia của khách mời. Hãy chọn ứng dụng có thể tối ưu quy trình và tạo được sự kết nối với khách hàng.
• Dễ sử dụng: Ứng dụng cần dễ dùng để khuyến khích mọi người, từ nhà tài trợ, triển lãm viên đến khách tham sự đều có thể sử dụng một cách thuận tiện.
• Tùy chỉnh: Ứng dụng sự kiện phải đại diện cho thương hiệu. Vì vậy, hãy lựa chọn ứng dụng có thể thay đổi, thiết kế để tạo ra trải nghiệm sự kiện độc đáo cho thương hiệu của doanh nghiệp.
• Phân tích dữ liệu: Doanh nghiệp cần theo dõi số lượng người tham gia, mức độ tương tác, tham gia cuộc họp, khách hàng tiềm năng của nhà triển lãm và góc nhìn của nhà tài trợ. Việc lựa chọn một ứng dụng sự kiện có khả năng thu thập và phân tích các số liệu này là chìa khóa để đánh giá mức độ thành công của sự kiện.

​​Ứng dụng check-in phù hợp không chỉ giúp quá trình check-in nhanh chóng mà còn mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách mời, góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện.

Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng check-in sự kiện miễn phí và trả phí với mức giá hợp lý. Dưới đây là danh sách 18 ứng dụng check-in sự kiện tốt nhất năm 2024 mà doanh nghiệp có thể tham khảo.

Khám phá những Ứng dụng Check-in quản lý sự kiện mất phí tốt nhất

Hiện nay có rất nhiều ứng dụng check-in sự kiện, mỗi ứng dụng đều có những tính năng và khả năng riêng biệt. Dưới đây, chúng ta sẽ cùng khám phá một số lựa chọn trả phí tốt nhất, mang đến giải pháp toàn diện cho việc quản lý sự kiện.

1. Quickom

Quickom là một ứng dụng quản lý sự kiện chuyên dụng, giúp các tổ chức và doanh nghiệp dễ dàng quản lý quy trình check-in và theo dõi khách tham dự. Với giao diện thân thiện và tính năng đa dạng, ứng dụng phù hợp cho cả sự kiện nhỏ và lớn.

Tính năng nổi bật:

• Quét mã QR hoặc mã vạch để xác nhận sự có mặt của khách một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Tạo và quản lý danh sách khách mời, theo dõi trạng thái tham dự của từng khách mời.
• Cho phép khách mời chia sẻ sự kiện trên mạng xã hội để tăng nhận diện và quảng bá sự kiện.
• Cung cấp báo cáo chi tiết về số lượng khách tham dự, thời gian check-in, và thông tin về các hoạt động trong sự kiện.
• Cho phép check-in ngay cả khi không có kết nối internet, đảm bảo quy trình diễn ra mượt mà.

Giá cả: Các gói thay đổi tùy theo quy mô và nhu cầu cụ thể

2. Eventify

Eventify cung cấp phần mềm quản lý sự kiện hội nghị với khả năng check-in tại chỗ theo yêu cầu. Nền tảng check-in sự kiện của Eventify có cấu hình dễ dàng và dễ sử dụng, cho phép tùy chỉnh thương hiệu và cài đặt quyền riêng tư khi in thẻ sự kiện. Quy trình check-in rất hiệu quả, và với tính năng KIOSK tiên tiến, việc check-in bằng QR trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Tính năng nổi bật:

• Giao diện thân thiện và dễ sử dụng.
• Theo dõi và phân tích sự kiện theo thời gian thực
• Thiết kế mã QR và thẻ sự kiện nhanh chóng.
• Gắn mã QR riêng biệt cho từng người tham gia sự kiện
• Dễ dàng scan ngay cả khi ở chế độ ngoại tuyến.
• Tích hợp cao, hỗ trợ tương thích với nhiều thiết bị và hệ điều hành.

Giá cả: Từ $599. Các gói sẽ có chi phí khác nhau

3. Whova

Whova là một trong những ứng dụng check-in sự kiện hàng đầu với nhiều tuỳ chọn tuỳ chỉnh theo nhu cầu. Ứng dụng này cung cấp khả năng check-in bằng mã QR, tạo thẻ tên, và tích hợp liền mạch với hệ thống theo dõi số lượng tham dự theo thời gian thực để hỗ trợ tạo giấy chứng nhận.

Tính năng nổi bật:

• Bảng điều khiển có thể tuỳ chỉnh.
• Tạo mã QR và thẻ sự kiện dễ dàng.
• Theo dõi lịch trình sự kiện và số lượng người tham dự theo thời gian thực.

Giá cả: Báo giá sẽ được gửi khi có yêu cầu

4. Attendium

Attendium cung cấp quy trình tìm kiếm và check-in nhanh chóng cho khách tham dự sự kiện theo tên, danh sách, hoặc trường tùy chỉnh. Ứng dụng cho phép xuất danh sách khách mời dễ dàng, phù hợp với các sự kiện cần báo cáo chi tiết về số lượng tham dự.

Tính Năng Nổi Bật:

• Giao diện dễ sử dụng.
• Gán mã QR riêng cho từng người tham dự.
• Báo cáo số lượng tham dự theo thời gian thực.
• Hỗ trợ kỹ thuật tốt.

Giá cả: Gói hàng tháng từ $249 và gói hàng năm từ $2535.

5. Eventbrite

Ứng dụng sự kiện của Eventbrite cung cấp giải pháp toàn diện cho quản lý sự kiện, bao gồm theo dõi doanh số bán vé theo thời gian thực, check-in khách tham dự qua quét mã, và các tùy chọn thanh toán an toàn, mang lại trải nghiệm sự kiện mượt mà và hiệu quả.

Tính Năng Nổi Bật:

• Vé tùy chỉnh với mã QR riêng biệt.
• Tăng cường bảo mật với mã QR độc nhất.
• Phân tích theo thời gian thực giúp dễ dàng quản lý.

Giá cả: Các gói bắt đầu từ $9.99.

6. Certain Check-In

​​Nền tảng Certain cung cấp công cụ check-in toàn diện kết hợp với các giải pháp quản lý sự kiện hoàn chỉnh. Từ đăng ký, check-in, tương tác, thu thập dữ liệu cho đến theo dõi sau sự kiện, Certain Check-In có đầy đủ mọi tính năng cần thiết.

Tính Năng Nổi Bật:

• Bảng điều khiển đa chức năng.
• Thông báo SMS theo thời gian thực cho khách mời được xác định trước khi họ đến.
• Dễ dàng theo dõi dữ liệu với ghi chú và danh sách cá nhân hóa.

Giá cả: Báo giá sẽ được gửi khi có yêu cầu.

7. CrowdPass

CrowdPass cung cấp giải pháp check-in hiện đại sử dụng công nghệ NFC và RFID. Giải pháp công nghệ cao này giúp quy trình check-in trở nên liền mạch và chắc chắn sẽ gây ấn tượng với tất cả khách tham dự.

Tính Năng Nổi Bật:

• Theo dõi khách tham dự theo thời gian thực bằng bản đồ sàn RFID và ăng-ten cửa.
• Thông tin check-in được ghi nhận tự động ngay lập tức.
• Không cần khách tự check-in và không phải xếp hàng chờ đợi.

Giá cả: Báo giá sẽ được gửi khi có yêu cầu.

8. Event Farm

Event Farm là một nền tảng tiếp thị sự kiện toàn diện, quản lý toàn bộ chu kỳ sự kiện từ đăng ký, phân tích đến check-in. Khả năng check-in trực tiếp và check-in ảo của nó tích hợp với nhiều nền tảng bán vé sự kiện, loại bỏ nhu cầu sử dụng nhiều phần mềm khác nhau. Event Farm còn cung cấp dịch vụ in thẻ tại chỗ bằng chất liệu vinyl và PVC, mang đến thẻ sự kiện đẹp mắt và sang trọng. Ngoài ra, nền tảng này cũng hỗ trợ đăng ký nhanh cho khách mời vào phút chót.

Tính Năng Nổi Bật:

• Đồng bộ dữ liệu đăng ký theo thời gian thực.
• Tăng cường tương tác với khách tham dự qua tin nhắn chào mừng và thêm khách mời bất ngờ ngay tại sự kiện.
• Tùy chọn in thẻ dễ dàng.

Giá cả: Báo giá sẽ được gửi khi có yêu cầu.

9. Eventdex

Eventdex cung cấp các công cụ giúp đơn giản hóa quy trình bán vé và đăng ký, xử lý hoàn tiền, và dễ dàng tiếp nhận khách đến đột xuất. Một trong những tính năng nổi bật là khả năng sao chép hệ thống đã thiết lập trước chỉ trong vài phút cho các sự kiện định kỳ hoặc mới. Nhờ đó, danh sách đăng ký tại sự kiện sẽ được tự động cập nhật mà không gặp bất kỳ rắc rối nào.

Tính Năng Nổi Bật:

• Tìm kiếm nhanh thông tin check-in theo tên khách tham dự.
• Tự động đánh dấu tham dự trên danh sách đăng ký.
• Dễ sử dụng và đồng bộ với các hệ thống đã có sẵn.

Giá cả: Báo giá sẽ được gửi khi có yêu cầu.

10. Cvent

Nền tảng check-in của Cvent không chỉ giúp khách mời vào sự kiện mà còn thu thập thông tin chi tiết của họ, giúp họ dễ dàng theo dõi các sự kiện trong tương lai và phát triển tệp khách hàng. Cvent là một giải pháp sự kiện toàn diện, hỗ trợ từ giai đoạn lên kế hoạch.

Tính Năng Nổi Bật:

• Giao diện dễ hiểu và dễ quản lý.
• Check-in nhanh chóng bằng cách tìm kiếm tên hoặc thông tin khách tham dự.

Giá cả: Báo giá sẽ được gửi khi có yêu cầu.

11. Expo Pass

Expo Pass cung cấp dịch vụ thanh toán tại chỗ và in thẻ sự kiện với màn hình kiosk tùy chỉnh theo thương hiệu. Phần mềm này hỗ trợ đăng ký tại chỗ và cung cấp tính năng theo dõi khách tham dự, thu thập dữ liệu cho cả sự kiện trực tiếp và trực tuyến.

Tính Năng Nổi Bật:

• Tùy chọn đăng ký tại chỗ dễ dàng.
• Check-in qua KIOSK được tùy chỉnh.
• In thẻ theo yêu cầu và linh hoạt.

Giá cả: Chi phí từ $3,999.

Khám phá Ứng dụng Check-in sự kiện miễn phí tốt nhất

Không phải sự kiện nào cũng có ngân sách lớn, và đối với các buổi họp nhỏ hoặc sự kiện không chính thức, ứng dụng check-in miễn phí là một lựa chọn tuyệt vời. Dưới đây là một số ứng dụng check-in sự kiện miễn phí tốt nhất hiện có trên thị trường.

12. Eventleaf

Eventleaf là một ứng dụng thân thiện với người dùng, cho phép check-in nhanh chóng trên bất kỳ thiết bị iOS nào. Ứng dụng còn tích hợp tính năng theo dõi thời gian, ghi nhận giờ check-in và check-out của khách tham dự.

Tính Năng Nổi Bật:

• Khả năng theo dõi thời gian check-out của khách để đánh giá thời gian tham dự sự kiện.
• Eventleaf cung cấp gói miễn phí cho 100 khách tham dự trong một năm.

13. Eventzilla

Eventzilla cung cấp dịch vụ check-in miễn phí cho các sự kiện. Ứng dụng cho phép đồng bộ hóa dữ liệu check-in và dữ liệu bán hàng theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp check-in khách tham dự bằng nhiều thiết bị. Ngoài ra, Eventzilla còn hỗ trợ bán vé và đồ lưu niệm trực tiếp tại sự kiện.

Tính Năng Nổi Bật:

• Phân tích báo cáo và số lượng tham dự theo thời gian thực.
• Dễ dàng theo dõi doanh số bán hàng trong suốt sự kiện.
• Tương thích với nhiều thiết bị và hệ điều hành.

14. Google Forms

Google Forms là một giải pháp đơn giản và tiết kiệm cho việc tạo các biểu mẫu đăng ký trực tuyến, phù hợp cho các sự kiện nhỏ hoặc không chính thức. Đây là một lựa chọn công nghệ tiết kiệm chi phí nhưng hiệu quả.

Tính Năng Nổi Bật:

• Giao diện kéo thả dễ sử dụng.
• Các biểu mẫu có sẵn giúp thương hiệu sử dụng nhanh chóng.

15. OneTap

OneTap cam kết giúp quy trình check-in sự kiện nhanh hơn gấp 10 lần. Giao diện đơn giản của ứng dụng cho phép dễ dàng tạo danh sách sự kiện, thêm người tham dự và check-in bằng bất kỳ thiết bị iOS nào.

Tính Năng Nổi Bật:

• Giao diện và bảng điều khiển thân thiện với người dùng.
• Dễ dàng chuyển ứng dụng iPad thành một kiosk check-in.

16. Splash

Ứng dụng Splash’s Host là phần mềm đăng ký sự kiện miễn phí, cho phép check-in nhanh chóng và in thẻ sự kiện theo yêu cầu.

Tính Năng Nổi Bật:

• Đếm số lượng check-in theo thời gian thực.
• Đồng bộ hóa cao với nhiều thiết bị cho các nhà tổ chức sự kiện.

17. Zoho Backstage

Zoho Backstage cung cấp ứng dụng check-in thân thiện với người dùng, cho phép check-in không tiếp xúc, quét mã QR và in thẻ sự kiện.

Tính Năng Nổi Bật:

• Ứng dụng dễ sử dụng.
• Báo cáo số lượng tham dự theo thời gian thực, cung cấp chi tiết về thời gian tham gia của khách mời trong sự kiện.

18. Ticket Tailor

Ticket Tailor cung cấp các công cụ giúp đơn giản hóa quy trình bán vé và đăng ký. Ứng dụng check-in của nó dễ quản lý, cho phép thêm khách mời vào phút chót và theo dõi sự tham dự của họ trong các phiên.

Tính Năng Nổi Bật:

• Thân thiện với người dùng.
• Dễ dàng chỉnh sửa, hủy bỏ và xử lý hoàn tiền cho khách tham dự.

Kết luận

Trong thời đại số, công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức sự kiện. Một ứng dụng check-in sự kiện hiệu quả và dễ sử dụng sẽ giúp cải thiện trải nghiệm của khách tham dự, đơn giản hóa quá trình check-in và cung cấp thông tin hữu ích để tối ưu hóa sự kiện. Dù nhãn hàng chọn ứng dụng miễn phí hay trả phí, điều quan trọng là chọn ứng dụng phù hợp với nhu cầu, ngân sách và mục tiêu của sự kiện.

Với một ứng dụng check-in tốt, doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng tổ chức sự kiện, đảm bảo sự kiện để lại ấn tượng mạnh mẽ và mở ra nhiều cơ hội thành công cho các sự kiện tiếp theo. Hãy nhớ rằng, một trải nghiệm check-in tuyệt vời sẽ tạo nên khởi đầu ấn tượng cho sự kiện của bạn!

Để được tổ chức sự kiện những sự kiện chuyên nghiệp với tính độc đáo cao, quý đối tác/khách hàng vui lòng liên hệ với Newday Media theo số điện thoại: 0904.033.333/ 0962.577.770 hoặc để lại thông tin TẠI ĐÂY.