Kế hoạch tổ chức Sự kiện ra mắt Cafe [Từ A-Z]

Sự kiện ra mắt cafe
Rate this post

Cà phê đối với người Việt là không thể thiếu và đã trở thành một nét văn hóa đặc trưng. Nhưng cùng với đó cũng là sự cạnh tranh ngày một lớn giữa các thương hiệu. Chính vì vậy, tổ chức sự kiện ra mắt cà phê đòi hỏi một kế hoạch triển khai chi tiết và tạo được sự khác biệt bởi chúng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ tiếp nhận và doanh thu của chính thương hiệu.

Mục đích của sự kiện ra mắt cà phê

Ra mắt sản phẩm cà phê đến cộng đồng

Khi chính thức tung ra một thương hiệu cà phê, việc truyền thông và tạo nhận diện cho sản phẩm cần được ưu tiên thực hiện. Trong đó, tổ chức sự kiện ra mắt cà phê là một trong những hoạt động có thể tạo ra hiệu ứng truyền thông tốt, thu hút sự quan tâm của cộng đồng.

Trong chương trình ra mắt cà phê, thương hiệu có thể giới thiệu những đặc điểm nổi bật của sản phẩm đến người tiêu dùng dễ dàng hơn, từ đó tạo ra sự khác biệt của thương hiệu so với đối thủ cạnh tranh.

Trải nghiệm sản phẩm cà phê, kích thích nhu cầu tiêu dùng

Lễ ra mắt là cơ hội thiết thực nhất để người tiêu dùng có thể trải nghiệm trực tiếp chất lượng của sản phẩm cà phê. Khi đã cảm thấy yêu thích và tin tưởng sản phẩm, việc ra quyết định mua sẽ rất dễ dàng và nhanh chóng.

Cà phê được coi là một phần của văn hóa Việt Nam
Cà phê được coi là một phần của văn hóa Việt Nam

Đo lường mức độ đón nhận của người tiêu dùng

Thương hiệu có thể thu thập phản hồi từ khách tham dự sự kiện thông qua việc quan sát và thử nghiệm sản phẩm, điều này sẽ giúp thương hiệu đánh giá và đưa ra những giải pháp cải thiện nếu cần.

Sự nhạy bén trong việc thu thập ý kiến còn giúp thương hiệu xác định cụ thể điểm mạnh và điểm yếu của sản phẩm, nhận ra những khía cạnh còn chưa phù hợp hoặc chưa thực sự đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Từ đó đưa ra những đề xuất những cải tiến, đảm bảo sản phẩm đạt được chất lượng tốt nhất trước khi được bán rộng rãi đến tay người dùng.

Các bước triển khai sự kiện ra mắt cà phê chi tiết

Để sự kiện ra mắt cà phê diễn ra thành công tốt đẹp, tạo được ấn tượng lâu dài với khách hàng, một kế hoạch triển khai chỉn chu và tỉ mì là điều cần thiết. Để không thiếu sót, hãy theo dõi các quy trình triển khai cần có cho event ra mắt cà phê:

Xác định loại hình và mục tiêu

Cũng giống như các sự kiện khác, event ra mắt cà phê có thể được tổ chức dưới hình thức trực tuyến, trực tiếp hay kết hợp cả hai hình thức. Tuy nhiên, do đặc tính cần đề cao sự tương tác và kết nối giữa người tiêu dùng với sản phẩm, tổ chức sự kiện ra mắt cà phê trực tiếp sẽ tạo hiệu quả cao hơn.

Xác định đối tượng khách mời

Để đảm bảo tính hiệu quả của sự kiện, việc phân loại và lựa chọn đối tượng khách mời phù hợp với mục tiêu của sự kiện là cực kỳ quan trọng khi lên kế hoạch. Tránh việc truyền thông sai đối tượng dẫn đến lãng phí nguồn lực và ngân sách.

Xác định đúng đối tượng khách hàng quyết định thành công của sự kiện ra mắt cà phê
Xác định đúng đối tượng khách hàng quyết định thành công của sự kiện ra mắt cà phê

Đối với sự kiện ra mắt cà phê, tùy thuộc vào sản phẩm mà thương hiệu sẽ hướng đến đối tượng khách hàng khác nhau. Chẳng hạn, nếu như sản phẩm cà phê được dùng để “biến tấu” thành những thức uống mới mẻ, lạ miệng, đối tượng mục tiêu sẽ hướng đến giới trẻ – những người luôn thích sự đổi mới.

Trong quá trình lập kế hoạch sự kiện, việc xác định danh sách khách mời cần được thực hiện sớm để quản lý chi phí một cách hiệu quả và tìm địa điểm tổ chức phù hợp. Đồng thời, việc gửi thiệp mời ít nhất 2 tuần trước sự kiện giúp khách mời có đủ thời gian sắp xếp công việc để tham gia.

Xác định ý tưởng và chủ đề của sự kiện ra mắt cà phê

Trong mọi sự kiện, ý tưởng và chủ đề đóng vai trò quan trọng và được coi là “linh hồn” của chương trình, quyết định đến việc xác định khung concept và thông điệp chính của sự kiện. Ý tưởng chủ đề của sự kiện ra mắt cà phê cần phải phù hợp với mục tiêu và đối tượng khách mời mà doanh nghiệp đang nhắm đến.

Nếu sự kiến hướng tới nhóm đối tượng gen Z, sự độc đáo, phá cách và sôi động là các yếu tố nên được chú trọng đầu tư. Ngược lại, đối với nhóm trung niên, sự tinh tế, yên tĩnh lại là điều mà những khách hàng này mong muốn được trải nghiệm.

Xác định thời gian, địa điểm

Khi xác định thời gian tổ chức sự kiện ra mắt cà phê, việc chọn các khung giờ thuận lợi cho khách mời rất quan trọng. Thông thường, cuối tuần hoặc buổi tối ngoài giờ là những thời điểm phù hợp nhất, giúp không ảnh hưởng đến lịch học tập hay làm việc của người tham dự.

Tổ chức sự kiện ra mắt cà phê tại chính quán cà phê là lựa chọn lý tưởng
Tổ chức sự kiện ra mắt cà phê tại chính quán cà phê là lựa chọn lý tưởng

Đối với việc lựa chọn địa điểm, bạn cần tập trung vào việc tìm một địa điểm phù hợp dựa trên số lượng khách mời và ý tưởng sự kiện. Các yếu tố quan trọng cần xem xét khi chọn địa điểm bao gồm sự rộng rãi của không gian, tính dễ dàng trong việc di chuyển, thuận tiện giao thông, tiện ích đầy đủ, và sẵn có một bãi đỗ xe lớn.

Những yếu tố này đảm bảo sự thoải mái cho khách mời và thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Sau khi đã quyết định địa điểm, hãy tiến hành đặt chỗ để tránh mất cơ hội có được một vị trí tốt.

Thông thường, sự kiện ra mắt cà phê sẽ có hoạt động trải nghiệm dùng thử sản phẩm. Do đó, địa điểm tổ chức cần đảm bảo đủ không gian để bài trí các khu vực đặt sản phẩm, thuận tiện cho việc di chuyển như tại hội trường hay những quán cà phê có không gian ngoài trời.

Dự trù chi phí tổ chức

Lập dự toán ngân sách là một bước quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện. Bước này giúp doanh nghiệp xác định rõ các khía cạnh khác trong kế hoạch, như số lượng, quy mô, và chất lượng của các chương trình, trang trí, cũng như địa điểm tổ chức…

Dưới đây là một bảng dự toán chi phí cho việc tổ chức sự kiện để bạn tham khảo:

BẢNG DỰ TRÙ KINH PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
STT Hạng mục Chi tiết Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thiết kế, in ấn Poster
2 Standee
3 Backdrop
4 Thư mời
5 Banner
6 Bandroll
7 Thuê địa điểm Thuê hội trường
8 Thuê bãi đậu xe
9 Trang trí Hoa trang trí
10 Vật liệu trang trí
11 Giỏ hoa để bàn
12 Thuê thiết bị Âm thanh
13 Ánh sáng
14 Màn led
15 Quảng bá sự kiện Truyền thông, báo chí
16 Quảng cáo MXH
17 Nhân sự MC
18 Lễ tân
19 Ca sĩ

Xây dựng timeline và kịch bản chi tiết

Khi đã hoàn thành các bước ban đầu, bước tiếp theo để hoàn thiện kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt cà phê là lên timeline và kịch bản cho các phần chương trình.

  • Về timeline: Sự kiện thường được chia thành ba phần chính, bao gồm phần đón tiếp, chương trình chính và phần bế mạc.
  • Về kịch bản: Sự kiện ra mắt cà phê đề cao sự trải nghiệm và tương tác trực tiếp, chính vì vậy, kịch bản cần chú trọng đến các yếu tố gia tăng trải nghiệm khách hàng.

Thương hiệu có thể tham khảo timeline và kịch bản tổ chức sự kiện ra mắt cà phê dưới đây:

SỰ KIỆN: LỄ RA MẮT CÀ PHÊ “HƯƠNG VỊ ĐỈNH CAO”

Thời gian: Thứ Bảy, 15 tháng 11, 2023

Địa điểm: Quán cà phê Túi mơ

STT Thời gian Hạng mục Chi tiết
1 13:00 – 14:00 Đón Tiếp Khách Mời 13:00 – Mở cửa đón khách

13:15 – Khách mời nhận thiệp mời và thẻ dự sự kiện

13:30 – Mở buổi tiệc, khách mời thưởng thức cà phê chào đón

2 14:00 – 14:30 Lễ Khai Mạc 14:00 – Lời chào mừng từ MC

14:05 – Giới thiệu về lịch sử và triết lý sản phẩm cà phê

14:15 – Giới thiệu danh sách các chuyên gia cà phê tham gia sự kiện

14:20 – Phát biểu từ đại diện của công ty

3 14:30 – 16:00 Trải Nghiệm Cà Phê 14:30 – Khách mời tham quan gian hàng trưng bày cà phê

15:00 – Hướng dẫn cách nếm cà phê từ các chuyên gia

15:30 – Phiên thảo luận về xu hướng cà phê hiện nay

15:45 – Câu hỏi và trả lời

4 16:00 – 17:00 Networking và Trò Chơi 16:00 – Mở buổi networking, thúc đẩy kết nối giữa khách mời

16:30 – Trò chơi vui vẻ liên quan đến cà phê và quà thưởng

17:00 – Kết thúc chương trình, giao lưu cuối cùng và chúc mừng

Kế hoạch quảng bá, truyền thông cho sự kiện

Để hấp dẫn nhiều đối tượng tiềm năng tham gia sự kiện, việc lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện là không thể thiếu. Mức độ quảng bá rộng rãi của sự kiện sẽ quyết định số lượng người biết đến và tham gia.

Khi xây dựng kế hoạch truyền thông, thương hiệu cần xem xét mục tiêu cụ thể của sự kiện để tạo ra một kế hoạch phù hợp. Ví dụ, sự kiện ra mắt cà phê cần được truyền thông rộng rãi trên các trang mạng xã hội như Facebook hay Tiktok để tạo viral cho event.

Triển khai theo kế hoạch

Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt cà phê và cần kiểm soát để đảm bảo tất cả các khâu diễn ra đúng tiến độ.

  • Trang Trí Địa Điểm Theo Chủ Đề Sự Kiện: Hợp tác với đơn vị trang trí chuyên nghiệp đảm bảo sử dụng màu sắc, hoa và đồ trang trí phù hợp.
  • Setup Trang Thiết Bị: Bao gồm sân khấu, âm thanh, ánh sáng. Đây là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến trải nghiệm của người tham dự và chất lượng chương trình. Đảm bảo rằng hệ thống loa, micro, ánh sáng chung và ánh sáng hiệu ứng hoạt động tốt.
  • Lựa Chọn Menu Tiệc: Dựa trên quy mô, ngân sách và đối tượng khách, bạn có thể chọn menu tiệc trà, tiệc đồ ngọt hoặc tiệc mặn. Với ssự kiện ra mắt cà phê, tiệc trà và đồ ngọt sẽ phù hợp bởi tính chất nhẹ nhàng và thời gian diễn ra sự kiện ngắn.
  • Chuẩn Bị Tư Liệu Tiếp Thị: giúp khách mời nắm rõ thông tin quan trọng về sự kiện. Bao gồm tài liệu, standee, băng rôn… nhằm thu hút sự chú ý và truyền tải thông điệp của doanh nghiệp.
  • Chuẩn Bị Quà Tặng: Để thể hiện lòng biết ơn đối với khách mời, thương hiệu có thể chuẩn bị các món quà nhỏ như hoa, kỷ niệm chương, sổ tay móc chìa khóa hay chính sản phẩm cà phê.

Kiểm tra & tổng duyệt

Trước khi sự kiện diễn ra, thương hiệu cần tổng duyệt chương trình trước ít nhất 3 tiếng khi sự kiện diễn ra nhằm kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh. Việc tổng duyệt cũng giúp thương hiệu, người làm chương trình quen với kịch bản và tránh sai sót.

Đánh giá hiệu quả và đề xuất cải thiện

Dù lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết đến đâu, thực tế vẫn luôn phát sinh những nhu cầu, vấn đề nằm ngoài kế hoạch. Chính vì vậy, sau khi kết thúc, thương hiệu nên rà soát và đánh giá lại toàn bộ sự kiện để tìm ra vấn đề và có kế hoạch cải thiện nếu lặp lại tình huống cũ.

Lưu ý khi tổ chức sự kiện ra mắt cà phê

Kế hoạch quản trị rủi ro

Để sự kiện ra mắt cà phê diễn ra suôn sẻ, hạn chế vấn đề, việc lường trước những rủi ro có thể xảy ra và có phương án phòng ngừa trước sẽ giúp thương hiệu bình tĩnh xử lý các vấn đề phát sinh.

Tại event ra mắt cà phê, các rủi ro có thể xảy ra trong các khâu như:

  • Rủi ro về thời tiết: cần lựa chọn ngày tổ chức theo dự báo thời tiết, có phương án phòng trong trường hợp mưa to như ô, bạt
  • Rủi ro về kỹ thuật: hỏng hóc thiết bị đèn, mic.. Trong trường hợp này, thương hiệu cần chuẩn bị sẵn sàng một kỹ thuật viên để xử lý
  • Rủi ro trong tiến độ công việc: Việc này thường xuất phát từ lựa chọn các đơn vị tổ chức không uy tín.

Ý tưởng tạo được sự khác biệt

Trước sự cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các thương hiệu cà phê, việc có một ý tưởng sáng tạo và độc đáo sẽ giúp thương hiệu mới cạnh tranh và nổi bật trên thị trường. Bên cạnh chất lượng sản phẩm phải đáp ứng được tiêu chuẩn của người tiêu dùng, việc tổ chức sự kiện ra mắt với nhiều hoạt động mới lạ cũng là phương pháp hiệu quả giúp thương hiệu ghi dấu trong tâm trí khách hàng.

Sự khác biệt có thể đến từ bất kỳ phần nào của chương trình. Chẳng hạn việc tạo ra sự đón tiếp tận tình, thể hiện được sự quan tâm và thấu hiểu sở thích khách hàng cũng đã có thể tạo ra một dấu ấn khó phai.

Lựa chọn đơn vị tổ chức uy tín

Các tiêu chí quan trọng khi lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện bao gồm:

Kinh Nghiệm và Năng Lực

Khi lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện, điều quan trọng nhất là xem xét kinh nghiệm của họ, bao gồm số lượng, chất lượng và hiệu quả của các sự kiện đã tổ chức. Để đảm bảo tính chính xác, cần kiểm tra và xác minh thông tin trong hồ sơ và tài liệu của đơn vị tổ chức sự kiện.

Lĩnh Vực Chuyên Môn

Đơn vị tổ chức sự kiện cần có chuyên môn trong lĩnh vực tổ chức sự kiện ra mắt hoặc cụ thể hơn là ra mắt cà phê. Điều này đảm bảo rằng họ có kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện sự kiện chuyên nghiệp.

Mối Quan Hệ với Chính Quyền và Truyền Thông

Nhiều sự kiện đòi hỏi đối tác có mối quan hệ tốt với các cơ quan chính quyền và truyền thông. Đối với sự kiện ra mắt cà phê, nếu thương hiệu muốn thực hiện hoạt động trên đường phố, việc có mối quan hệ với chính quyền sẽ giúp quy trình tổ chức sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và nhanh chóng.

Phong Cách Làm Việc

Đảm bảo rằng phong cách làm việc của đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp với văn hóa làm việc của doanh nghiệp của bạn. Sự “hợp nhau” giữa hai bên sẽ giúp quá trình hợp tác diễn ra một cách thuận lợi và hiệu quả.

Dịch Vụ Cung Cấp

Xem xét khả năng cung cấp các dịch vụ khác nhau. Một đơn vị tổ chức sự kiện có thể cung cấp nhiều dịch vụ có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Tổ chức sự kiện ra mắt chất lượng và sáng tạo với Newday Media

Newday Media với khả năng thực thi các sự kiện ra mắt hoành tráng, độc đáo

Với gần 15 năm kinh nghiệm trong ngành Truyền thông & Sự kiện, Newday Media với ba lần đạt giải thưởng quốc tế danh giá Stevie Awards tại Mỹ và giải vàng Event Marketing Awards 2023 tại Hong Kong, đã thực hiện hàng trăm sự kiện chuyên nghiệp, đẳng cấp, đạt chuẩn tiêu chuẩn quốc tế.

Chúng tôi cũng đã triển khai rất nhiều những sự kiện ra mắt cho khách hàng trong nhiều lĩnh vực như bất động sản, thức ăn chăn nuôi, phim truyền hình…

Sự kiện ra mắt phim do Newday Media triển khai
Sự kiện ra mắt phim do Newday Media triển khai
Lễ ra mắt Đại đô thị Meyhomes Capital Phú Quốc và Ra mắt khu Shophouse Koradise
Lễ ra mắt Đại đô thị Meyhomes Capital Phú Quốc và Ra mắt khu Shophouse Koradise

Nhờ những nỗ lực không ngừng nghỉ cùng đội ngũ chuyên gia tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm, hiện Newday Media đang là đối tác chiến lược của nhiều doanh nghiệp/tập đoàn lớn: TRAPHACO, Deloitte Vietnam, PVI, Tập đoàn Hoa Sen, C.P Group,…

Với quy trình tổ chức sự kiện ra mắt cà phê đầy đủ và chi tiết như trên, thương hiệu sẽ dễ dàng đạt được các mục tiêu về mặt doanh số, đồng thời tạo dấu ấn mạnh mẽ trong tâm trí khách hàng.

Để được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ Tổ chức sự kiện quý đối tác/khách hàng vui lòng liên hệ với Newday Media theo số điện thoại: 0904.033.333/ 0962.577.770 hoặc để lại thông tin TẠI ĐÂY.