Tin tức sự kiện

5 “BÍ KÍP” TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỰC TUYẾN HYBRID EVENT THÀNH CÔNG TRONG MÙA DỊCH

5 “BÍ KÍP” TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỰC TUYẾN HYBRID EVENT THÀNH CÔNG TRONG MÙA DỊCH

Thời gian: 16:34 - 2021/09/28
Author: Admin

Sự kiện trực tuyến/ Virtual event hay Hybrid event là những cụm từ được nhắc đến rất nhiều trong thời điểm này. Đây là những giải pháp và cũng là xu thế cho ngành sự kiện trong tương lai. Vậy làm thế nào để tổ chức được 1 sự kiện trực tuyến thành công, tạo được dấu ấn khác biệt và tiếp cận được khách hàng trong mùa dịch? Newday Media sẽ chia sẻ cho bạn những “bí kíp” thành công thông qua sự kiện trực tuyến Carnival Doanh nhân trẻ ASEAN được Newday tổ chức vào tháng 11 năm 2020. 

LỰA CHỌN HÌNH THỨC THỂ HIỆN PHÙ HỢP

Carnival Doanh nhân trẻ ASEAN 2020 nằm trong chuỗi sự kiện chính của năm Việt Nam đăng cai chủ tịch Asean. Xác định được tầm quan trọng của sự kiện - Hội doanh nhân trẻ Việt Nam cùng Newday Media đã lên kế hoạch chuẩn bị từ rất sớm với nhiều kịch bản và phương án tổ chức được đưa ra. Từ 1 sự kiện offline tầm cỡ được tổ chức tại FLC Hạ Long, 1 phiên bản sự kiện trực tuyến Virtual Event trong không gian 3D ảo hoàn toàn mới lạ và 1 phương án tổ chức hỗn hợp: Hybrid event kết hợp giữa sự kiện trực tiếp (in-person event) và sự kiện trực tuyến (virtual event). Sau rất nhiều lần thay đổi kế hoạch do tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp,cuối cùng, sự kiện đã được tổ chức dưới hình thức hỗn hợp - Hybrid Event với 1 điểm cầu chính tại Hội trường khách sạn JW Marriott Hà Nội có sự tham gia của hơn 300 đại biểu Việt Nam và 11 điểm cầu phụ tại 10 quốc gia trong khu vực Asean và Australia với hơn 400 đại biểu quốc tế tham dự. Như vậy Ban tổ chức và ekip thực hiện phải làm tốt đồng thời cả 2 hình thức: Sự kiện offline cho điểm cầu chính và Sự kiện trực tuyến cho 10 điểm cầu quốc tế.

 

Ý TƯỞNG ĐỘC ĐÁO, KHÁC BIỆT

“Together we are making differences” là chủ đề do Newday đề xuất và nhận được sự nhất trí của Hội doanh nhân trẻ Việt Nam ngay lần đầu tiên trình bày. Chủ đề thể hiện sự chung tay của cộng đồng doanh nhân trẻ hay nghĩa rộng hơn là của cả xã hội để tạo ra sự khác biệt mang lại những giá trị khác biệt để hướng đến 1 mục tiêu phát triển và thịnh vượng hơn.

Cũng chính vì vậy các nội dung thể hiện trong sự kiện cũng hướng đến sự khác biệt, đột phá và mới lạ:

  • Sau 5 năm tổ chức Hội doanh nhân trẻ Asean đã có 1 website chính thức để thay đổi diện mạo, tạo nên sự chuyên nghiệp và lan tỏa nhiều hơn những giá trị tích cực cho cộng đồng. Đó cũng là 1 món quà mà Hội doanh nhân trẻ Việt Nam dành tặng cho Hội doanh nhân trẻ Asean nhân dịp năm đăng cai của mình. Đặc biệt hơn nữa website được chính ekip của Newday lên ý tưởng, thiết kế và xây dựng cùng với màn ra mắt vô cùng ấn tượng trong sự kiện.

 

  • Nghi thức chuyển giao năm chủ tịch luôn là 1 nghi thức quan trọng để đánh dấu bắt đầu 1 năm đương nhiệm tiếp theo. Do toàn bộ các đại biểu quốc tế bao gồm đoàn Brunei (nước đăng cai chủ tịch Asean năm kế tiếp) không tham dự được trực tiếp nên nghi thức chuyển giao đã được tổ chức dưới hình thức trực tuyến. Ý tưởng của một màn chuyển giao trực tuyến, kết nối không khoảng cách đã được Newday lên ý tưởng và sử dụng công nghệ quay ảo để làm thành 1 clip chuyển giao “như thật” khiến cho toàn bộ đại biểu và khách mời cảm thấy bất ngờ với sự kết nối “xuyên biên giới” này. Không còn bất kỳ trở ngại nào về khoảng cách địa lý hay dịch bệnh, tất cả những gì khán giả nhìn thấy là tình hữu nghị, chân thành và cùng chung tay vì 1 cộng đồng Doanh nhân trẻ Asean hùng cường và thịnh vượng.

 

EKIP TỔ CHỨC CHUYÊN NGHIỆP, CHẤT LƯỢNG CAO

Để có thể tổ chức thành công sự kiện với tính chính trị đặc biệt quan trọng, với sự tham gia của các Lãnh đạo Nhà Nước cấp cao, Newday Media đã tập trung toàn bộ nguồn lực với các chuyên gia, quản lý, đạo diễn và ekip thiện chiến, nhiều kinh nghiệm, khả năng chuyên môn cao và am hiểu sâu về kỹ thuật. Bên cạnh đó, Newday cũng kết hợp với các đạo diễn hình ảnh, đạo diễn âm thanh, ánh sáng có tiếng của đài truyền hình Việt Nam để cố vấn và trực tiếp điều khiển các hạng mục kỹ thuật liên quan để đảm bảo tính an toàn tuyệt đối trong mọi khâu vận hành của sự kiện.


YẾU TỐ KỸ THUẬT VÀ DỰ PHÒNG PHÁT SINH

Để đảm bảo cho sự kiện diễn ra được trơn tru, toàn bộ ekip đạo diễn, kỹ thuật đã tổ chức trên 10 cuộc họp lớn nhỏ để lên kịch bản kỹ thuật chi tiết cho từng phần theo nội dung kịch bản chương trình. Sự kiện gồm 1 điểm cầu chính và 11 điểm cầu phụ đặt ra cho toàn bộ ekip các thử thách không hề đơn giản:

  • Nền tảng họp trực tuyến và tín hiệu đường truyền: Diễn đàn có diễn ra suôn sẻ và liền mạch hay không phụ thuộc rất nhiều vào nền tảng tổ chức và tín hiệu đường truyền. Newday đã cùng ekip kỹ thuật của FPT họp bàn kéo 2 đường truyền tốc độ cao đến khách sạn JW Marriott (1 đường chính và 1 đường backup) - đảm bảo đường truyền tốc độ cao và ổn định.
  • Âm thanh: đây là vấn đề khá phức tạp của sự kiện này, âm thanh không chỉ đảm bảo cho sự kiện offline tại điểm cầu chính và còn phải đảm bảo cho diễn giả 11 nước tham gia thông qua nền tảng Webex và khán giả Việt Nam xem livestream trên fanpage Hội doanh nhân trẻ Việt Nam. Trong khi điểm cầu chính và livestream sử dụng ngôn ngữ chính là tiếng Việt thì 11 điểm cầu còn lại sử dụng ngôn ngữ chính là tiếng Anh. Toàn bộ ekip đã tính toán các phương án để phối hợp âm thanh tại hiện trường, cabin dịch, âm thanh livestream và âm thanh trên nền tảng Webex sao cho đảm bảo tín hiệu cho từng đối tượng khán giả.
  • Hình ảnh hiển thị: Tương tự như âm thanh - hình ảnh hiển thị tại mỗi 1 điểm cầu là hoàn toàn khác nhau. Tại sân khấu chính khi nào thì sẽ đẩy hình ảnh của các điểm cầu tại vị trí LED chính hay LED cánh kết hợp cùng với toàn bộ visual và clip của chương trình. Trên sóng livestream và Webex cùng đều phải tính toán sao cho phần nào sẽ hiển thị hình ảnh tại điểm cầu chính hay điểm cầu diễn giả đang trình bày. 1 kịch bản hình ảnh/visual vô cùng chi tiết đã được xây dựng dành riêng cho sự kiện đặc biệt này.
  • Thời gian: Do tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp nên khi tình dịch tạm lắng xuống BTC đã quyết định ngày tổ chức để đảm bảo sự kiện vẫn được diễn ra tại điểm cầu chính 1 cách bình thường => Thời gian chuẩn bị gấp gáp (Chưa đầy 1 tháng - sau khi chốt phương án và hình thức thực hiện). Cộng thêm áp lực từ phía địa điểm khi có nhiều đơn vị cũng tổ chức sự kiện vào khoảng thời gian đó tại khách sạn Marriott. Đây là 1 áp lực rất lớn đối với ekip thực hiện vì toàn bộ thiết bị setup và tổng duyệt theo kế hoạch phải có ít nhất 1 ngày. Sau khi thống nhất Hội Doanh nhân trẻ Việt Nam và Newday đã quyết định tổ chức 1 sự kiện giả lập tại chính văn phòng Newday trước khi diễn ra sự kiện vài ngày. Tại buổi giả lập này toàn bộ thiết bị vẫn được setup đầy đủ nhưng với quy mô nhỏ gọn hơn, vẫn kết nối cầu đến 11 nước. Chính nhờ buổi giả lập này mà khâu tổng duyệt tại hiện trường được rút ngắn và vẫn đảm bảo được thời gian tổ chức sự kiện được diễn ra 1 cách bình thường.

 

 

NỘI DUNG THU HÚT, HẤP DẪN

Các phiên thảo luận trong diễn đàn được lựa chọn phù hợp với bối cảnh hiện tại, là chủ đề mà rất nhiều khán giả trong nước và cộng đồng Asean, quốc tế quan tâm như: Hệ sinh thái và liên minh - một tương lai tất yếu, Hành trình tới tương lai số, cùng với sự trình bày và tham luận của các diễn giả nổi tiếng và uy tín trong khu vực đã mang lại cho diễn đàn phần nội dung sâu sắc và thu hút khán giả quan tâm.

 

Cùng Newday xem lại những khoảnh khắc đáng nhớ của sự kiện này nhé: 

Trên đây là 5 “bí kíp” Newday Media đã áp dụng thành công cho sự kiện Hybrid Event -  Diễn đàn doanh nhân trẻ Asean năm vừa qua. Sau khi kết thúc sự kiện, ekip đã nhận được nhiều lời khen cùng những đánh giá đầy tích cực từ khách hàng và các đại biểu trong và ngoài nước tham dự. Hy vọng rằng những “bí kíp” này cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn tổ chức những sự kiện trực tuyến/ virtual event/ hybrid event thành công và hiệu quả.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành Event, Newday Media tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp & toàn diện hàng đầu Việt Nam và là công ty truyền thông đầu tiên tại Việt Nam sở hữu 2 Giải Vàng Stevie Awards năm 2018 & 2020

Để được tư vấn chi tiết hơn về việc tổ chức sự kiện trực tuyến Virtual Event/ Hybrid Event quý đối tác/khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại: 0987162268/0904033333 hoặc để lại thông tin theo đường link: https://newdaymedia.com.vn/event-management