Cho dù bạn có là một nhà lập kế hoạch cho sự kiện chuyên nghiệp với nhiệm vụ xử lý hậu cần cho một cuộc họp kinh doanh lớn, kéo dài một tuần, hoặc bạn đã là một tình nguyện viên sắp xếp một cuộc hội thảo nhỏ trong một ngày…có một điều không thay đổi: lập kế hoạch trước nhất là chìa khóa dẫn đến thành công. Để tổ chức một sự kiện của công ty thật thành công, điều quan trọng là bạn phải tập trung đến bức tranh tổng thể và cả những chi tiết. Chúng ta hãy cùng xem xét một số các thủ thuật tốt nhất khi lên kế hoạch cuộc họp công ty để đảm bảo sự kiện sắp tới sẽ diễn ra thuận lợi mà không gặp phải sự cản trở nào.
Tránh xa những khoản ngân sách phát sinh bất ngờ
Giống như những người lập kế hoạch, bạn sẽ muốn đảm bảo duy trì ngân sách. Để làm được điều đó, hãy chắc chắn rằng bạn có một văn bản với số ngân quỹ ước lượng được. Điều tra những nhà cung ứng có khả năng thiết lập và khắc phục các sự cố, và bao gồm chi phí nếu cần thiết hay không. Ngoài ra, trước khi bạn chốt ngân sách, hãy nhớ cộng thêm ít nhất 10% vào tổng phụ phí. Ngay cả với việc lập kế hoạch cuộc họp công ty, những thứ như thuế, phụ phí và các chi phí vào phút cuối khác có thể phát sinh.
Đặt địa điểm thích hợp
Địa điểm họp của công ty sẽ tạo ra một điếm nhấn riêng cho sự kiện. Hãy giữ mục tiêu của sự kiện trong tâm trí trước khi tìm kiếm một không gian phù hợp. Bạn cần một không gian phòng họp nhỏ nhắn, hay là một không gian gặp mặt thân mật hoặc là một không gian mở rộng hơn cần thiết để chưa hàng trăm người tham dự, trình bày bài phát biểu và cuộc họp nhóm?
Hãy xem xét các tiện nghi, bạn sẽ cần kết nối Internet tốc độ cao, thiết bị nghe nhìn… Cuối cùng, mục đích, mức độ phức tạp và ngân sách sẽ hướng dẫn cho bạn tìm thấy một địa điểm phù hợp nhất.
Lập kế hoạch cho sự kiện
Hãy làm việc với những nhà cung ứng đáng tin cậy
Mọi khía cạnh của các sự kiện sẽ phản ánh về kỹ năng lập kế hoạch cuộc họp công ty của bạn – từ các bảng chỉ dẫn hướng dẫn người tham dự đến đúng địa điểm, đến thức ăn nóng hổi được giao đúng giờ dự kiến cho bữa ăn của bữa tiệc…
Các nhà cung cấp – những người thi hành chậm trễ, ăn mặc luộm thuộm hoặc không tạo dựng được tác phong chuyên nghiệp có thể làm mất hình ảnh công ty của bạn trước khách hàng.
Nếu bạn đang xem xét một nhà cung cấp mà bạn chưa từng làm việc trước đây, hãy tham khảo tài liệu và thẩm định bằng cách tìm kiếm những đánh giá trực tiếp từ hoạch định của các công ty khác. Khi sự thành công của sự kiện công ty và danh tiếng của bạn đều đang bị đe dọa, bạn nên cẩn thận.
Hãy làm một cuộc phỏng vấn
Sau mỗi sự kiện công ty, hãy dành thời gian để thu thập những thông tin phản hồi từ những người tham gia và các thành viên trong nhóm. Sự trình diện đã diễn ra suôn sẻ? Nhà cung cấp đã làm việc hơn và vượt ngoài những gì mà bạn mong đợi chưa? Địa điểm tổ chức sự kiện có đóng góp như thế nào với các hoạt động của sự kiện? Bạn đã nghe được những lời khen, lời phàn nàn cụ thể nào từ những người tham gia, diễn giả hoặc các nhà cung cấp chưa?
Ngoài việc phỏng vấn những người và những bên có liên quan, hãy xem xét gửi một mail điều tra đến những người tham dự sự kiện để thu thập ý kiến của họ về sự kiện đó. Hãy ghi chép các kết quả để tham khảo trong tương lai.
Bạn muốn đảm bảo rằng cuộc họp tiếp theo của công ty sẽ là một sự kiện thành công tuyệt vời?
Hãy chắc chắn rằng bạn đặt vào khi nói đến quá tình lập kế hoạch cho cuộc họp sự kiện. Nhấn mạnh rằng các nhà cung cấp và các địa điểm cung cấp bản dự toán và tính thêm một chút vào ngân quỹ của bạn để tính toán được những chi phí phát sinh. Hãy chọn một địa điểm phù hợp với mục đích của sự kiện và làm cho nó ăn nhập với nhau. Chọn nhà cung cấp có hồ sơ theo dõi đã được chứng minh và có danh tiếng. Ngoài ra, nắm bắt thông tin phản hồi sau mỗi một sự kiện và bạn có thể tiến bộ trong tương lai. Bằng cách làm theo những lời khuyên này, bạn sẽ tiến tới là người có kinh nghiệm trên con đường tạo dựng những sự kiện ấn tượng.
Biên dịch: Diệp Anh
Link bài viết tại đây
